Präsentation Markus Schmidli Business Engineer ech Expertenausschuss ICT QV Experte

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1 Präsentation Markus Schmidli Business Engineer ech Expertenausschuss ICT QV Experte

2 Agenda Begrüssung / Einleitung / Agenda Grundidee - Ausgangslage für die Entwicklung von GEVRESCO Geschichte von GEVRESCO Projekt RMS AG Partner, Eckdaten, Projektablauf GEVRESCO Aufbau, Userinterfaces Strukturierung Vorlagen, Berechtigungen und Historisierung Lebenszyklus, Ablieferung Schnittstelle für die Anbindung von Fachapps Infrastruktur, Plattformen Ausblick Fragen und Antworten Seite 2

3 Die Grundidee Geschäfts- und Dokumentenverwaltung aber bitte. Seite 3

4 Was bisher geschah Basisfunktionen von GEVRESCO wurden entwickelt, bevor ein Projekt bestand. Begonnen wurde die Entwicklung im Jahre 2009 Gemeinsam mit Kt. Aargau wurde in den vergangenen 2 Jahren an den Funktionalitäten von GEVRESCO weitergearbeitet Aktuell ist die Version 1.0 an den Kanton Aargau ausgeliefert -> Die Abnahme ist im Januar 2013 erfolgt Parallel dazu läuft das Projekt in der IV Stelle Bern mit Plone als UI und GEVRESCO für NearLineArchive Seite 4

5 Projektpartner Projekt RMS Aargau Seite 5

6 Eckdaten des Projektes Projektstart 2010 Bis zu 100 Pilotbenutzer haben System produktiv im Einsatz und liefern Feedback Laufende Weiterentwicklung aufgrund Benutzerfeedback Ende Entwicklung V1 mit formeller Abnahme des Systems im Januar 2013 Rollout 2013 bis 2016 Endausbau System für Benutzer Seite 6

7 Projektplan RMS AG Seite 7

8 Aufbau GEVRESCO Kunden-Erweiterungen und Parametrisierungen Bedag Erweiterungen Import/Export/Konvertierung/Berechtigungen Funktionen/Userinterface Umsetzung Standards I017/P023/eCH0039/eCH0160 Opensource ECM System Seite 8

9 GEVRESCO UI Seite 9

10 Zugriff Explorer Seite 10

11 Userinterfaces Regeln, Rechte und Strukturierungen gelten für alle Zugriffsarten Seite 11

12 Meist dynamisch, Abhängig von Berechtigungen und Rolle In der Regel statisch meist durch Registrator Strukturierung (AG Notation) Registraturplan (Ordnungssystem) Planpositon (Gruppe) Planpositon (Rubrik) Dossier Subdossier Dokument Seite 12

13 Vorlagen Jede Erstellung eines Objektes in GEVRESCO wird über entsprechende Vorlagen abgewickelt. Seite 13

14 Berechtigungen/Historisierungen Berechtigungen werden automatisch aufgrund des Status, der zuständigen OE und der Berechtigungsart vergeben. Alle Veränderungen am Objekt werden historisiert und sind laufend auf dem Objekt einsehbar Seite 14

15 Lebenszyklus GEVRESCO Zeit Dokumente im Aktiv Content Store Dokumente im Passiv Content Store Nicht mehr im DMS Aktiv 1 Abgeschlossen Finalisierung Passivierung Passiv Abgabe Archiviert oder kassiert nicht mehr im DMS Karenzfrist (konfigurierbar) Aufbewahrungsfrist pro Dossier Direkte Dokumentenbearbeitung Automatische Volltextindexierung Strukturvorgaben Metadaten in Datenbank Content im Filesystem Erstellung finale Formate (PDF/a) pro Hauptversion eines Dokumentes Nachführen Metadaten für Ablieferung (Pfade) Stati anpassen, Rechte Löschen Originaldokumente Löschen Dokumente mit Löschvormerkung Stati anpassen -> Rechte Ablageort in passiv Content SIP pro OE erstellen Verschieben in AblieferungsOS Reports erstellen Rückweisung möglich Jornalerstellung Von der Entstehung bis zur Archivierung Seite 15

16 Ablieferung Automatische oder manuelle Aktion Aussonderung Dossier zurück an aktives OS Rückweisung Abschluss Ablieferungs- und Aussonderungslog MD5 File pro SIP Schatten OS (Temporär während Angebot) Ablieferungspakete SIP Files MD5 File/SIP Logfiles Reports Kassierung SIP SIP Validator

17 Schnittstellen Applikationen GEVRESCO -GUI Schnittstellen ALFRESCO Share Rechenzentrum Internet CMIS Server Intranet Office/Outlook SharePoint Fachapplikation CIFS FTP WebDav Dokumentenmanagement Ablagestruktur Berechtigungen Lebenszyklus Versionierung Infrastruktur LAN WAN SAN DB Backup Filesystem Plone WCM Gever Systeme MS SPP Bedag Schnittstelle ech-0039 Dossieraustausch Konvertierung Finalisierung Passivierung Archivierung Indexierung Dossieraustausch Verfügbarkeit Ressourcen Verbindungen Datensicherung Import/Export Archivsysteme ech-0160 SIP Bildung Vorlagen Seite 17

18 Unterstützte Plattformen Seite 18

19 Ausblick Weiterentwicklung von GEVRESCO aufgrund Rückmeldungen der Anwender Verstärkung der «Collaboration» Möglichkeiten Bildung einer GEVRESCO Community Mobile Möglichkeiten verstärken Einbindung Alfresco Workflows für GEVRESCO Strukturelemente Zur Verfügung stellen von «Technologie-Adabter» als einfach Schnittstelle für Fachapplikationen Administration vereinfachen GEVRESCO as a service Seite 19

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