GEVER Tipps und Tricks. Spalteneinstellungen

Transkript

1 GEVER Tipps und Tricks Spalteneinstellungen

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3 Inhaltsverzeichnis 1 Spalteneinstellungen... 4 Allgemeine Spalteneinstellungen... 4 Laden von Spalteneinstellungen... 4 Spalten manuell einfügen oder entfernen... 7 Kopieren von Spalteneinstellungen Speichern von benutzerspezifischen Spalteneinstellungen Darstellung Details Miniaturansicht Kartenansicht Inhaltsansicht Vorschau Weitere Einstellungen Spalten filtern Spalten fixieren Weitere Einstellungen Spalten GEVER Tipps & Tricks I 3/20

4 1 Spalteneinstellungen Allgemeine Spalteneinstellungen Auf den Stufen Dossier, Subdossier und Dokument sind standardmässig folgende Eigenschaften in den Spalten eingeblendet: Name Zusatzkomponente Band Verantwortlich Klassifikation Datenschutz Öffentlichkeit Diese Eigenschaften sind für die meisten Mitarbeitenden der BK wenig aussagekräftig. Deshalb macht es Sinn, die benötigten Informationen in den Spalten entweder manuell einzufügen oder über die Funktion Laden aus den vordefinierten Spalteneinstellungen zu übernehmen. Laden von Spalteneinstellungen In GEVER gibt es eine grosse Anzahl vordefinierter Spalteneinstellungen. Die am meisten verwendeten Einstellungen sind: Spalteneinstellung Datei Spalteneinstellung Datei und Spalteneinstellung Um Spalten zu laden gehen Sie wie folgt vor: Wechseln Sie im GEVER auf die Position, wohin sie die Spalten laden möchten: Wählen Sie im Menüband Ansicht, über Dropdown Spalteneinstellung Laden GEVER Tipps & Tricks I 4/20

5 Im nachfolgenden Fenster können Sie im Dropdown-Feld entweder vorhandene Spaltenvorlagen auswählen oder über die Lupe eine Suche nach einer Vorlage starten: Im nachfolgenden Fenster nach Spalteneinstellung suchen und Weiter wählen Starten Sie eine leere Suche (keinen Namen erfassen) GEVER Tipps & Tricks I 5/20

6 Danach wird Ihnen eine Auswahl von vordefinierten Spaltenvorlagen angezeigt (Beachten Sie, dass die Suchergebnisse über mehrere Seiten gehen können). Wählen Sie die gewünschte aus und bestätigen Sie mit Weiter Auswahl bestätigen, indem Sie auf den Button Ausgewählte Vorlage doppelklicken GEVER Tipps & Tricks I 6/20

7 Spalten manuell einfügen oder entfernen Wenn Sie Ihre Spaltenauswahl um Spalten erweitern oder minimieren möchten gehen Sie wie folgt vor: Spalte entfernen Klicken Sie auf das X der Spalte, die Sie entfernen möchten (Achtung, das Entfernen- Menü ist dynamisch; erscheint erst, wenn mit dem Cursor in den Spaltenkopf navigiert wird) Spalte hinzufügen Gehen Sie zum Objekt, dessen Spalteneinstellung Sie ändern möchten. Im Menüband unter Ansicht gehen Sie zu Spalteneinstellungen Ändern GEVER Tipps & Tricks I 7/20

8 Im nachfolgenden Fenster sehen Sie im linken Fensterteil die Eigenschaften, die Sie einblenden bzw. hinzufügen können, und im rechten Fensterteil, welche Spalten zurzeit ausgewählt sind und die Sie entfernen könnten: Dazu wählen Sie links die Spalteninformation(en) an und klicken auf Hinzufügen. Rechts wählen Sie die Spalteninformation, die Sie entfernen möchten an, und drücken auf den Button Entfernen. Über den Button Weiter verlassen Sie den Änderungsmodus Spalten. Hinweis: Die Liste mit den Spalteninformationen ist sehr lang. Ganz links können Spalteneigenschaften nach Thema eingeblendet werden. GEVER Tipps & Tricks I 8/20

9 Weiterhin möglich ist es, direkt in den Spalten mittels Dropdown-Pfeil die Eigenschaften in den Spalten einzublenden. Das macht dann Sinn, wenn Sie spezielle Spalteninformationen einblenden möchten. Über den Dropdown-Pfeil Spalte hinzufügen wählen. Gehen Sie zu Objekt und markieren im Fall unseres Beispiels Erzeugt von. Wiederholen Sie den Schritt so oft, bis sie alle für Sie wichtigen Metadaten in den Spalten eingeblendet haben. GEVER Tipps & Tricks I 9/20

10 Kopieren von Spalteneinstellungen Sie haben sich manuell Ihre perfekte Spalteneinstellung zusammengestellt. Diese möchten Sie nun gerne an einem anderen Ort im Ordnungssystem verwenden. Gehen Sie über die Menüleiste zur Funktion Ansicht Spalteneinstellung Kopieren GEVER Tipps & Tricks I 10/20

11 Wechseln Sie zu dem Objekt, welchem Sie dieselben Spalteneinstellungen übertragen möchten, und gehen Sie dort über die Menüleiste Ansicht Spalteneinstellungen Einfügen Damit werden die Spalteneinstellungen auf das Objekt übertragen. Speichern von benutzerspezifischen Spalteneinstellungen Sie haben sich manuell Ihre perfekte Spalteneinstellung zusammengestellt. Diese möchten Sie nun gerne auf alle Objekte des gleichen Typs (Dokumente, Subdossiers, Mails) anwenden. Passen Sie die Spalten gemäss Ihren Wünschen an. Über das Menüband wählen Sie Ansicht Spalteneinstellung Speichern GEVER Tipps & Tricks I 11/20

12 Im nachfolgenden Fenster haben Sie folgende Speichermöglichkeiten zur Auswahl. Wählen Sie die gewünschte Speicherung mit Doppelklick an. 1. Die Spalteneinstellung wird nur für das eine Objekt gespeichert und nur für die eigene Ansicht. 2. Alle gleichen Objekttypen werden mit dieser Spalteneinstellung für die eigene Ansicht gespeichert. 3. Die Spalteneinstellung wird nur für das eine Objekt gespeichert, aber für alle Benutzer angezeigt. Hinweis: Mit dieser Speicherung überschreiben Sie die Spalteneinstellung für dieses eine Objekt für alle Mitarbeitenden. Das macht nur Sinn, wenn alle Mitarbeitenden auf eine spezielle Spaltenansicht angewiesen sind. GEVER Tipps & Tricks I 12/20

13 2 Darstellung Details Default-Einstellung: Miniaturansicht GEVER Tipps & Tricks I 13/20

14 Kartenansicht Inhaltsansicht GEVER Tipps & Tricks I 14/20

15 Vorschau Hinweis: Im Menüband unter Ansicht gibt es zusätzlich die Funktion Diashow starten. Das macht besonders Sinn, wenn Bildmaterial gezeigt werden soll. GEVER Tipps & Tricks I 15/20

16 3 Weitere Einstellungen Spalten filtern Beim Filtern kann ein Kriterium festgelegt werden. Objekte, die diesem Kriterium nicht entsprechen, werden aus der Ansicht ausgeblendet. Beispiel Arbeitsvorrat: In der gewünschten Spalte über den Menü Pfeil oder das Kontextmenü die Funktion Spalte filtern auswählen Es erscheint oben in der Spalte ein Bereich, in dem das Filterkriterium eingegeben werden kann GEVER Tipps & Tricks I 16/20

17 Es werden nur noch die Aktivitäten Erstzuteilung im Arbeitsvorrat angezeigt. Das Filtern funktioniert in ähnlicher Weise auch im Ordnungssystem, den Favoriten, der Portalseite Dokumentsuche etc. Spalten fixieren Mit dem Fixieren von Spalten können Metadaten aus der Spaltenansicht angeschaut werden, ohne dass der Bezug zu Objektnamen verloren geht. Beispiel Arbeitsvorrat: In der gewünschten Spalte über den Menü Pfeil oder das Kontextmenü die Funktion Fixieren auswählen GEVER Tipps & Tricks I 17/20

18 Die fixierte Spalte bleibt statisch, während sich der Fensterinhalt mit dem Balken gegen rechts schieben lässt. GEVER Tipps & Tricks I 18/20

19 Weitere Einstellungen Spalten Sortieren Gruppieren Spalten verschieben GEVER Tipps & Tricks I 19/20

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