Herzlich willkommen zum egov-breakfast in Murten

Transkript

1 Herzlich willkommen zum egov-breakfast in Murten Empfang, Frühstückbuffet Begrüssung und Einführung en für GEVER-Abläufe bereit machen Buffetrunde Erste Schritte zur modernen Geschäftsverwaltung Buffetrunde Elektronische Aktenbewirtschaftung in der Praxis

2 Wer zu spät kommt, den bestraft das Leben.

3 Erste Schritte zur modernen Geschäftsverwaltung Aufgaben und Instrumente der elektronischen Geschäftsverwaltung Gesamtkonzept der Ruf-Lösung Modularer Aufbau und Integration der Branchenlösung Lösungsbeispiele Zusammenfassung

4 Aufgaben der elektronischen Geschäftsverwaltung GEVER = Bauteil der E-Government-Strategie Schweiz (Bund) Wirtschaft wickelt den Verkehr mit den Behörden elektronisch ab Behörden haben ihre Geschäftsprozesse modernisiert und verkehren untereinander elektronisch Bevölkerung kann die wichtigen oder häufigen Geschäfte mit Behörden elektronisch abwickeln Quelle: Broschüre E-Government-Strategie Schweiz

5 Instrumente einer Geschäftsverwaltung - Aktivitäten - Arbeitsschritte Ablauf- Akten- - Dossiers - Unterlagen - Registraturplan - Ablage steuerung führung Geschäftskontrolle - Status und Termine - Fristen und Beteiligte

6 e Ruf egov - die IT Gesamtlösung für Städte und Gemeinden Private/Einwohner Unternehmen Behörden/Institutionen 7x24 h öffentlicher/privater Zugang Externe egov-prozesse Portal Bus Lebenslagen Geschäftssituation Sicherheit Information Publikation Transaktion Kooperation Reporting Zahlungsabwicklung Austauschservice Kommunikation Desk Behörden-DL Branchenlösung Universallösung Gemeindecockpit Geschäftsdokumentenverwaltung Interne egov-prozesse

7 Gesamtkonzept der Geschäftsverwaltung Registraturablage Vertrags- Einwohnerdossier Pendenzen-Kontrolle Finanzbeleg- Sitzungsmanagement Wiedervorlag ge Branchenund Portal- Lösungen Abo-Funktion n Posteingangs- Bauakten- Office Integration Personaldossier Rapport- Archivierung

8 Komplett integrierte egovernment-lösung CH egovernment Bund & Kantone Branchen- Lösungen Geschäftsverwaltung - Registraturablage - Einwohnerdossier - Bauaktenverwaltung - Sitzungsmanagement - Finanzbelegverwaltung -

9 Integration der verschiedenen Module Sitzungs- Management Bauakten- Einwohnerdossier & Registraturplan

10 Gesamtkonzept der Geschäftsverwaltung Registraturablage Vertrags- Einwohnerdossier Pendenzen-Kontrolle Finanzbeleg- Sitzungsmanagement Wiedervorlag ge Branchenund Portal- Lösungen Abo-Funktion n Posteingangs- Bauakten- Office Integration Personaldossier Rapport- Archivierung

11 Hauptübersicht Registerablage Import des Registraturplans der Gemeinde oder Kanton Registraturplanpositionen sind mittels Quickfinder sehr einfach zu finden Einfache Datenablage Registraturplan in allen Modulen eingebunden Volltextverknüpfung

12 Hauptübersicht Einwohnerdossier Integration der Branchenlösung (kompl. Adressen) Beim Import werden automatisch die Dossier pro Einwohner angelegt und stehen sofort zur Verfügung

13 Hauptübersicht Sitzungsmanagement Individuelles Sitzungsmanagement für, Behörden, Kommissionen, Projektgruppen etc. Integration diverser Vorlagen (Anträge, Beschlüsse, Protokolle, Protokollauszüge etc.)

14 Hauptübersicht Bauaktenverwaltung Integrierte Vorlagen (Korrespondenzen, Auflagen, Freigaben, Ablehnung etc.) Adressintegration der Branchenlösung Integrierter Registraturplan

15 Hauptübersicht Rapportverwaltung Rapporterfassung Externer Zugriff (WebClient / PDA) Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten Adressintegration der Branchenlösung

16 Hauptübersicht -Archivierung Archivieren beim Versand (Mail-Client- Integration) direkte Ablage in die verschiedenen Module (Einwohnerdossier, Bauaktenverwaltung etc.) Markierung der bereits archivierten s

17 Hauptübersicht Personaldossier Ergänzung zur Lohnver-waltung Ablagestrukturen für Verträge, Zeugnisse, Ferienguthaben etc. Schnittstelle zur Branchenlösung

18 Hauptübersicht Posteingangsverwaltung Automatisierter Posteingang Einfacher Scanvorgang aus dem System Stapel-Scanvorgang Einbindung von Workflow Wiedervorlage und Abonnemente

19 Hauptübersicht Finanzbelegverwaltung Einfacher Scanvorgang aus dem System Einbindung von Workflow (Visums- und Freigabeprozesse) Wiedervorlage und Abonnemente Übergabe an Finanzbranchenlösung Verbindung zur Buchung

20 Hauptübersicht Vertragsverwaltung Überblick der Verträge Laufzeiten- und Fristen-kontrolle Wiedervorlage

21 Zusammenfassung Ruf egovweb Konzept auf egov-strategie CH ausgelegtes Gesamtkonzept auf Basis ech-standard aufgebaut einfache und modulare Einführung bei den Gemeinden und Behörden flexible, auf Ressourcen abgestimmte Einführung (mehrere Projektphasen) Einbindung der Exekutive und anderen Behörden in elektronische Prozessabläufe volle Integration in die Ruf-Branchenlösungen Gesamtheitliche Modulintegration (Verzahnung der Bereiche) Integration und Funktionalität einfachste Office-Integration ( -Archiv / Serienbriefe / Vorlagen etc.) externer Zugriff via Web-Client Abonnemente / Erinnerungen und Pendenzen Versionierung / Notizen / Bearbeitungshistorie Volltextsuche über das ganze System Freigabeszenarien / Workflow Umfangreiche Rechte-, Benutzer- und Rollenverwaltung revisionssichere Langzeitarchivierung (PDF/A) Protokollierung aller Geschäftsvorgänge ausbaufähige Gesamt-Lösung