Release 14. Neue Benutzeroberfläche und Funktionen. 1. November 2014

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1 Release 14 Neue Benutzeroberfläche und Funktionen 1. November 2014

2 Release 14 Seite 1 / 16 Inhaltsverzeichnis 1 Eröffnungs-Wizard Allgemeine Geschäftsverwaltung (GEVER) Geschäftsverwaltung Dokumentenmanagement (DMS) Aktivitäten Suchcenter Copy&Paste der Trefferliste Kontakt- und Adressverwaltung Standardreports Beispiel Standardreport Protokollverwaltung (Sitzungsmanagement) Fachlösungen Vorteile von fachintegrierten Lösungen... 15

3 Release 14 Seite 2 / 16 1 Eröffnungs-Wizard Der Eröffnungs-Wizard von CMIAXIOMA unterstützt den Benutzer beim Anlegen von neuen Objekten. Beispielsweise wird der Benutzer in der Eröffnung eines neuen Geschäftes, Vertragsdossiers oder einer Sitzung Schritt für Schritt geführt. Der erste Schritt des Wizards zeigt die zuletzt verwendeten Vorlagen. Somit ist der Zugriff auf Vorlagen, welche oft vom Benutzer verwendet werden, einfach und schnell. Je nach Definition der Geschäftsvorlage werden weitere Schritte aufgeführt. Dabei wird auf vordefinierte Objektvorlagen zurückgegriffen, welche vorgängig durch die verantwortliche Person erfasst wurden. Diese Vorlagen sind bereits mit Vorschlagswerten (Titelgestaltung, Geschäftseigner, Ordnungssystem, Geschäftsart etc.) ausgefüllt. Somit wird auch für Gelegenheitsbenutzer die Dossier-Eröffnung vereinfacht. Er ist geführt und kann sich auf die wesentlichen Inhalte des Dossiers konzentrieren. Weitere dazugehörige Objekte wie z.b. Bestätigungsschreiben, beteiligte Personen oder Standardaktivitäten werden mit dem Eröffnungs-Wizard auch automatisch angelegt. Damit erhält der Benutzer nach Abschluss des Eröffnungs-Wizard ein vollständiges, den Organisationsvorschriften entsprechendes Dossier. Dieses kann danach beliebig weiter bearbeitet werden. Der Eröffnungs-Wizard zeigt im 1. Schritt die zuletzt verwendeten Geschäftsvorlagen. In der Vorlage Gesuch Kulturbeitrag sind insgesamt 4 Schritte definiert, durch die der Benutzer im Rahmen der Geschäftseröffnung geführt wird.

4 Release 14 Seite 3 / 16 2 Allgemeine Geschäftsverwaltung (GEVER) 2.1 Geschäftsverwaltung Das Geschäft bildet die zentrale Komponente für CMIAXIOMA. Pro Geschäft können beschreibende Angaben wie z.b. Eingabedatum, Titel, Registraturplan, Sachbearbeiter, Geschäftseigener usw. erfasst werden. Das Geschäft repräsentiert gleichzeitig ein Dossier, das alle mit dem Geschäft verknüpften Informationen sammelt und damit den geschäftsorientierten Zugriff gewährleistet. Die übersichtliche Geschäftsmaske zeigt auf einen Blick alle relevanten Informationen zum Geschäft. Menuband (Ribbon) Das Menuband im oberen Bereich des Bildschirmes ist kontextsensitiv aufgebaut. Dem Benutzer werden nur die Funktionen angezeigt, welche er beim aktuellen Arbeitsschritt auch verwenden kann. Hier am Beispiel der zur Verfügung stehenden Funktionen bei einem ausgecheckten Dokument. Kopfdaten (Header) Im oberen Bereich zeigen die Kopfdaten die wichtigsten Informationen eines Geschäftes, Kontaktes, Sitzung usw. an. So haben Sie stets den Überblick, in welchem Kontext Sie sich befinden. Im unteren Arbeitsbereich bleibt dadurch genügend Platz für das Wesentliche.

5 Release 14 Seite 4 / 16 Container Das Geschäft wird als Einheit (Container) angezeigt. Das heisst, jegliche Objekte (z.b. Dokumente, Aktivitäten usw.), die Sie aus einem Geschäft öffnen, werden im Rahmen des Gesamtkontexts im Geschäft angezeigt und nicht in separaten Laschen. Die einfache Breadcrumbnavigation (siehe Rahmen) hilft bei der Orientierung innerhalb des Geschäfts. Inhaltsverzeichnis (Pages) Die Navigation innerhalb eines Geschäfts erfolgt über die Pages auf der linken Seite. Als Inhaltsverzeichnis aufgebaut sieht der Benutzer auf einen Blick die Anzahl Objekte (Zahl in der Klammer), die in der jeweiligen Rubrik vorhanden sind. Notizen Pro Geschäft können Aktennotizen bequem über die Notizen erfasst werden. Das System erkennt automatisch die erfassende Person und das Datum. Pflichtfelder Pflichtfelder, welche farbig gekennzeichnet sind, verlieren nach dem Ausfüllen die Farbe. Hinweise und Warnungen Wenn Sie nicht alle Pflichtfelder auf einem Objekt ausfüllen, wird Ihnen im Kopfbereich angezeigt, welche Felder vor dem Speichern noch auszufüllen sind. Durch Klicken auf die Meldung springt der Cursor zum auszufüllenden Feld. Wenn das jeweilige Feld mit einem Inhalt abgefüllt worden ist verschwindet die Warnung.

6 Release 14 Seite 5 / Dokumentenmanagement (DMS) Ein- oder ausgehende Dokumente werden unabhängig davon, ob sie elektronisch oder in Papierform vorliegen sicher verwaltet. Standardmässig liegen die Dokumente in der SQL- Datenbank. Auf Wunsch können diese auch in einem geschützten Bereich in Ihrer Explorer- Ablage abgelegt werden. Die Metadaten des Dokumentes werden immer im Geschäftskontext angezeigt. Es wird keine neue Lasche geöffnet. Die Metadaten vom Dokument mit der Page Empfänger für das Hinzufügen von Seriendruck-Empfänger.

7 Release 14 Seite 6 / Aktivitäten Auch der Bereich der Aktivitäten wurde in den Kontext des Geschäfts integriert. Die neue Pendenzendarstellung auf dem Geschäft. Abgeschlossene Aktivität an die Abteilung Präsidiales mit dem Auftrag den Antrag zu traktandieren. Wussten Sie? Bereits seit dem Release 13 führt der Assistent Aktivitäten an mehrere Empfänger den Auftraggeber durch die einzelnen Schritte. Somit kann dieser geführt eine Serie von Aktivitäten erfassen. Es wird dann für jeden einzelnen Empfänger eine Aktivität angelegt, die individuell vom Auftragnehmer abgearbeitet wird. Das Tracking der Aktivität erfolgt über die Pendenzen bzw. Mahnliste.

8 Release 14 Seite 7 / 16 3 Suchcenter Mit der neuen Funktion Suchcenter erhält der Benutzer einen einfachen Zugang, um abgespeicherte Suchabfragen schnell und übersichtlich aufzurufen. Sie können für Ihre Verwaltung relevante globale oder für sie persönliche Suchen individuell hinterlegen. Die Trefferliste kann im Hauptanzeigebereich (links) ausgegeben und über einen Report gedruckt werden. Über ein einfaches Copy&Paste der Trefferliste kann diese beispielsweise in ein Excel eingefügt und dort weiter bearbeitet werden. Das Suchcenter mit der Trefferliste im Detailbereich.

9 Release 14 Seite 8 / Copy&Paste der Trefferliste Die Trefferliste im Detail kann mittels Copy&Paste in ein Excel-Tabellenblatt überführt werden. Ansicht der Treffer in der Excel-Liste.

10 Release 14 Seite 9 / 16 4 Kontakt- und Adressverwaltung In der Adressverwaltung werden die Adressen der natürlichen und juristischen Personen verwaltet. Zu jedem Geschäft können beteiligte Personen (Kontakte) in den jeweiligen Rollen zugewiesen und verwaltet werden. Pro Kontakt können mehrere Adressarten erfasst werden. Jeder Kontakt kann in unterschiedlichen Rollen mit einem Geschäft verknüpft sein. Werden ausserhalb von CMIAXIOMA Adressstämme gepflegt z.b. in der Adress- oder Einwohnerkontrolle oder in einem Debitorenstamm - so ist es grundsätzlich möglich, über die verfügbaren Schnittstellen die CMIAXIOMA Kontakte zeitgesteuert zu synchronisieren. Über eine Zuweisung können die unterschiedlichen Adressarten der Kontakte den Geschäften zugewiesen werden. Damit wird eine selektive Auswahl für die Erstellung von Serienbrief, Etiketten, Kuverts usw. möglich. Die neue Kontakt- und Adressmaske.

11 Release 14 Seite 10 / 16 Durch die Beteiligung eines Kontaktes an einem Geschäft kann jederzeit nachvollzogen werden, welche Personen in welcher Rolle mit diesem Geschäft in Verbindung steht oder gestanden hat. Über das Suchfeld kann die Liste zusätzlich nach Stichworten gefiltert werden. Wussten Sie? Bereits seit dem Release 13 können Sie mit dem Serienbrief direkt aus CMIAXIOMA einen Brief an mehrere Empfänger als Serienbrief erstellen. Ein Zusammenführen über ein Excel ist nicht notwendig. Auch ist es möglich einzelne Kontakte zu Adressgruppen zusammenzufassen. Über die Serienbrief Funktion wird dieser Serienbrief innerhalb von CMIAXIOMA zusammengeführt und an Word übergeben. Dort können die Serienbriefe ausgedruckt werden. Gerne erstellen wir für Sie eine entsprechende Serienbriefvorlage.

12 Release 14 Seite 11 / 16 5 Standardreports Wir haben alle Standardreports überarbeitet und im System hinterlegt. Dementsprechend steht mit der Auslieferung des Release 14 eine umfangreiche Sammlung an Auswertungen zur Verfügung. Das Layout der Standardreports ist bewusst neutral gehalten. Wir gehen davon aus, dass Sie diese Reports und Auswertungen vorwiegend für den internen Gebrauch verwenden. Selbstverständlich passen wir auf Wunsch die Reports auf das CI/CD Ihrer Verwaltung an. Beispiele: Pendenzenliste, Mahnliste, Geschäftslisten, Geschäftsdetails, Exportlisten, Kontaktdetail, Adresslisten usw. 5.1 Beispiel Standardreport Beispiel der einfachen Pendenzenliste.

13 Release 14 Seite 12 / 16 Beispiel Standardreport Geschäftsdetail.

14 Release 14 Seite 13 / 16 6 Protokollverwaltung (Sitzungsmanagement) Die Sitzungsmaske wurde auch mit einem Kopfbereich (Header) erweitert. Das ermöglicht Ihnen jederzeit den Kontext der Sitzung im Blick zu behalten. Übersicht der einzelnen Traktanden mit Traktandendetails auf einer Sitzung (rechts). Die einzelnen Traktanden können neu über die Navigation auf der linken Seite einfacher und schneller durchgeklickt werden. Eine Nachbearbeitung der Sitzung ist so komfortabler gelöst. Übersicht der einzelnen Traktanden mit Traktandendetails auf einer Sitzung (rechts).

15 Release 14 Seite 14 / 16 Im Kontext der Sitzung werden über den Vorlagen-Wizard die Sitzungsdokumente Traktandenliste oder nach Sitzungsabschluss das Protokoll erstellt. Aufgrund des Sitzungsdetails werden die Dokumente im Dateinamen und in den Inhalten automatisch abgefüllt. Durch die Betätigung des Buttons Protokollauszüge erstellen wird in sämtlichen Traktanden ein Protokollauszug generiert. Nach der Erzeugung ist der Protokollauszug im jeweiligen Geschäft abgelegt.

16 Release 14 Seite 15 / 16 7 Fachlösungen Der Release 14 bildet auch die Basis, um die Fachlösungen der Greenshare AG und weitere integrierte Fachapplikationen der CM Informatik AG innerhalb von CMIAXIOMA zu führen. Haben Sie bereits heute eines oder mehrere der nachfolgenden Produkte im Einsatz, so zeigen wir Ihnen gerne den Migrationspfad auf. Haben Sie keine dieser Lösungen im Einsatz und sind interessiert, beraten wir Sie gerne individuell. Baugesuchsverwaltung (BauPro) Bestattungswesen/ Friedhofsverwaltung (Tomba) Hundekontrolle (HuKoReg) Schülerverwaltung (SPD) Vertragsverwaltung Bürgerrechtsverwaltung usw. 7.1 Vorteile von fachintegrierten Lösungen Reduktion der betriebenen Software (alles in CMIAXIOMA integriert) Eine technologische Plattform ohne Schnittstellen Schnittstellen zu Umsystemen können auch von den Fachlösungen genutzt werden Standardisierter Migrationspfad und automatisierte Datenübernahme Zentrale Pendenzenverwaltung über alle Fachlösungen und GEVER Ablage von Dokumenten in der Datenbank Protokollverwaltung auch in Fachlösungen verfügbar Management Dokumenten-LifeCycle dank zentralem Ordnungssystem usw. Eine Übersicht aller verfügbaren Fachlösungen sowie einen Lösungsbeschrieb entnehmen Sie unserer Website unter