Neuerungen in BrainCONNECT Gever (Februar 2017)

Transkript

1 Neuerungen in BrainCONNECT Gever (Februar 2017) Sitzungsunterlagen offline Neu können alle PDF-Anhänge von Sitzungen und Traktanden in eine ZIP-Datei gepackt und dann offline verfügbar gemacht werden. Mit diesem Feature ist es möglich, Sitzungsunterlagen auch an Personen zu verteilen, welche keinen BrainCONNECT-Zugang haben (z.b. via Dropbox). Dazu die betreffende Sitzung öffnen und dann bei Aktionen die Position Dropbox Export anklicken. Folgende PDF-Anhänge werden in die ZIP-Datei gepackt: direkt bzw. via Dokument mit Sitzungen oder Traktanden verlinkte PDFs in Zeiger-Dokumenten PDFs in Dokumenten, welche direkt mit einem Zeiger-Element verlinkt sind Es werden alle PDFs übernommen, welche für den angemeldeten Benutzer sichtbar sind. Download mittels rechter Maustaste Speichern (Runterladen). Die Zip-Datei kann z.b. in Dropbox verfügbar gemacht werden. Nach dem Entzippen sind alle PDFs lokal im offline Zugriff. Seite 1 von 7

2 Import von Ordner-Strukturen Neben einzelnen Dateien können ab Add-In Version mittels rechter Maustaste auch ganze Ordner-Strukturen importiert werden. Dazu im Dateiexplorer mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Ordner klicken, dann bei Senden an auf BrainCONNECT klicken. Falls im Explorer ein oder mehrere Ordner ausgewählt werden, so erscheint folgendes Auswahl- Fenster Angewendet auf untenstehende Beispiel-Struktur ergeben sich drei Möglichkeiten Früchte grün rot dunkelgrün kiwi.txt hellgrün birne apfel.txt erdbeere.txt pfirsich.txt Alle Dateien in ein BrainCONNECT- Dokument packen Seite 2 von 7

3 Ein neues Subgeschäft mit Subgeschäften pro Unterordner und einem Dokument pro Datei. Ein neues Geschäft mit Subgeschäften pro Unterordner und einem Dokument pro Datei. Limiten: 100 Dateien und 500MB pro Import, eine einzelne Datei max. 200MB Seite 3 von 7

4 Import von Ordner-Strukturen im Citrix/Terminalserver-Umfeld Im Terminalserver-Umfeld ist die Import-Funktion über die IE-Bar verfügbar. Nach einem Klick auf Dateien importieren wird zuerst der Auswahldialog für Dateien angezeigt. Nach einem Klick auf Abbrechen erscheint die Auswahlbox für Ordner Seite 4 von 7

5 Neue optionale Felder In bestimmten Umgebungen (z.b. in Kombination mit Export ins Extranet) sind zusätzliche Felder erwünscht. Um das Benutzer-Interface in der BrainCONNECT Standard-Version so übersichtlich wie möglich zu halten, wurden diese neuen Felder als optionale definiert, d.h. sie werden standardmässig nicht angezeigt können aber vom BrainCONNECT-Administrator jederzeit aktiviert werden. Dokument-Kategorie: Es wird eine fixe Auswahlliste angezeigt Aktennotiz Arbeitshilfe Arbeitspapier Arbeitsplan Bericht, Gutachten Beilage Bestellung Botschaft Buchhaltungsbeleg Dokumentation Einladung Entscheid Gesetz Gesuch Illustration Korrespondenz Memo Mitbericht Mitteilung Offerte Personaldokument Plan Präsentation Preisanfrage Protokoll Publikation Rechnung Regierungsratsbeschluss Reklamation Richtlinie Stellungnahme Vertrag Verzeichnis Vorlage Weisung Publizieren (Extranet): Falls angeklickt und eine Schnittstelle definiert ist, so wird das Dokument an die Schnittstelle übergeben. Beim Traktandum wird dieses Feld nur angezeigt, sofern das Traktandum noch keiner Sitzung zugeordnet ist, bzw. eine Sitzung noch nicht auf abgeschlossen gesetzt ist. Traktanden von Sitzungen im Status Traktandierung abgeschlossen oder erledigt werden immer publiziert. Änderungs-Mail (Extranet): Flag, welches exportiert wird der Mailversand wird ggf. vom Extranet-Anbieter übernommen Dokument-Typ (Extranet): In den Globalen Einstellungen frei definierbare Dokument-Arten (vgl. unten) Seite 5 von 7

6 Traktandum-Erledigungsart: In den Globalen Einstellungen frei definierbare Liste (vgl. unten) Damit die optionalen Felder angezeigt werden, müssen diese im entsprechenden Feld der Globalen Einstellungen aufgelistet sein (getrennt durch Komma, bitte Gross-/ Kleinschreibung beachten und nach dem Speichern der Globalen Einstellungen den Internet Explorer mit F5 refreshen). Die Auswahllisten für Dokument-Typ und Erledigungsarten können hier, getrennt durch Komma, eingegeben werden. Seite 6 von 7

7 Übersichtliche Darstellung in den globalen Einstellungen Um die Verwaltung der Sitzungsgremien zu erleichtern, wurde ein mehrzeiliges Feld eingefügt. Bitte beachten Sie die Trennung der einzelnen Einträge durch Komma. Neu wird von den Globalen Einstellungen bei jedem Speichervorgang automatisch eine neue Version erzeugt, d.h. im Notfall kann auf eine frühere Version zurückgerollt werden. Wordexport auf Server und PDF-Konvertierung von Traktanden Auf expliziten Wunsch kann neu eine automatische Generierung von PDF-Dateien aller Traktanden und der Word-Export auf dem Server eingestellt werden. Februar 2017 Seite 7 von 7