ISR Verordnung über die Benutzung der Geschäftsverwaltung (GEVER-Verordnung; GEVER-V) vom in Kraft ab:

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1 ISR 55.4 Verordnung über die Benutzung der Geschäftsverwaltung (GEVER-Verordnung; GEVER-V) vom in Kraft ab: Dezember 08 Verordnung über die Benutzung der Geschäftsverwaltung Der Gemeinderat Interlaken, gestützt auf Anhang zum Organisationsreglement 000 vom 8. November 999, beschliesst: Zweck Artikel. Grundsätzliches Die elektronische Geschäftsverwaltung GEVER dient dazu, die Geschäftsführung und kontrolle in der Gemeindeverwaltung übersichtlicher und einheitlicher zu gestalten. Sämtliche Unterlagen werden zentral abgelegt und zwischenarchiviert. Die Geschäftsleitung kann Ausnahmen von Absatz im Anhang festlegen. Inhalt Artikel Grundsätze Artikel Die elektronische Geschäftsverwaltung beinhaltet a) den Archiv- oder Registraturplan, b) die Geschäftsverwaltung, c) die Sitzungs- und Protokollverwaltung, d) die Pendenzen- und Aufgabenverwaltung, e) die Vertragsverwaltung, f) die Sitzungsgeldabrechnung, g) die Behördenlösung und h) das Behördenverzeichnis. In der Geschäftsverwaltung ist das Geschäft (Dossier) das zentrale Objekt. Das Geschäft ist eindeutig zu definieren, klar abzugrenzen und nicht auf mehrere Geschäfte aufzuteilen. Unterordner zu einzelnen Geschäften sind jedoch möglich. Sämtliche relevanten Geschäfte und Dokumente sind in der Geschäftsverwaltung zu verwalten. Dokumente aus der Geschäftsverwaltung dürfen in keiner andern Ablage wie beispielsweise im Windows- Explorer geführt werden.

2 GEVER-Verordnung 55.4 Seite. Einführung Erfassung Artikel 4 Sämtliche Geschäfte der Gemeindeverwaltung werden elektronisch erfasst und geführt. Das heisst, dass Geschäfte nur noch elektronisch bestehen. Ausgenommen sind Spezialprogramme wie Finanzbuchhaltung, Debitorenverwaltung, Gebührenfakturierung, Lohnprogramm, Einwohnerkontrolle, Zeiterfassung oder externe Datenbanken. Die Geschäftsleitung kann Ausnahmen von Absatz im Anhang festlegen. Physische Ablage Artikel 5 Posteingang Artikel 6 Protokollierung Artikel 7 Pendenzenüberwachung Artikel 8 Wichtige Dokumente wie Verträge, Vereinbarungen, Protokolle, Pläne und weitere nach der übergeordneten Gesetzgebung zwingend physisch aufzubewahrende Dokumente müssen zusätzlich noch in Papierform abgelegt, zwischenarchiviert und archiviert werden. Für die physische Ablage und Archivierung ist der Bereich zuständig, in dessen Zuständigkeit ein Geschäft fällt. Originalverträge werden durch den Bereich Gemeindeschreiberei archiviert. Davon ausgenommen sind Versicherungsverträge (Bereich Finanzen; Bereich Bauverwaltung bei auf eine Liegenschaft bezogenen Verträgen), Werkverträge (für Vorhaben zuständiger Bereich) und Verträge im Rahmen der baurechtlichen Grundordnung (Bereich Bauverwaltung). Sämtliche Posteingänge werden durch die Bereiche sortiert, welche die relevanten Dokumente mit der Geschäftsnummer versehen und einlesen. Dokumente, die nicht physische archiviert werden müssen, dürfen im Handarchiv noch in Papierform weitergeführt werden. Sie sind spätestens beim Übergang ins Zwischenarchiv zu vernichten. Die Protokollierung des Grossen Gemeinderats, des Gemeinderats und der ständigen Kommissionen sollen über die Geschäftsverwaltung erfolgen. Die Protokollierung von nicht ständigen Kommission kann nach Entscheid des Kommissionssekretariats über die Geschäftsverwaltung erfolgen. Die Pendenzenüberwachung erfolgt über die Geschäftsverwaltung bzw. kann über die Geschäftsverwaltung in Windows-Outlook integriert werden.

3 GEVER-Verordnung 55.4 Seite Behördenlösung Artikel 9 Zugriffsrechte Artikel 0 Einschränkung Artikel Geschäftserfassung Artikel Der Gemeinderat und die ständigen Kommissionen können, wenn sie dies beschliessen, elektronisch auf die Sitzungsunterlagen zugreifen. Die Gemeinde stellt in der Regel keine Endgeräte für den elektronischen Zugriff zur Verfügung. In diesem Fall werden höchstens noch die Traktandenliste, das Protokoll der letzten Sitzung, das Vorprotokoll der kommenden Sitzung und im Einzelfall umfangreiche Dokumente oder grössere Pläne in Papierform verschickt.. Umsetzung, Geschäftserfassung Der Zugriff auf die Geschäfte ist bereichsweise geregelt. Betreffen Geschäfte mehrere Bereiche, wird die Zugriffsberechtigung durch den bisher zuständigen Bereich erweitert. Die Bereichsleitung des zuständigen Bereichs kann einzelnen Mitarbeitenden des eigenen Bereichs die Zugriffberechtigung individuell einschränken, insbesondere bei Personalgeschäften, und sie individuell auf Mitarbeitende anderer Bereiche ausdehnen, wenn nicht eine generelle Erweiterung angezeigt ist. 4 Die Zugriffsberechtigung auf Unterordner in einzelnen Geschäften kann abweichend von der Zugriffsberechtigung des Geschäfts geregelt werden. Die Protokolle des Gemeinderats und der Kommissionen sind geschützt. Die Protokollauszüge sind für die Berechtigten im betreffenden Geschäft zugänglich. Geht ein Geschäft neu ein, ist dieses in der Geschäftsverwaltung zu erfassen. Vor der Erfassung ist zu prüfen, ob a) das Geschäft relevant ist, um in die Geschäftsverwaltung aufgenommen zu werden, und b) das betreffende Geschäft bereits vorhanden ist (Abfrage über Volltextsuche). Besteht das Geschäft bereits, ist beim zuständigen Bereich die Erweiterung der Zugriffsberechtigung zu verlangen. 4 Bei bereichsübergreifenden Geschäften sprechen sich die Bereiche vorgängig ab, damit unvollständige und somit unvollständige Dossiers vermieden werden können. Der Zugriff auf die Behördenlösung erfordert eine MobileID.

4 GEVER-Verordnung 55.4 Seite 4 Geschäftsbezeichnung Artikel Dokumente Artikel 4 Fristen Artikel 5 elektronische Zwischenarchivierung Artikel 6 physische Archivierung Artikel 7 Aufsicht über die Archivierung Artikel 8 elektronische Archivierung Artikel 9 Inkrafttreten Artikel 0 Gemeinderat Interlaken Die Geschäfte sind eindeutig zu bezeichnen. Es wird auf Anhang verwiesen. Die Dokumente sind eindeutig zu bezeichnen, so dass bereits aus dem Dokumenttitel auf deren Inhalt und den Zeitpunkt der Erstellung geschlossen werden kann. Es wird auf Anhang verwiesen. 4. Zwischenarchivierung Bei der Eröffnung eines Geschäfts ist die Aufbewahrungsfrist gemäss kantonalen Vorgaben festzulegen. Die Bereichsleitenden zwischenarchivieren die abgeschlossenen Geschäfte in ihrem Zuständigkeitsbereich. Vor der Zwischenarchivierung sind einzelne nicht archivierungswürdige Dokumente zu löschen. Die Geschäftsleitung teilt den Bereichen den Platz für die physische Zwischenarchivierung und Archivierung in den Archivräumen der Gemeinde zu Die Aufsicht über die Archivierung obliegt dem Gemeinderat, vertreten durch die Ressortvorstehenden für ihren Zuständigkeitsbereich. 5. Schlussbestimmungen Mangels technischer Voraussetzungen ist eine elektronische Langzeitarchivierung noch nicht möglich. Diese Verordnung tritt auf den. Januar 09 in Kraft. Urs Graf Gemeindepräsident Philipp Goetschi Sekretär

5 GEVER-Verordnung 55.4 Seite 5 Anhang Ausnahmen von der elektronischen Geschäftsführung in der Geschäftsverwaltung GEVER (Artikel Absatz und Artikel 4 Absatz ) Bereich Bauverwaltung: Bereich Steuern: Baugesuchsverwaltung in Baupro Steuerregisterführung in Xplain-Geschäftsverwaltung Anhang Vorgaben für die Geschäftsbezeichnung (Artikel ) werden später definiert Anhang Vorgaben für die Dokumentbezeichnungen (Artikel 4) Dokumenttitel Dokumenttitel sollen bereits für sich aussagekräftig sei und keine Leerschläge und keine Umlaute enthalten. Korrespondenz ausgehend: Abs_Datum_Adressat_Thema_(Inhalt)_(Geschäftsnummer fak.) GR_0805_AGR_Versorgungsreglement_AntragVorpruefung_568 eingehend: Abs_Datum_Thema_(Inhalt)_(Geschäftsnummer fak.) AGR_0800_Versorgungsreglement_Vorpruefungsbericht_568 FCInterlaken_0808_BeitragsgesuchJugendfoerderung_mitBeilagen Verträge Vertragsart_Datum_evtlweitereParteien_Inhalt_evtlbetroffeneGBBl-Nr_(Geschäftsnummer fak.) Kaufvertrag_0600_Scheller_MFHMarktgasse45_Parz877 LeistungsvertragEntwurf_080_Volkshochschule_NutzungAula_5055 Protokollauszüge (soweit zusätzlich zum automatischen Auszug separat erstellt) Organ_Sitzungsdatum_TNummer_Thema_(Inhalt)_Geschäftsnummer Fiko_080_T5_MVSchwellenkorporation_Weisungen_960 Bauko_080_T69_BeauRivageBruecke_Projektierung_Kreditantrag_5

6 GEVER-Verordnung 55.4 Seite 6 Dokumentart Bei mehreren Möglichkeiten ist die aussagekräftigste Dokumentart zu wählen, z. B. Für ein Gesuch mittels Für einen Antrag mittels Brief Für einen Brief mit Beilagen Gesuch (nicht -Eingang) Antrag (nicht Briefeingang) Dossier (nicht Briefeingang) Änderungstabelle nach Beschluss Beschluss Inkrafttreten Element Änderung Erlass Erstfassung Änderungstabelle nach Artikel Element Beschluss Inkrafttreten Änderung Erlass Erstfassung