Pendenzen Management

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1 , Stoeckackerstrasse 30, CH-4142 Muenchenstein Ph:++41 (0) , Fax:++41 (0) e-serve PendenzenManagement Version 7.1: e-serve UPSM Pendenzen Management Höchstmass an: 1. Automatisierung, Flexibilität & Individualisierung 2. Kosteneffizienz, Stabilität & Performanz MANAGEMENT SUMMARY Pendenzen Management ist eine Grundfunktionalität einer jeden UPSM-Plattform und basiert auf deren Workflow-Funktionalität. Beim Pendenzen Management soll ein Mitarbeitender einerseits Aufgaben an andere Mitarbeitende oder Stellen weiterleiten sowie delegieren und andererseits Aufgaben für sich später wiedervorlegen können. Das Pendenzen Management besteht aus den operationellen Schritten Erstellung, Weiterleitung, Bearbeitung, Monitoring und Steuerung von Pendenzen sowie aus der Administration. Inhaltsverzeichnis: 1 Einleitung und Ziele Beschreibung: Typischer Ablauf Objekte und Dokumente Abhängigkeit zwischen Pendenzen Pendenzen-Box, Benutzer, Rolle und Berechtigung Allgemeine Funktionalität Technologie Skalierbarkeit und Performanz Einsatzgebiet Projektabwicklung Pricing... 4 Anhang: Beispiele von User Interfaces... 5 Version Mai 2007 Seite 1

2 1 Einleitung und Ziele Pendenzen Management ist eine Grundfunktionalität einer jeden UPSM Plattform und basiert auf deren Workflow-Funktionalität. UPSM... Unified Process & Software Management UPSM revolutioniert die Prozesse in den Unternehmungen. Die UPSM-Plattform ermöglicht erstens die optimale Gestaltung von Prozessen, wie man es von der Business Prozess Modellierung her kennt, und zweitens die optimale IT-mässige Unterstützung dieser Prozesse. Das zentrale Merkmal von e-serve UPSM liegt darin, dass durch die Modellierung der Prozesse die prozess-unterstützenden Anwendungen vollständig definiert sind; damit implementiert und somit lauffähig. Die Implementation entfällt damit, da diese durch die Modellierung überflüssig gemacht wird. Ändert sich die Modellierung, dann ändert sich auch die unterstützende Anwendung. Damit sind Prozess und unterstützende Anwendung immer aufeinander abgeglichen. Nach diesem Prinzip ist die Lösung e-serve PendenzenManagement gebaut. Beim Pendenzen Management soll ein Mitarbeitender einerseits Aufgaben an andere Mitarbeitende oder Stellen weiterleiten sowie delegieren und andererseits Aufgaben für sich später wiedervorlegen können. 2 Beschreibung: Typischer Ablauf Das Pendenzen Management besteht aus diversen Schritten. Das Bild Prozessmodell liefert einen Überblick: - Erstellung: Pendenzen können von anderen Anwendungen kommen (automatische Pendenz), oder sie werden im Pendenzen Management erstellt (manuelle Pendenz). Eine Pendenz besteht aus den Pendenzkopfdaten, sowie aus Datenobjekten und Dokumenten. Die Kopfdaten umfassen Kommentarfelder, Status, Prioritäten, Datum, etc.. Die Kopfdaten können beliebig erweitert werden. Es können bei der Erstellung mehrere Typen von Pendenzen verfügbar sein. - Weiterleitung: Mittels einer Routing-Funktion werden die erstellten Pendenzen den diversen Pendenzen-Boxes zugeordnet. Es gibt Boxes für die einzelnen Mitarbeitenden und solche für Stellen. Pendenzen können direkt an eine Mitarbeiter- oder Stellen-Box gehen, oder sie können über gewisse Regeln nach einem definierten Workflow weitergeleitet werden. Je nach Definition können Mitarbeitende bei Pendenzeingang auch informiert werden. - Bearbeitung: Der Mitarbeitende erhält alle Pendenzen, die für ihn oder für seine Stelle zur Bearbeitung bereit stehen. Bei einer Pendenz für eine Bild: Prozessmodell Version Mai 2007 Seite 2

3 Stelle wird sichergestellt, dass nur ein Mitarbeitender die Pendenz bearbeiten kann; die gleichzeitige Bearbeitung einer Pendenz durch mehr als einen Mitarbeitenden ist damit ausgeschlossen. Für andere ist die Pendenz gesperrt, aber lesbar. Je nach Art der Pendenz müssen bei der Bearbeitung unterschiedliche Aufgaben durchgeführt werden. In diesen Aufgaben wird der Mitarbeitende optimal durch das Pendenzen Management unterstützt. - Weiterleitung nach Bearbeitung: Es ist möglich, dass die Pendanz nach der Bearbeitung nochmals weitergeleitet wird. Das heisst, es ist denkbar, dass ein umfassender Workflow durchgeführt wird. - Monitoring von Pendenzen: Die Pendenzen können verfolgt werden. So kann ein Mitarbeitender seine eigenen Pendenzen verfolgen. Je nach Berechtigung können aber auch Mitarbeitende fremde Pendenzen verfolgen. Je nach Konfiguration können Mitarbeitende bei Statusänderungen einer Pendenz benachrichtigt werden. - Steuerung von Pendenzen: Je nach Berechtigung können die Pendenzen umgeleitet, verändert oder gelöscht werden. Beispielsweise kann eine erledigte Pendenz wieder pendent gesetzt werden, wenn die Aufgabe nicht zur Zufriedenheit erledigt worden ist. - Administration der Pendenzen-Typen: Mit der entsprechenden Administrationsberechtigung können die Pendenzen-Typen erstellt, verändert oder deaktiviert werden. - Administration der Pendenzen-Workflows: Pendenzen können umfassende Workflows durchlaufen; also mehr als eine Stelle. Dazu können Templates für Pendenzen-Workflows definiert werden. 3 Objekte und Dokumente Objekt sind Geschäftsobjekte wie Belege (Rechnungen), Schadensmeldungen, Aufträge, etc. Diese können individuell definiert werden. 4 Abhängigkeit zwischen Pendenzen Zwischen diversen Pendenzen kann es über die an den Pendenzen hängenden Objekte und Dokumente Beziehungen geben. Kommt es zu solchen Beziehungen, dann werden die Mitarbeitenden bei der Erstellung und Bearbeitung darüber informiert. Es können diverse Aktionen stattfinden, wie das Anzeigen der in Beziehung stehenden Pendenzen. 5 Pendenzen-Box, Benutzer, Rolle und Berechtigung Ein Benutzer kann diverse Rollen besitzen. Einer Box kann ein spezifischer Mitarbeitender zugeordnet sein oder eine Gruppe von Mitarbeitenden. Die organisatorischen Strukturen können bei den Berechtigungen einbezogen werden. Die Vertraulichkeit ist durch die Objekte und Dokumente einer Pendenz definiert. So ist die Vertraulichkeit einer Pendenz mindestenz so hoch wie die des vertraulichsten Objektes oder Dokumentes. 6 Allgemeine Funktionalität Die allgemeine Funktionalität besteht aus: - Authentifizierung und Autorisierung mittels LDAP - Mandantenfähigkeit - Mehrsprachigkeit - Archivierung und Historisierung Version Mai 2007 Seite 3

4 - Daten-Export 7 Technologie Das Pendenzen Management basiert auf der UPSM Plattform e-serve UPSM und auf modernster WEB-Technologie inkl. WEB2; dies ermöglicht neu auch irgendwelche grafischen Darstellungen. Es werden alle kommerziellen Betriebsysteme unterstützt. Die Integration in irgendwelche vorhandene Systemlandschaften ist garantiert. Das Datenbanksystem kann frei gewählt werden. 8 Skalierbarkeit und Performanz Die Skalierbarkeit ist gegeben. Es wird höchste Performanz garantiert. 9 Einsatzgebiet Pendenzen Management ist eine allgemeine Geschäftsprozess-Funktionalität und wird in den meisten Geschäftsprozessen eingesetzt wie der Rechnungsbearbeitung, Schadensbearbeitung, Support, Customer Care, etc.. 10 Projektabwicklung Als erstes wird ein 1-2 tägiger Workshop angeboten. Ziel des Workshops ist die genaue Analyse der Aufgabenstellung insbesondere der Pendenzenbearbeitung, um basierend darauf ein Angebot mit Planung zu erstellen. Je nach Individualisierungsgrad dauert die Implementation zwischen einigen Wochen bis zu ein paar Monaten bei umfassenden Lösungen. 11 Pricing Das Pricing der Lösung richtet sich grundsätzlich nach der Anzahl der Benutzer. Version Mai 2007 Seite 4

5 Anhang: Beispiele von User Interfaces Bearbeitung: Version Mai 2007 Seite 5

6 Monitoring: Version Mai 2007 Seite 6

7 Version Mai 2007 Seite 7

8 Administration: Version Mai 2007 Seite 8