Neuigkeiten BrainCONNECT

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1 Neuigkeiten BrainCONNECT BrainCONNECT AG Riedstrasse Dietikon

2 Inhalt 1 Neuerungen in BrainCONNECT Gever (August 2017) Neue Ansichten/Menüs Erklärung der Eskalation (offene Aufgabe To-Dos eskalieren zu) Filter-Optionen für Team-Ansicht (Administration Teams) Personalwechsel: Wartungsjobs (Administration Wartung ) Globale Einstellung für alle Links (Administration Link sortieren) Drag&Drop Icon wird nun korrekt dargestellt Team-Kontext auch für Aufgaben wählbar (Administration Teams) Fenster anordnen Rechte Maustaste für Untermenü verfügbar Automatische Anpassung von To-Dos bei Titeländerung Automatische Anpassung von To-Dos für jedes Teammitglied To-Dos: «Von mir zugewiesen» Einfachere Bearbeitung von Traktanden Verantwortlicher für To-Dos und Aufgaben hat immer Schreibberechtigung Änderungen / Verbesserungen bei den Microsoft Add-ins: Neuerungen in BrainCONNECT Gever (April 2017) Ergänzungen bei den Seitenansichten (z.b. To-Dos, Geschäfte) Geschäfte Erstellung neue Geschäfte, Benennung Validierung von Geschäftsnamen Personen, Teams, Rollen Neuerungen in BrainCONNECT Gever (Februar 2017) Sitzungsunterlagen offline Import von Ordner-Strukturen Import von Ordner-Strukturen im Citrix/Terminalserver-Umfeld Neue optionale Felder Übersichtliche Darstellung in den globalen Einstellungen Wordexport auf Server und PDF-Konvertierung von Traktanden Neuerungen in BrainCONNECT Gever (Oktober 2016) Wiederkehrende To-Dos für alle Mitarbeiter Auswahlfenster für Zeiger bleibt geöffnet Nummernkreise für Sitzungen mit konfigurierbarem Startdatum Neue Felder in Sitzung und Traktandum Fenstergrösse wird gespeichert Seite 2 von 51

3 4.6 Eingebettete Ansichten zeigen ganze Titel Alle aus- oder abwählen im Kopierdialog Suche nach Ordnungssystem-Position im Volltext-Suchmodus Anzeige der Ordnungssystem-Position Neue Formate für Word-Export Ein bestehendes Geschäft/Subgeschäft/Dokument zu einer Vorlage machen Neuerungen in BrainCONNECT Gever (August 2016) Neue Suchmöglichkeiten beim Verlinken oder Zuordnen zu Geschäften Login mit Alias Geschäfte ohne Administrator Zugriff Neue Add-In Funktionen Autologin mit Benutzername bzw. Alias Automatische Übernahme der Proxy-Einstellungen Vorlagen Excel-Dateien, welche auf andere Excel-Dateien zurückgreifen Eingebettete (embedded) Excel-Objekte in PowerPoint BrainCONNECT Add-In für Microsoft Office: Installationshinweise Neuerungen in BrainCONNECT Gever (April 2016) Sitzungen abschliessen und abgeschlossene Sitzungen und Geschäfte zurücksetzen Gelöschte Dokumente wiederherstellen Hinweis auf Gremium Erleichterung bei der Suchfunktion Sitzungen: Neues Feld Zeiger auf andere Datenelemente Manuelle Sortierung von Dokumenten in Geschäften und Subgeschäften Ordnungssystem ins Excel exportieren Erstellen eines Traktandums mit Verwendung von Feld mit Word bearbeiten Öffnen von Unterordner des Hauptordners Geschäfte Neuerungen in BrainCONNECT Gever (Dezember 2015) Begrifflichkeiten Import von Ordnern aus dem Explorer In Dateien eingebettete Objekte Traktandieren (ActiveX-Modus) Checkout-Abfrage beim Word und Excel Temp-Save in BrainCONNECT Excel-Files verknüpfen Erstellen von Word-Serienbriefen in BrainCONNECT Seite 3 von 51

4 7.9 Traktandieren Löschen durch Ersteller und Federführende Anzeige führender Nullen Einschränkungen bei einzelnen Positionen des Ordnungssystems Überprüfung Sitzungsteilnehmer und vorsitzende beim Sitzungsmanagement Anzeigen Feld bei der Form Validierung Fehlender Dateianhang Teams und Rollen Handling von Passwörtern Fehlerhandling Fenster verkleinern Laufnummer-Suche Sortierung bei To-Dos und andern Views Mail aus Sitzungsmanagement Nicht verlinkte Dokumente/Mails Dossier-Typen Zugriffsrechte Sitzungsmanagement Schreib- und Leserechte bei Sitzungen Geschäft abschliessen Favoriten setzen Sortieren von Dokumenten Manuelles Sortieren von Traktanden Weitere (technische) Anpassungen Neue BrainCONNECT Gever-Version (August 2014) Anhänge umbenennen BrainCONNECT unterstützt neu alle Browser im View-Modus Leseberechtigung bei den Traktanden Sitzungen s Personen / Berechtigungen Layout /Styling Weitere Neuerungen Seite 4 von 51

5 1 Neuerungen in BrainCONNECT Gever (August 2017) 1.1 Neue Ansichten/Menüs - To-Dos kürzlich von mir geöffnet - Aufgaben kürzlich von mir geöffnet - Meine aktuellen Aufgaben - Aufgaben nach Team-Kontext - Abläufe kürzlich von mir geöffnet - Meine aktuellen Abläufe - Abläufe nach Team-Kontext - Verträge kürzlich von mir geöffnet - Meine aktuellen Verträge - Verträge nach Ordnungssystem - Verträge nach Team-Kontext - Vorlagen kürzlich von mir geöffnet 1.2 Erklärung der Eskalation (offene Aufgabe To-Dos eskalieren zu) Eine Aufgabe mit einem oder mehrerer To-Dos kann eskaliert werden. Hier wird die Funktionsweise beschrieben. 1.3 Filter-Optionen für Team-Ansicht (Administration Teams) Neu ist eine Filter-Option in der Team-Ansicht möglich Seite 5 von 51

6 1.4 Personalwechsel: Wartungsjobs (Administration Wartung ) Wartungs-Job ausserhalb der Bürozeiten: Wird ein Personalwechsel durchgeführt bzw. ein Personen- oder Team-Name geändert, müssen ggf. Hunderttausende von bestehenden Datenelemente angepasst werden. Falls der Job in drei Minuten nicht durchgeführt werden kann (aufgrund der Datenbankgrösse), wird dieser abgebrochen und nach Büroschluss ausgeführt. Seitens BrainCONNECT wird empfohlen, solche Anpassungen am späten Nachmittag zu erledigen. 1.5 Globale Einstellung für alle Links (Administration Link sortieren) Falls Checkbox aktiviert ist, können die Links mit Drag&Drop verschoben werden. 1.6 Drag&Drop Icon wird nun korrekt dargestellt Beim Verschieben z. B. von Personen, wird das Drag&Drop-Icon dort angezeigt, wo es gepackt wird. Seite 6 von 51

7 1.7 Team-Kontext auch für Aufgaben wählbar (Administration Teams) Bei Aufgaben kann nun auch der Team-Kontext gewählt werden. Dieser wird dann auf die To-Dos übertragen, unabhängig vom Schreibzugriff. Dazu muss die Checkbox «In Auswahl Zuordnungen anzeigen» gesetzt werden. 1.8 Fenster anordnen Beim Öffnen eines neuen Fensters wird dieses nun stets im Blickfeld des Benutzers geöffnet. Sind mehrere Fenster an unterschiedlichen Orten geöffnet, können Sie mit dem Befehl «Alle Fenster neu anordnen» auf einer Ebene angezeigt werden. Seite 7 von 51

8 1.9 Rechte Maustaste für Untermenü verfügbar Bei den Geschäften «kürzlich von mir geöffnet» können diese mit der rechten Maustaste entweder geöffnet oder direkt bearbeitet/geändert werden Automatische Anpassung von To-Dos bei Titeländerung Wird bei einer Aufgabe mit mehreren To-Dos eine Textänderung im Titel vorgenommen, erscheint beim Verlassen des Feldes Titel eine Checkbox mit der Frage «To-Dos auch anpassen» Automatische Anpassung von To-Dos für jedes Teammitglied Wird bei einer Aufgabe ein To-Do für ein Team erstellt, erscheint beim Verlassen des Feldes automatisch die Checkbox mit der Frage «für jede Person im Team ein To-Do erstellen». Seite 8 von 51

9 1.12 To-Dos: «Von mir zugewiesen» Werden Aufgaben bzw. To-Dos einer oder mehreren Personen zugewiesen, aber nicht sich selber, kann man diese nun einfach kontrollieren unter der neuen Schaltfläche «Von mir zugewiesen» Einfachere Bearbeitung von Traktanden «Feld mit Word bearbeiten» wird nun oben und unten angezeigt, was bei langem Textinhalt hilfreich ist Verantwortlicher für To-Dos und Aufgaben hat immer Schreibberechtigung Wir machen ein kurzes Beispiel: Geschäft Bewerbungen mit Kontext Personal und Schreibberechtigung für Personal-Leitung Federführend kann nur eine Person sein, die im Team Personal-Leitung ist Hingegen kann in diesem Geschäft für jede beliebige Person ein To-Do oder eine Aufgabe erstellt werden. Falls die verantwortliche Person nicht im Team Personal-Leitung ist, so wird die Schreibberechtigung (bezogen auf das To-Do bzw. die Aufgabe) automatisch gesetzt. Seite 9 von 51

10 1.15 Änderungen / Verbesserungen bei den Microsoft Add-ins Bitte beachten: Die neuen Funktionen und Ansichten stehen erst zur Verfügung, wenn die Installation der MS-Office Add-in nochmals durchgeführt wurde Allgemein Symbole und Grafiken wurden aktualisiert. MS Outlook: BrainCONNECT: Bessere Unterstützung für hochauflösende Monitore (HiDPI) MS Word Die Dokumentensperre im Word ist nun noch zuverlässiger: Sie wird automatisch ausgelöst nach zwei Tastenanschlägen. Seite 10 von 51

11 MS Outlook 1. Nebst dem Namen der -Empfänger wird auch die -Adresse in BrainCONNECT gespeichert, so dass beim Beantworten / Weiterleiten keine Meldungen "Namen überprüfen" mehr erscheinen. 2. Mail beantworten: Antwort an alle Empfänger und Kopie an werden nun richtig zugeteilt 3. Anhänge können vor dem Abspeichern in BrainCONNECT ausgewählt und umbenannt werden. 4. Effiziente Ablage aus Office mit folgenden Schritten (am Beispiel ): 1. Mail speichern in BrainCONNECT wird ein neues Mail geöffnet Geschäftstitel ist nicht genau bekannt 2. Mail minimieren (optional, je nach Bildschirmgrösse) 3. Geschäft oder Subgeschäft in BrainCONNECT suchen, entweder über Volltext oder mittels anderer geeigneter Suchtechnik, wie z. B. per Icon Geschäft anzeigen und prüfen, ob es sich um das Richtige handelt Seite 11 von 51

12 MS Excel Export Drop-Down-Liste wurde ergänzt. Spalten mit Symbolen (z. B. «Geschäftstyp», etc.) werden nun korrekt (als Text) ins Excel exportiert Internet Explorer / Explorer-Leiste «Dateien importieren»: Der Uploader merkt sich das zuletzt benutzte Windows-Verzeichnis. Für das Auswählen von Ordnern wird ein komfortablerer Dialog verwendet. Seite 12 von 51

13 2 Neuerungen in BrainCONNECT Gever (April 2017) 2.1 Ergänzungen bei den Seitenansichten (z.b. To-Dos, Geschäfte) Bei den Kolonnen mit Icons (Typ und Status) ist neu ebenfalls ein Filter eingebaut. Dadurch kann die gewünschte Auswahl gefiltert und angezeigt werden. 2.2 Geschäfte Wenn Sie den Ritter Geschäfte anklicken, wird auf der linken Seite eine Liste mit Sortiermöglichkeiten angezeigt. Neu besteht auch die Möglichkeit, nach Teams zu sortieren (analog wie bei den To- Dos). Damit die Teams angezeigt werden, sind diese unter Meine Einstellungen bei Teams in Geschäftsund To-Dos Ansichten auszuwählen. Seite 13 von 51

14 Im Weiteren kann bei Kürzlich von mir geöffnet neu zusätzlich auch nach Geschäft und Subgeschäft gefiltert werden. 2.3 Erstellung neue Geschäfte, Benennung Um zu verhindern, dass mehrere Geschäfte zum gleichen Thema eröffnet werden, ist neu eine automatische Abfrage eingebaut. Schreiben Sie in das Feld Name den gewünschten Titel für das neue Geschäft (mind. die ersten vier Buchstaben) und klicken Sie auf die Tabulator-Taste Wenn schon ein oder mehrere Geschäfte mit einem ähnlichen Namen bestehen, erscheint die Box ähnliche Geschäfte anzeigen. Wenn Sie danach auf die Box klicken, werden Geschäfte mit ähnlichen Namen angezeigt. Achtung: Es werden nur Geschäfte angezeigt, bei welchen der User Lesezugriff hat. Seite 14 von 51

15 2.4 Validierung von Geschäftsnamen Wird ein neues Geschäft mit dem gleichen Namen eines schon existierenden Geschäftes erstellt, so erfolgt nach dem Klick auf die Tabulator-Taste (siehe oben) ein Hinweis auf dieses Geschäft. Nach einer Sekunde wird das bereits existierende Geschäft geöffnet. Voraussetzung ist, dass der User Lesezugriff auf dieses Geschäft hat. Die Validierung erfolgt nicht bei Subgeschäften. Der gleiche Check wie bei den Geschäften erfolgt neu auch für Benutzer-Alias, Kontakte, Organisationen und Stichwörter. 2.5 Personen, Teams, Rollen Bei den Personen wurde ein neues Feld eingerichtet, mit welchem ein Benutzer ab einem bestimmten Datum auf inaktiv gesetzt werden kann. Im Weiteren können neu ebenfalls Teams und Rollen kopiert werden (unter Administration). Werden unter Administration die Auflistung der Personen vorgenommen, so kann mit einem neuen Filter nach aktiv/inaktiv sortiert werden. Seite 15 von 51

16 3 Neuerungen in BrainCONNECT Gever (Februar 2017) 3.1 Sitzungsunterlagen offline Neu können alle PDF-Anhänge von Sitzungen und Traktanden in eine ZIP-Datei gepackt und dann offline verfügbar gemacht werden. Mit diesem Feature ist es möglich, Sitzungsunterlagen auch an Personen zu verteilen, welche keinen BrainCONNECT-Zugang haben (z.b. via Dropbox). Dazu die betreffende Sitzung öffnen und dann bei Aktionen die Position Dropbox Export anklicken. Folgende PDF-Anhänge werden in die ZIP-Datei gepackt: direkt bzw. via Dokument mit Sitzungen oder Traktanden verlinkte PDFs in Zeiger-Dokumenten PDFs in Dokumenten, welche direkt mit einem Zeiger-Element verlinkt sind Es werden alle PDFs übernommen, welche für den angemeldeten Benutzer sichtbar sind. Download mittels rechter Maustaste Speichern (Runterladen). Die Zip-Datei kann z.b. in Dropbox verfügbar gemacht werden. Nach dem Entzippen sind alle PDFs lokal im offline Zugriff. Seite 16 von 51

17 3.2 Import von Ordner-Strukturen Neben einzelnen Dateien können ab Add-In Version mittels rechter Maustaste auch ganze Ordner-Strukturen importiert werden. Dazu im Dateiexplorer mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Ordner klicken, dann bei Senden an auf BrainCONNECT klicken. Falls im Explorer ein oder mehrere Ordner ausgewählt werden, so erscheint folgendes Auswahl- Fenster Angewendet auf untenstehende Beispiel-Struktur ergeben sich drei Möglichkeiten: Früchte grün rot dunkelgrün kiwi.txt hellgrün birne.txt apfel.txt erdbeere.txt pfirsich.txt Alle Dateien in ein BrainCONNECT- Dokument packen Seite 17 von 51

18 Ein neues Subgeschäft mit Subgeschäften pro Unterordner und einem Dokument pro Datei. Ein neues Geschäft mit Subgeschäften pro Unterordner und einem Dokument pro Datei. Limiten: 100 Dateien und 500MB pro Import, eine einzelne Datei max. 200MB 3.3 Import von Ordner-Strukturen im Citrix/Terminalserver-Umfeld Im Terminalserver-Umfeld ist die Import-Funktion über die IE-Bar verfügbar. Nach einem Klick auf Dateien importieren wird zuerst der Auswahldialog für Dateien angezeigt. Seite 18 von 51

19 Nach einem Klick auf Abbrechen erscheint die Auswahlbox für Ordner 3.4 Neue optionale Felder In bestimmten Umgebungen (z.b. in Kombination mit Export ins Extranet) sind zusätzliche Felder erwünscht. Um das Benutzer-Interface in der BrainCONNECT Standard-Version so übersichtlich wie möglich zu halten, wurden diese neuen Felder als optionale definiert, d.h. sie werden standardmässig nicht angezeigt können aber vom BrainCONNECT-Administrator jederzeit aktiviert werden. Seite 19 von 51

20 3.4.1 Dokument-Kategorie Es wird eine fixe Auswahlliste angezeigt Aktennotiz Arbeitshilfe Arbeitspapier Arbeitsplan Bericht, Gutachten Beilage Bestellung Botschaft Buchhaltungsbeleg Dokumentation Einladung Entscheid Gesetz Gesuch Illustration Korrespondenz Memo Mitbericht Mitteilung Offerte Personaldokument Plan Präsentation Preisanfrage Protokoll Publikation Rechnung Regierungsratsbeschluss Reklamation Richtlinie Stellungnahme Vertrag Verzeichnis Vorlage Weisung Publizieren (Extranet) Falls angeklickt und eine Schnittstelle definiert ist, so wird das Dokument an die Schnittstelle übergeben. Beim Traktandum wird dieses Feld nur angezeigt, sofern das Traktandum noch keiner Sitzung zugeordnet ist, bzw. eine Sitzung noch nicht auf abgeschlossen gesetzt ist. Traktanden von Sitzungen im Status Traktandierung abgeschlossen oder erledigt werden immer publiziert Änderungs-Mail (Extranet) Flag, welches exportiert wird der Mailversand wird ggf. vom Extranet-Anbieter übernommen Dokument-Typ (Extranet) In den Globalen Einstellungen frei definierbare Dokument-Arten (vgl. unten) Traktandum-Erledigungsart In den Globalen Einstellungen frei definierbare Liste (vgl. unten) Damit die optionalen Felder angezeigt werden, müssen diese im entsprechenden Feld der Globalen Einstellungen aufgelistet sein (getrennt durch Komma, bitte Gross-/ Kleinschreibung beachten und nach dem Speichern der Globalen Einstellungen den Internet Explorer mit F5 refreshen). Die Auswahllisten für Dokument-Typ und Erledigungsarten können hier, getrennt durch Komma, eingegeben werden. Seite 20 von 51

21 3.5 Übersichtliche Darstellung in den globalen Einstellungen Um die Verwaltung der Sitzungsgremien zu erleichtern, wurde ein mehrzeiliges Feld eingefügt. Bitte beachten Sie die Trennung der einzelnen Einträge durch Komma. Neu wird von den Globalen Einstellungen bei jedem Speichervorgang automatisch eine neue Version erzeugt, d.h. im Notfall kann auf eine frühere Version zurückgerollt werden. 3.6 Wordexport auf Server und PDF-Konvertierung von Traktanden Auf expliziten Wunsch kann neu eine automatische Generierung von PDF-Dateien aller Traktanden und der Word-Export auf dem Server eingestellt werden. Seite 21 von 51

22 4 Neuerungen in BrainCONNECT Gever (Oktober 2016) 4.1 Wiederkehrende To-Dos für alle Mitarbeiter Neu können alle Mitarbeiter Vorlagen für wiederkehrende To-Dos erstellen. Unter den To-Do- Ansichten erscheint neu das Menü Autostart Vorlagen. Mittels der Schaltfläche Neu lässt sich eine Vorlage für wiederkehrende To-Dos mit automatischem Start erstellen. Es werden alle eigenen Vorlagen eines Mitarbeiters angezeigt. Für die Administratoren und Power-User sind unter Vorlagen alle Vorlagen (Ablauf, Aufgabe und To-Dos) aller Mitarbeiter sichtbar. Seite 22 von 51

23 4.2 Auswahlfenster für Zeiger bleibt geöffnet Um auf einfache Weise mehrere Zeiger auswählen zu können, bleibt das Auswahlfenster geöffnet (bis irgendwo neben die Auswahlbox geklickt wird). 4.3 Nummernkreise für Sitzungen mit konfigurierbarem Startdatum Standardmässig beginnt die Nummerierung für Sitzungen und Traktanden am 1. Januar eines Jahres. Über die globalen Einstellungen lässt sich das Startdatum pro Gremium konfigurieren. Die Reihenfolge von Sitzungen Start muss die gleiche sein, wie bei den Sitzungsgremien. Für obiges Beispiel heisst das: 1JAN,1JUL. Da der hinterlegte Standardwert der 1. Januar ist, kann (wie im Beispiel dargestellt) auf den Eintrag 1JAN verzichtet werden. 4.4 Neue Felder in Sitzung und Traktandum Bei Sitzung und Traktandum wurden die unten angezeigten Felder neu eingefügt. Position gibt die Stelle eines Traktandums innerhalb einer Sitzung an. Die Nummerierung startet für jede Sitzung bei 1. Dagegen werden die Laufnummern über das ganze Jahr hochgezählt. Seite 23 von 51

24 4.5 Fenstergrösse wird gespeichert Wird die Grösse eines BrainCONNECT-Fensters (durch Ziehen am rechten unteren Rand) geändert, so öffnet das nächste Fenster in der gleichen Grösse. Die Information wird gespeichert und ist auch beim nächsten Login noch gültig. 4.6 Eingebettete Ansichten zeigen ganze Titel Wo nötig, werden die Titel neu auf mehreren Zeilen angezeigt (z.b. Traktanden, Geschäfte, Mails). 4.7 Alle aus- oder abwählen im Kopierdialog 4.8 Suche nach Ordnungssystem-Position im Volltext-Suchmodus Die Resultate sind nach Datum der letzten Änderung sortiert. 4.9 Anzeige der Ordnungssystem-Position Für alle neu geöffneten Elemente wird die Ordnungssystem-Position unter "kürzlich geöffneten Geschäften und Subgeschäften" angezeigt. Seite 24 von 51

25 4.10 Neue Formate für Word-Export Gross-/Kleinschreibung spielt keine Rolle. Sitzung Gremium Datum Teilnehmer Traktanden [BC: Sitzung] [BC: Gremium] [BC: Datum FORMAT: WTAG MONAT LANG] [BC: Teilnehmer FORMAT: FUNKTION ALTFELD=Freies Feld 1; VORSITZ Mehrzeilig] [BC: Traktanden] OS [BC: Traktandum.Ordnungssystem FORMAT: BAUM NOTAB] Laufnummer [BC: Traktandum.Laufnummer] Position [BC: Traktandum.Position] Traktandum.Trak [BC: Traktandum.Traktandum] tandum NOTAB bewirkt, dass im OS-Baum keine Tabulatorzeichen eingefügt werden. Funktion wird zuerst im alternativen Feld gesucht. Wenn das AltFeld leer ist, so wird das Standardfeld Funktion verwendet (AltFeld kann irgendein Feld im Benutzer-Dokument sein). Position erstes Traktandum innerhalb der Sitzung Ein bestehendes Geschäft/Subgeschäft/Dokument zu einer Vorlage machen Gerne machen wir auf eine Funktion aufmerksam, welche schon bisher zur Verfügung stand. Geschäfte, Subgeschäfte oder Dokumente können über Kopieren/Kopie wird neue Vorlage kopiert werden. Wird danach beim kopierten Geschäft auf Speichern geklickt, wird es unter Vorlagen/Vorlagen Data/Geschäfte, Subgeschäfte, Dokumente abgelegt und kann danach als Vorlage verwendet werden. Seite 25 von 51

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27 5 Neuerungen in BrainCONNECT Gever (August 2016) 5.1 Neue Suchmöglichkeiten beim Verlinken oder Zuordnen zu Geschäften Neben der bisherigen Suche über den Geschäftsbaum (Ordnungssystem) ist neu eine Volltextsuche eingebaut. Mittels Klick auf das Icon rechts vom History-Buch wechselt die Art der Suche. Fährt man mit dem Mauszeiger über das entsprechende Icon, so wird das übergeordnete Geschäft angezeigt: Wird als erstes Zeichen ein Bindestrich eingegeben, so geht die Suche bei der ersten Schreibpause nicht automatisch los, sondern erst nach Drücken der Eingabetaste. Dies ist meistens dann erwünscht, wenn zusammengesetzte Suchbegriffe verwendet werden. Wird eine Datei oder z.b. ein Mail importiert, so lassen sich mit dem Icon ganz rechts neu die Geschäfte auswählen, die aktuell in BrainCONNECT geöffnet sind. Die gleiche Auswahl zwischen Baum und Volltextsuche wird neu auch in der Schnellsuche angeboten. Hier werden nicht nur Geschäfte und Subgeschäfte, sondern alle BrainCONNECT Datenelemente angezeigt. Seite 27 von 51

28 Tipp: Am schnellsten geht die zusammengesetzte Suche, wenn pro Element 3 oder mehr Buchstaben eingegeben werden (z.b. region + aliment), dagegen dauert die Suche sehr lange, wenn nur einzelne Buchstaben oder Zahlen eingegeben werden (z.b. v* + 12) 5.2 Login mit Alias Im Personen-Dokument lässt sich neu ein zusätzlicher Login-Name hinterlegen. Die Gross- und Kleinschreibung spielt beim Namen keine Rolle (beim Passwort dagegen schon). 5.3 Geschäfte ohne Administrator Zugriff Neu können Hauptgeschäfte als streng vertraulich behandelt werden, d.h. dass auch die Administratoren keine Einsicht in diese Geschäfte haben. Dazu muss unter Administration und Globale Einstellungen bei Feld streng vertraulich anzeigen ein Häkchen gesetzt werden. Danach kann der Benutzer in Hauptgeschäften bei den System-Feldern ein Häkchen bei Streng vertraulich setzen. Auf diese Geschäfte haben Personen in der Rolle des BrainCONNECT Administrators nicht mehr automatisch Zugriff. Seite 28 von 51

29 5.4 Neue Add-In Funktionen Die folgenden Neuerungen sind verfügbar, nachdem die neue Version ( ) des BrainCONNECT Add-Ins für MS Office installiert ist. Installationshinweise finden sich auf der letzten Seite dieses Dokumentes Neue Buttons bei Word, Excel und PowerPoint Schnittstelle Vorbereitet für künftige Erweiterungen zur direkten Ansteuerung von andern Softwarelösungen (z.b. NEST) über eine Schnittstelle Zurückholen Je nach Office Programm werden die entsprechenden Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien aus dem lokalen BrainCONNECT-Speicher angezeigt. Mittels Klick können Dateien wieder ins entsprechende Programm geladen werden, z.b. hilfreich, wenn beim Speichern die Verbindung abbricht (auch für ActiveX-Dateien). Meistens ist nur die oberste Datei relevant, da die Funktion dann aufgerufen wird, wenn die Verbindung abgebrochen wurde Zwischenspeichern Durch Klick auf Zwischenspeichern wird eine Kopie der aktuell bearbeiteten Datei auf den BrainCONNECT-Server geladen. Auf diese Weise zwischengespeicherte Dateien können in BrainCONNECT angesehen und gegebenenfalls weiterbearbeitet oder kopiert werden. Dazu klicken Sie auf temporärer Zwischenspeicher unter Einstellungen Peter Muster (oben rechts). Seite 29 von 51

30 Danach werden die aktuell bearbeiteten Dokumente angezeigt und können geöffnet werden. 5.5 Autologin mit Benutzername bzw. Alias Neben dem Autologin mittels Passwortvergleich kann der Autologin neu so eingestellt werden, dass der in Windows angemeldete Benutzername mit dem BrainCONNECT Benutzer oder Alias verglichen wird. Weitere Details finden sich im Handbuch BrainCONNECT für MS Office 5.6 Automatische Übernahme der Proxy-Einstellungen (für Gemeinden, welche mit Proxy-Server arbeiten) Die Proxy-Einstellungen werden automatisch übernommen, wenn unter BrainCONNECT Einstellungen das Häkchen bei Benutzer/Pw automatisch übernehmen gesetzt ist. Dazu ist unter Add-In für MS Office Zusatzfunktionen und bei den Zusatzfunktionen Einstellungen anzuklicken. Danach kann bei BrainCONNECT Einstellungen das entsprechende Häkchen gesetzt werden. Damit die automatisch Übernahme funktioniert, müssen die Anmeldeinformationen im Tresor in der Systemsteuerung abgelegt sein. Seite 30 von 51

31 5.7 Vorlagen Neuer Parameter für die Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses der Sitzungen eines Gremiums Bisher wurde das Inhaltsverzeichnis auf Basis des Kalenderjahres erstellt. Neu kann der Zeitraum frei gewählt werden (z.b. um ein Schuljahr Juli Juni abzubilden). Ohne Benutzung der neuen Einstellungsmöglichkeit wird das Kalenderjahr gewählt Darstellung der Traktanden einer Sitzung in der Traktandenliste oder im Protokoll Die neue Darstellungsform ermöglicht, dass bei einer Traktandenliste oder bei einem Protokoll auf dem Deckblatt die Geschäftsnummern, welche an der Sitzung behandelt werden oder wurden, aufgelistet sind. Beispielsweise in der Form Geschäft Nr , beziehungsweise , falls führende Nullen eingestellt sind siehe unter Administration Globale Einstellungen ). Auf den Folgeblättern werden dann die einzelnen Traktanden weiterhin wie bisher behandelt. 5.8 Excel-Dateien, welche auf andere Excel-Dateien zurückgreifen Wenn in BrainCONNECT eine Excel-Datei erstellt wird, so erhält diese zusätzlich zum Dateinamen noch eine zusätzliche BrainCONNECT-ID. Wenn in einer Master-Exceldatei mehrere andere Excel- Dateien verlinkt und wieder bearbeitet werden, dürfen diese die BrainCONNECT-ID nicht enthalten. Zu diesem Zweck wurde neu die hier dargestellte Möglichkeit eingebaut. Dazu ist mit der rechten Maustaste auf Excel mit Original-Dateiname öffnen zu klicken. Danach wird die BrainCONNECT-ID entfernt. Dies ist auch bei einem Serienbrief sinnvoll, wenn das Zusammenführen der Adressen auch später noch möglich sein soll. Seite 31 von 51

32 5.9 Eingebettete (embedded) Excel-Objekte in PowerPoint In BrainCONNECT wird PowerPoint mit mehreren eingebetteten Excel-Files unterstützt. Dazu ist das BrainCONNECT Add-In im eingebetteten Objekt ausgeschaltet. Das heisst, wenn man im Excel ist, sind zwar alle Excel-Funktionen vorhanden, jedoch werden die BrainCONNECT-Felder nicht angezeigt BrainCONNECT Add-In für Microsoft Office: Installationshinweise Das Add-In gibt es in zwei Varianten: die Standard-Version und die Terminal Server-Version, falls Sie auf dem zu installierenden PC Administrator-Rechte besitzen. Die installierte Version und Variante kann über die Systemsteuerung Programme angezeigt werden: Seite 32 von 51

33 Wenn eine neue Version der gleichen Variante (Standard oder TS) installiert wird, so wird die alte Version automatisch überschrieben. Wenn Sie von Standard auf TS wechseln, so muss die alte Standard-Version über die Systemsteuerung entfernt werden. Ein Wechsel macht z.b. dann Sinn, wenn mehrere Personen an einem PC mit BrainCONNECT arbeiten. Die Installation kann aus BrainCONNECT gestartet werden: Standard-Version: falls Sie auf dem PC keine Admin Berechtigung haben (installiert ins %AppData% Verzeichnis) Standard -Version: obige Variante als Installationsdatei (MSI) (z.b. falls Sie an einem Proxy Server angeschlossen sind) Standard -Version: obige Varianten ohne Entfernen der alten Version (z.b. wenn das %AppData% Verzeichnis mit der vorherigen Version gelöscht wurde) Standard -Version: auch für PCs und Notebooks, sofern Sie Admin-Berechtigung haben (installiert ins %ProgrammVerzeichnis%) Die MSI Dateien können auch direkt über folgende URLs geladen werden: msi Seite 33 von 51

34 6 Neuerungen in BrainCONNECT Gever (April 2016) Gerne informieren wir Sie über verschiedene Anpassungen, welche wir bei BrainCONNECT Gever per Anfang April 2016 vorgenommen haben. 6.1 Sitzungen abschliessen und abgeschlossene Sitzungen und Geschäfte zurücksetzen Neu können Sitzungen direkt über den Aktionen-Knopf durch klicken auf Auf erledigt setzen abgeschlossen werden. Ebenfalls können neu Sitzungen, die bereits auf erledigt gesetzt wurden, wieder aktiviert werden. Dazu öffnet man die entsprechende Sitzung und klickt danach auf Aktionen / Zurücksetzen. Im Weiteren werden beim Abschliessen einer Sitzung durch klicken auf Aktionen / Auf erledigt setzen Hinweise geöffnet, falls eine Sitzung noch nicht abgeschlossen werden kann. Das ist dann der Fall, wenn es noch unerledigte Positionen (z.b. To-Dos) oder ältere Sitzungen gibt, die noch nicht abgeschlossen sind. Beispiele: Seite 34 von 51

35 Die gleichen Regeln und Hinweise gelten auch für den Abschluss von Geschäften. 6.2 Gelöschte Dokumente wiederherstellen Wird ein Dokument gelöscht, kann es innerhalb von 10 Tagen über die persönlichen Einstellungen (oben rechts, Einstellungen Otto Muster) durch klicken auf Gelöschte Dateien wieder herstellen wiederhergestellt werden. Das Dokument kann dann im ursprünglichen Geschäft gespeichert werden. Seite 35 von 51

36 6.2.1 Zurücksetzen abgeschlossene Geschäfte Ist das Geschäft, in welches das Dokument zurückgespeichert werden soll, bereits auf erledigt gesetzt, muss dieses Geschäft zuerst wieder zurückgesetzt werden (siehe Beschreibung oben). Die zweite Möglichkeit besteht darin, dass das Dokument in ein neues oder in ein anderes, nicht abgeschlossenes Geschäft gespeichrt wird. Die gleichen Möglichkeiten wie bei den Geschäften bestehen auch für die Sitzungen. 6.3 Hinweis auf Gremium Sind in einem Geschäft oder Subgeschäft Sitzungsanträge für ein oder mehrere Gremien enthalten, ist in einer neu errichteten Spalte Gremium ersichtlich, für welches Gremium der Antrag gestellt wurde. 6.4 Erleichterung bei der Suchfunktion Neu werden die letzten 100 Abfragen durch Klick auf das Häkchen gemäss Bild aufgelistet. Übersteigen die Abfragen die Zahl von 100, wird die älteste Abfrage überschrieben. Einzelne Abfragewörter kann man löschen, indem das rote X beim Abfragewort angeklickt wird. Dieses erscheint erst, wenn man mit der Maus auf das gewünschte Abfragewort fährt. Seite 36 von 51

37 6.5 Sitzungen: Neues Feld Zeiger auf andere Datenelemente Hinweis: Bei der Verlinkung über dieses Feld gelten nicht die Lese-/Schreibberechtigung der Sitzung, sondern diejenige des verlinkten Elementes. Das Feld kann beispielsweise dafür genutzt werden, dass Gemeinderäte auf einem Dokument Bemerkungen zur Sitzung oder zu Traktanden anbringen können. 6.6 Manuelle Sortierung von Dokumenten in Geschäften und Subgeschäften Neu kann in den Geschäften und Subgeschäften die Reihenfolge der Dokumente frei verändert werden. Dazu muss das Häkchen Manuelle Sortierung angeklickt sein. (analog Traktanden) Seite 37 von 51

38 6.7 Ordnungssystem ins Excel exportieren Der Export des Ordnungssystems ins Excel kann neu durch den Administrator vorgenommen werden. Ein solcher Export empfiehlt sich, wenn grössere Änderungen am Ordnungssystem vorgenommen wurden. Der Import der Ordnungssystems kann weiterhin nur von BrainCONNECT durchgeführt werden. 6.8 Erstellen eines Traktandums mit Verwendung von Feld mit Word bearbeiten Wenn die Active-X-Funktion (Klick auf Feld mit Word bearbeiten ) nicht funktioniert, so erscheint neu eine Anzeige mit einem Link. Klickt man auf diesen Link, wird eine Anleitung geöffnet, welche das Vorgehen zur Beseitigung des Fehlers beschreibt. Seite 38 von 51

39 6.9 Öffnen von Unterordner des Hauptordners Geschäfte Wenn man bisher auf den Ordner Geschäfte klickte und dann einen Unterordner (z.b. Verträge) anwählen wollte, musste man warten, bis der gesamte Ordner Geschäfte geladen war. Neu kann man sofort nach dem Klick auf Geschäfte auf den Unterordner Verträge klicken. Dann öffnen sich direkt alle Verträge. Seite 39 von 51

40 7 Neuerungen in BrainCONNECT Gever (Dezember 2015) BrainCONNECT hat verschiedene Produktanpassungen vorgenommen, die wir im Folgenden detailliert beschreiben. 7.1 Begrifflichkeiten Dokumenten-Container Dokumente Dateien Der Dokumenten-Container kann mehrere Dokumente, ein Dokument kann mehrere Dateien enthalten. 7.2 Import von Ordnern aus dem Explorer BrainCONNECT erlaubt nicht nur den Import von einzelnen Dateien, sondern auch von ganzen Ordnern. Unterordner generieren keine Subgeschäfte. Die Dateien eines Unterordners werden in den gleichen Dokumenten-Container wie die Dateien des Ordners übernommen. Für den Import von Ordnern aus dem Windows-Dateimanager klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen dann Senden an / Brain-CONNECT. Die Zahl der Dateien ist auf 50 (mit total max. 500 MB) beschränkt. Seite 40 von 51

41 ACHTUNG: Die Senden an -Funktion ist für CITRIX-Installationen nicht verfügbar. Als Alternative stehen die gleichen Funktionen in der Explorer-Bar von BrainCONNECT zur Verfügung (öffnen über Add-In für MS Office / Zusatzfunktionen anzeigen. 7.3 In Dateien eingebettete Objekte Beim Versuch, in Dateien eingebettete Objekte zu speichern, wird der Anwender darauf aufmerksam gemacht, die Hauptdatei zu speichern (z.b. speichern einer PowerPoint-Präsentation mit einem eingebetteten Excel). Beispiel: Wenn in BrainCONNECT eine PowerPoint-Präsentation erstellt wird und auf einer Seite eine Excel-Tabelle als Objekt eingefügt wird, erhält diese PowerPoint Seite mit der eingefügten Excelmappe die Editiermaske von Excel. Beim Speichern erscheint die oben abgebildete Meldung. Es ist die gesamte PowerPoint-Präsentation ausserhalb von Excel zu speichern. 7.4 Traktandieren (ActiveX-Modus) Wenn Sie ein Traktandum im Word-Modus erstellen (durch klicken auf Feld mit Word bearbeiten ), wird der BrainCONNECT-Knopf in der Word-Ansicht nicht mehr angezeigt. Man kann das Feld über Feld speichern oder dann das gesamte Traktandum speichern. Menü-Bar bei Verwendung des Word-Modus: Die Menü-Bar wird immer so angezeigt, wie sie zuletzt gespeichert wurde. Diese war bisher immer zugeklappt, z.b. im Traktandum, wenn im Feld Sachverhalt auf Feld mit Word bearbeiten geklickt wurde, dann wurde die Menü-Bar beim Editieren oder Speichern auf eine Linie reduziert, auch wenn man die Word-Menü-Bar vorher angeheftet bzw. geöffnet hatte. Seite 41 von 51

42 7.5 Checkout-Abfrage beim Word und Excel Wenn man eine Word- oder Excel-Datei geöffnet und diese einmal angeklickt hat, erschien bisher jedes Mal die Abfrage Möchten Sie die Datei bearbeiten und während dieser Zeit für andere Benutzer sperren?. Neu erscheint die Checkout-Abfrage erst nach einer ersten vorgenommenen Änderung 7.6 Temp-Save in BrainCONNECT Wird eine Office-Datei neu erstellt und einmal in BrainCONNECT gespeichert, kann die Zwischenspeicherung jeweils über die Temp-Speicherfunktion von Office erfolgen. Wenn man danach die zuletzt geänderte Version nicht in BrainCONNECT gespeichert hat, macht das System den Anwender darauf aufmerksam, dass lokal noch eine neuere Version besteht. 7.7 Excel-Files verknüpfen Wenn zwei sich im selben Dokumentenordner befindlichen Excel-Dateien geöffnet werden, können Felder der zwei Excel-Files miteinander verknüpft werden. Beim Speichern der Dateien wird der Name der verknüpften Datei behalten, so dass beim nächsten Aufruf die Verbindung bestehen bleibt. Bisher hat BrainCONNECT den Dateinamen automatisch mit einer Nummer ergänzt, so dass die Verlinkung nicht mehr bestanden hat. Wenn ein Datenfeld in einer Arbeitsmappe neu formatiert wird, kann die Änderung mit Hilfe der Pinselfunktion (Format übertragen) auch auf dem verlinkten Dokument angepasst werden. 7.8 Erstellen von Word-Serienbriefen in BrainCONNECT Erfolgt analog Punkt 6. Dabei sind die Steuerdatei (Word-Serienbrief) und die Adressdatei (Excel) im gleichen Dokumenten-Container abzulegen und die Adressdatei als erstes zu öffnen. 7.9 Traktandieren Wird beim Traktandieren ein Feld (z.b. Sachverhalt) mit dem Word-Editor durch klicken auf Feld mit Word bearbeiten geöffnet, so öffnet sich das Word-Fenster neu auf den gesamten Bildschirm und die Menü-Bar von Word wird angezeigt (siehe auch Punkt 3). Es sind also keine manuellen Vergrösserungen mehr vorzunehmen. Bitte beachten Sie: Es wird eine leere Vorlage geöffnet. Der linke Rand kann vom Anwender frei definiert werden. Der rechte Rand wird automatisch gesetzt (z.b. beim Weblayout). Bei den übrigen Formatierungen (z.b. Standard) muss der Anwender sich bewusst sein, dass die gewählte Formatierung auch mit den eingestellten Standards bei den Formatvorlagen in Word, die man für den Export gewählt hat, übereinstimmt. Ansonsten ist der Output nicht identisch. Seite 42 von 51

43 Die Formatvorlagen können mittels Klick mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Überschrift angepasst werden Löschen durch Ersteller und Federführende Bisher konnte nur der Ersteller z.b. eine Sitzung löschen. Neu wurde das ergänzt mit oder Federführende. Diese Anpassung kann bei den globalen Einstellungen vorgenommen werden: Nach dem Öffnen der Datei (Punkt 3) auf Aktionen / Ändern klicken. Dann kann das Häkchen gesetzt werden. Wird das Häkchen nicht gesetzt, so besteht die Einschränkung bezüglich löschen nicht Anzeige führender Nullen Im Wordexport (z.b. Traktandum) wurden führende Nullen bisher nicht angezeigt. Neu werden Nullen angezeigt, sobald das Häkchen bei den globalen Einstellungen angeklickt ist Einschränkungen bei einzelnen Positionen des Ordnungssystems Wenn bei einzelnen Positionen des Ordnungssystems eine Einschränkung für das Erstellen eines neuen Geschäftes oder eines Snapshots bestehen soll, wird dies über das Ordnungssystem unter den zusätzlichen Berechtigungen gesteuert. Die Positionen unter den zusätzlichen Berechtigungen übersteuern die Grundeinstellungen betreffend Lese- und Schreiberechte. Seite 43 von 51

44 7.13 Überprüfung Sitzungsteilnehmer und vorsitzende beim Sitzungsmanagement Die Sitzungsteilnehmer und vorsitzenden werden beim Speichern nicht mehr überprüft (z.b. bei Sitzungen, unter Details nicht mehr existierende Berechtigungsteams werden nicht mehr überprüft, so dass eine Mutation auch gespeichert werden kann) Anzeigen Feld bei der Form Validierung Wird bei der Form Validierung eine Unstimmigkeit bei einem versteckten Feld (z.b. Zugriffsrechte) entdeckt, so wird das versteckte Feld angezeigt Fehlender Dateianhang Die automatische Überprüfung (Form Validierung) zeigt fehlenden Dateianhang bei einem Dokument, analog zu den anderen Feldern, rot und mit einem Texthinweis an Teams und Rollen Wird ein neues Team oder eine neue Rolle erstellt, ist die Eingabe eines Namens für das Team oder die Rolle neu ein Pflichtfeld Handling von Passwörtern Geänderte Passwörter werden neu in den persönlichen Einstellungen verschlüsselt dargestellt. Dies ist ersichtlich unter Administration, Personen, System-Felder, Alle Änderungen Fehlerhandling Fehlerhandling bei abgelaufener BrainCONNECT-Session wird nun korrekt angezeigt. Bisher drehte sich die Ajax-Sonne endlos. Seite 44 von 51

45 7.19 Fenster verkleinern Wird ein Fenster verkleinert (d.h. nach oben eingeklappt), so wird darunter nicht mehr das Aktenzeichen angezeigt, sondern der Titel des Geschäfts, Dokuments, To-Dos etc Laufnummer-Suche Die Aktenzeichen der Geschäfte und die Sitzungstraktanden weisen eine Laufnummer auf. Ist die Laufnummer bekannt, kann über 4 Zahlen mit führender Null gesucht werden. Beispiele: Geschäftsaktenzeichen wird mit 0723 gesucht, das Traktandum Nummer 88 mit Eingabe unter: 7.21 Sortierung bei To-Dos und andern Views Die Sortierung der Spalten mit den Namen wird neu einheitlich nach Vor- und Nachname sortiert (ebenfalls To-Dos in Geschäften) Mail aus Sitzungsmanagement Im Sitzungsmanagement kann neu aus der Sitzung eines Gremiums (z.b. Gemeinderat) ein Mail versandt werden Nicht verlinkte Dokumente/Mails Dateien oder Mails, die in Gever hochgeladen, aber nicht in einem Geschäft gespeichert wurden (z.b., wenn jemand ein Mail hochlädt und dann versehentlich den Explorer schliesst), sind neu nur noch für den Ersteller sichtbar. Sie werden nach 3 Tagen gelöscht. Solche Items sind auch im Radar nicht mehr sichtbar Dossier-Typen Bei den Dossier-Typen gibt es nur noch Standarddossiers, Dokumentenmappen und Verträge Zugriffsrechte Sitzungsmanagement Im Sitzungsmanagement bleiben die Zugriffsrechte bestehen, auch wenn die Sitzung abgeschlossen wird. Seite 45 von 51

46 7.26 Schreib- und Leserechte bei Sitzungen Schreib- und Leserechte können bei den Sitzungen grundsätzlich nicht verändert werden, wenn die Sitzungen einem Geschäft angehängt sind: Geschäft Gemeinderatssitzungen 2015 Sitzung vom Die Veränderung der Schreib- und Leserechte wird erst dann ermöglicht, wenn ein Subgeschäft in die Hierarchiestufe eingefügt wird. Geschäft Gemeinderatssitzungen Subgeschäft Gemeinderatssitzungen 2015 Sitzung vom Diese Änderung wurde gemacht, weil bei der Verwendung des Systems durch unterschiedliche Gremien die Anzeige aller Sitzungen in der Übersicht nicht mehr übersichtlich ist. Nun kann eingestellt werden, dass z.b. die Feuerwehrkommissionssitzungen nur für das Team Feuerwehrkommission ersichtlich sind Geschäft abschliessen Diese Funktion ist neu eingefügt, bzw. deren Auswirkungen sind angepasst worden. Durch Klicken auf Aktionen / Ändern kann ein Geschäft auf erledigt gesetzt werden, wenn keine offenen To- Dos oder Traktanden vorhanden sind. Damit ist das Geschäft gesperrt, bleibt aber noch im Zugriff mit allen Funktionen. Diese Sperre kann nur durch den Ersteller oder Federführenden aufgehoben werden. Seite 46 von 51

47 Wenn ein Geschäft archiviert werden soll, wird die entsprechende Position im Geschäft (siehe oben) angewählt. Das System erstellt daraus gemäss dem Prozess ech-0160 ein SIP-File, welches dann der Archivlösung übergeben werden kann Favoriten setzen Es wird immer wieder gefragt, ob man für die immer wieder verwendeten Geschäfte Favoriten setzen kann. Wir empfehlen, dazu die Favoritenleiste im Internetexplorer zu verwenden. Dieser hat diese Funktion standardmässig eingebaut. Dabei können auch Ordner angelegt werden. Bei allen Items in BrainCONNECT sind die Metadaten integriert und der Link zum Browser kann über die Systemfelder aufgerufen und in den Favoriten abgelegt werden Sortieren von Dokumenten Wenn mehrere Dokumente in einem Dokumenten-Container enthalten sind, können diese mit der Funktion Aktionen / Ändern manuell sortiert werden. Dazu ist bei Manuelle Sortierung das Häkchen zu setzen. Danach können die entsprechenden Positionen gemäss untenstehendem Beispiel angeklickt und an die gewünschte Position gezogen werden. Seite 47 von 51

48 7.30 Manuelles Sortieren von Traktanden Im Sitzungsmanagement werden die Traktanden automatisch nach den A/B/C/D-Geschäften sortiert. Neu können die Traktanden manuell sortiert werden. Dazu ist die Funktion Aktionen / Ändern zu wählen und bei Manuelle Sortierung das Häkchen zu setzen. Danach kann man die Reichenfolge der Traktanden verändern, indem man ein Traktandum anklickt, festhält und an die gewünschte Position zieht. Dann ist zum Beispiel gemäss untenstehendem Beispiel das Geschäft 694 vor das Geschäft 690 gesetzt worden. Damit können zusammengehörende Geschäfte unabhängig von der Position sachlich zusammengefasst werden. Die Traktandenliste wird nach der manuell gewählten Sortierung erstellt. Nach der Sitzung wird das Häkchen bei der manuellen Sitzung wieder entfernt. Die Traktanden werden danach wieder sortiert nach den Nummern dargestellt Weitere (technische) Anpassungen BrainCONNECT wurde auf den neusten technologischen Stand gebracht, so dass die Software mit den Libraries von Windows 8/10 (.NET 4.5) und Office 2016 kompatibel ist. Fehlermeldungen: Falls keine Verbindung zum Server besteht, wird die Meldung neu in Deutsch angezeigt. Seite 48 von 51

49 8 Neue BrainCONNECT Gever-Version (August 2014) Wir haben eine neue Version von BrainCONNECT Gever erstellt, die in den nächsten Tagen aufgeschaltet wird. Diese enthält verschiedene Optimierungen und Ergänzungen, die in diesem Merkblatt beschrieben sind. 8.1 Anhänge umbenennen Anhänge können neu direkt in BrainCONNECT umbenannt werden. Dazu ist folgendermassen vorzugehen: 1. Öffnen des Geschäftes 2. Öffnen eines Dokumentes 3. Anhang, bei welchem der Dateiname geändert werden soll, auswählen und mit rechter Maustaste daraufklicken 4. Danach auf "Umbenennen" klicken 5. Jetzt kann der Dateiname geändert werden 8.2 BrainCONNECT unterstützt neu alle Browser im View-Modus Neu können alle Dateitypen, welche in BrainCONNECT Gever abgelegt sind, nicht nur im Internet Explorer, sondern auch in andern Browsern wie Firefox, Google Chrome und Apple Safari (inkl. ipad) angeschaut werden. Für externe Benutzer (view-only) bleiben die bestehenden Regelungen unverändert. Öffnen Sie den gewünschten Explorer und geben Sie die IP-Adresse von BrainCONNECT ein. Danach können Sie sich wie gewohnt einloggen. Nun können Sie alle Dateien, welche in den Geschäften abgelegt sind, anschauen, nicht aber bearbeiten. 8.3 Leseberechtigung bei den Traktanden Neu sind alle Traktanden einer Sitzung für Personen in der Rolle "Protokollleser" sichtbar. Das gilt auch für Spezialgremien (z.b. für Protokollleser Feuerwehr). Alle bestehenden Traktanden sind entsprechend angepasst worden (siehe Systemfeld "Leserechte"). Seite 49 von 51

50 8.4 Sitzungen Wenn Sie in einem Geschäft ein Traktandum erstellen, so können Sie auf "Sitzung auswählen" klicken. Die Sitzungs-Auswahlbox wurde optisch angepasst, und die Sitzungsdaten sind nun nach Datum aufsteigend sortiert. Zudem gibt es ein neues Feld "Datei-Anhang". Es ist für alle mit Leseberechtigung sichtbar s Neu können -Anhänge beim Importieren eines Mails gelöscht oder geändert werden. Nach dem ersten Speichern können Anhänge noch umbenennt (rechte Maustaste), aber nicht mehr gelöscht werden. 8.6 Personen / Berechtigungen Neu wird das Feld "In Auswahl Berechtigungen anzeigen" auch bei den Benutzern (unter Administration/Personen) angezeigt. Bisher wurde es nur bei den Teams angezeigt. 8.7 Layout /Styling Lange Titel werden korrekt angezeigt Bisher wurde bei Titeln eines Geschäftes nur eine fixe Länge angezeigt. Der Rest des Titels war nicht sichtbar. Neu wird der Titel in der gesamten eingegebenen Länge angezeigt. Seite 50 von 51

51 8.7.2 Workflow mit mehrzeiligen Tasks Neu können auch Parallel-Workflows mit Mehrfachverzweigungen erstellt werden. 8.8 Weitere Neuerungen Datenbank: Es wurde eine Datenbank-Optimierung (Splittung) vorgenommen. Damit können die Suchzeiten verkürzt werden. Suchfunktion: Die Volltextsuche nach Aktenzeichen ist neu auch für Subgeschäfte möglich. Seite 51 von 51