Handbuch Adressverwaltung

Transkript

1 Handbuch Adressverwaltung Version: 1.1 Erstellt durch: Christian Besmer

2 Einleitung Akkordeon Schweiz bietet allen Sektionen eine webbasierende Softwarelösung für die Verwaltung ihrer Adressbestände. Vorteile: Die Adressen sind auf einem Server gespeichert und werden automatisch gesichert Die gleiche Adresse ist im optimalen Fall nur einmalig im System gespeichert, das heisst diese muss nur einmal geändert werden Für Akkordeon Schweiz ist es möglich anstelle der bisherigen Excellisten online auf folgende Adressen der Sektionen zuzugreifen: Präsident Dirigent Kassier Korrespondenzadresse Die Sektionen haben verschiedene Möglichkeiten Adressen zu exportieren respektive anzuzeigen Für die Benutzung der Adress-Software entstehen den Sektionen keine Kosten. Version: 1.1 2

3 Inhaltsverzeichnis Anmeldung/Abmeldung 4 Startseite / Login 4 Passwort vergessen? 4 Passwort ändern 5 Abmelden 5 Aufbau der Applikation 6 Menübereich 6 Filterfunktionen 6 Adressbrowser 6 Vorschau 6 Adresse 7 Adresse Zuteilen 7 Adresse Einfügen 8 Adresse Bearbeiten 9 Adresse Löschen 9 Exportieren 10 Allgemeines zu Excel Exporten 10 senden (gewählte) 10 Excel (Liste) 11 Excel ohne Funktionen (Liste) 11 Excel alle Korrespondenzadressen 11 Etiketten ohne Funktionen (Liste) 11 Etiketten Korrespondenzadressen 12 Outlook vcard (Gewählte) 13 Adressliste Regionalverband 13 Excel Sektionsdaten 13 Verwalten 14 Sektion 14 Begriffsdefinitionen 16 Version: 1.1 3

4 Anmeldung/Abmeldung Die Adressdatenbank ist nur mittels Benutzername und Passwort zugänglich. Mit dem Login wird die Software von Zugriffen durch Dritte geschützt. Startseite / Login Die Adressdatenbank ist über folgenden Link aufzurufen. Funktionslogin meiner Sektion: Benutzername: Passwort: adresse: Passwort vergessen? Wenn das Passwort vergessen wurde kann automatisch ein neues generiert werden. Das neue Passwort wird an die adresse aus dem Funktionslogin gesendet. Stimmen die Angaben überein wird automatisch eine mit dem Benutzername und dem neuen Passwort zugestellt. Version: 1.1 4

5 Passwort ändern Das Passwort kann von jedem Verein selber geändert werden. Dabei muss die Adresse mit der Funktion Funktionslogin gefiltert und bearbeitet werden. (siehe Filterfunktionen und Adresse Bearbeiten) Fenster schliessen um Änderungen NICHT zu speichern Nach der ersten Anmeldung ist eine adresse zu hinterlegen Mailadresse kontrollieren Benutzername kontrollieren Passwort anpassen Speichern Bei erfolgreicher Speicherung wird dies bestätigt. Abmelden Nach dem Arbeiten IMMER mit Logout die Adressverwaltung verlassen. (Menübereich) Version: 1.1 5

6 Aufbau der Applikation Die Anwendung ist in vier Bereiche aufgeteilt. Blau Menübereich Grün Adressbrowser Rot Filterfunktionen Gelb Vorschau Menübereich Im Menübereich stehen alle Funktionen der Adressverwaltung zur Verfügung. Das Programm arbeitet nicht mit Funktionen über ein Kontextmenü (rechte Maustaste). Die unterschiedlichen Menüs sind im Handbuch als Kapitel entsprechend beschrieben. Filterfunktionen Die Filterfunktionen beziehen sich auf den Adressbrowser. Über die Filterfunktionen können einfache Selektionen gemacht werden. Die Selektionskriterien sind: Regionalverband Sektion Funktion Freitextsuche Alle/Aktualisieren Auswahl des Regionalverband Auswahl der Sektion Auswahl aller Funktionen (nur eine Auswahl möglich) Sucht in Name, Vorname, Strasse nach Übereinstimmungen Setzt die Filterfunktion auf den Ursprungswert zurück Adressbrowser Im Adressbrowser werden die selektierten Adressen angezeigt. Es werden nur Adressen angezeigt welche der angemeldete Benutzer auch bearbeiten darf. Vorschau Wird im Adressbrowser eine Adresse angewählt erscheinen die Details dazu in der Vorschau. Version: 1.1 6

7 Adresse Ziel der Adressverwaltung ist es jede Adresse nur einmal in der Datenbank zu führen. Das Programm macht eine lexikalische Suche bei der Eingabe einer neuen Adresse ob eine gleiche Adresse bereits besteht. Deshalb immer zuerst über die Funktion Adresse Zuteilen suchen ob die Adresse bereits besteht. (Gelber Bereich) Adresse Zuteilen Der Menüpunkt Adresse zuteilen öffnet automatisch die Zuteilung der markierten Adresse aus dem Adressbrowser. Die Adresse ist im oberen Bereich des Fensters sichtbar. Rot Grün Blau Aktuelle Adresse neue Zuteilung einfügen. Funktion wählen, dann einfügen Löschen von Zuordnungen, sofern berechtigt Gelb Neue Adressen suchen welche noch nicht im Adressbrowser sind, können im Suchbereich gesucht werden. Ist die entsprechende Adresse vorhanden kann diese mit Wählen übernommen werden. Sie wird dann im Adressbereicht angezeigt und die Zuteilungen können gemacht werden. Version: 1.1 7

8 Adresse Einfügen Falls eine Adresse über die Zuteilung nicht gefunden werden kann, ist diese neu anzulegen. Durch die Funktion Adresse Einfügen öffnet sich ein leeres Adressformular. Dieses ist mindestens mit den Pflichtfeldern zu füllen *. Abbrechen ohne zu speichern Die Pflichtfelder sind auszufüllen Diese Felder sind Leer zu lassen (nur Funktionslogin) Falls die Adresse noch nicht existiert, und alle Eingaben korrekt sind kann die Adresse eingefügt werden. Das Programm bestätigt die Anlage. Nach dem Klick auf OK kann man die Zuteilung vornehmen um die Adresse wird dann im Adressbrowser sichtbar. (siehe Adresse Zuteilen) Version: 1.1 8

9 Adresse Bearbeiten Um eine bestehende Adresse zu editieren muss diese im Adressbrowser selektiert werden. Mit der Funktion Adresse Bearbeiten wird dann das Adressformular geöffnet, und die nötigen Änderungen können vorgenommen werden. Abbrechen ohne zu speichern Diese Felder sind Leer zu lassen (nur Funktionslogin) Speichern der Änderungen Bestätigung des Programms bei erfolgreicher Speicherung Adresse Löschen Eine Adresse wird automatisch gelöscht wenn alle ihre Funktionen gelöscht sind. Soll eine Adresse nicht mehr im Adressbrowser auftauchen, sind lediglich die Zuteilungen zu löschen. Version: 1.1 9

10 Exportieren Für den Export stehen diverse Funktionen zur Verfügung. Diese sind entweder vordefiniert, oder beziehen sich auf den Adressbrowser oder die darin gewählte Adresse. Allgemeines zu Excel Exporten Diese Abfragen kommen bei allen Exportfunktionen ins Excel, und werden darum nur einmal beschrieben. Je nach Browser und Einstellungen unterschiedlich. Abfrage nach zu öffnendem Programm. Die Adressverwaltung exportiert eine Textdatei mit Tabulatoren. Diese werden von Excel als beschädigt betrachtet. Kann aber Problemlos mit ja bestätigt werden. Dann stehen die Daten im Excel zum Weiterverarbeiten zur Verfügung. ACHTUNG: Beim Speichern in Excel darauf achten dass das Format von Text auf Excel umgestellt wird. senden (gewählte) Die Adressverwaltung öffnet das Standard Mailprogramm und erzeugt eine neue nachricht mit dem Empfänger der gewählten Adressen im Adressbrowser. Die Funktion ist abhängig vom installierten Mailprogramm auf dem PC. Version:

11 Excel (Liste) Über die Filterfunktionen kann die Liste im Adressbrowser bestimmt werden. Alle Adressen aus dem Adressbrowser werden mit ihrer Funktionen und ihren Zuteilungen exportiert. Excel ohne Funktionen (Liste) Gleiche Funktion wie Excel (Liste) doch beim Export wird jede Adresse nur einmal ausgegeben. z.b. Selektion einer Sektion zeigt den Präsidenten z.v. dreimal an. Einmal in der Funktion als Aktivmitglieder, einmal als Korrespondenzadresse, und ein drittes Mal als Präsident. Bei diesem Export werden die Funktionen nicht ausgegeben, und die Adresse erscheint lediglich einmal. Excel alle Korrespondenzadressen Die Korrespondenzadresse ist eine Excelliste welche keinen Einfluss auf die Adressen im Adressbrowser oder das Login hat. Sie exportiert alle Korrespondenzadressen der Adressverwaltung. Im Excel kann dann z.b. ein Filter auf die Region gemacht werden. Etiketten ohne Funktionen (Liste) Diese Funktion hat dieselbe Selektionslogik wie die Funktion Excel ohne Funktionen (Liste) mit dem Unterschied das die Daten nicht ans Excel sondern direkt an den Drucker gesendet werden. Ein Etikettendialog fragt nach der Grösse der Etiketten, und stellt diese entsprechend auf dem Bildschirm zusammen. Version:

12 Etiketten Korrespondenzadressen Diese Funktion hat dieselbe Selektionslogik wie die Funktion Excel Korrespondenzadressen mit dem Unterschied das die Daten nicht ans Excel sondern direkt an den Drucker gesendet werden. Ein Etikettendialog fragt nach der Grösse der Etiketten, und stellt diese entsprechend auf dem Bildschirm zusammen. Die Filterfunktion ermöglicht das Drucken von Korrespondenzadressen aus dem Unterverbandsgebiet. Version:

13 Outlook vcard (Gewählte) Die Funktion öffnet die im Adressbrowser markierte Adresse im Standartmailprogram als Kontakt. Dort kann diese abgespeichert werden.. Adressliste Regionalverband Diese Funktion biete die Möglichkeit die aktuelle Mutationsliste jedes Regionalverbandes anzuschauen. Die Daten können nicht exportiert werden. Diese werden lediglich am Bildschirm angezeigt. Die Liste bietet die Möglichkeit auch Überregional Kontakte wie Präsidenten, oder Dirigenten zu finden. Excel Sektionsdaten Lieferten einen Export aller Vereine aus der Adressverwaltung mit Gründungsjahr, Probetag, und Website. Version:

14 Verwalten Unter Verwaltung stehen diverse Funktionen zum Bearbeiten der Stammdaten zu Verfügung. Diese werden hauptsächlich von Akkordeon Schweiz verwendet. Sektion Der Regionalverband hat die Möglichkeit mit dem entsprechenden Login auf die Sektionsstammdaten zuzugreifen. Dort werden z.b. die Mitgliederzahlen mutiert. Blau Rot Grün Bearbeiten Löschen Neu Anlegen Version:

15 ACHTUNG: Jünger 20 + Älter 20 = Aktive Total Muss manuell gerechnet werden Schwyzerörgeler werden informativ angegeben, und müssen in den Anzahlen Jünger / Älter 20 beinhaltet sein. Version:

16 Begriffsdefinitionen Begriff Funktionslogin Korrespondenzadresse Funktionen Berechtigungen Stufen Definition Spezielle Adresse welche NUR für das Login verwendet wird. Die Adresse MUSS eine adresse haben. Eine Adresse z.b. Präsidenten welcher die Korrespondenz für den Verein erhält. Die Korrespondenzadresse kann über Adresse zuteilen als Funktion zugeordnet werden. Funktionen unterscheiden sich nach ihrer Stufe der Zuteilung. Bestimme Funktionen sind nur auf bestimmten Ebenen möglich. Ebenfalls ist der Funktion hinterlegt ob sie für übergeordnete Stufen sichtbar ist. Das Programm unterscheidet drei Berechtigungen: Sektion, Region, Verband. Je nach Berechtigungstufe gibt es Funktionslogins. Diese steuern die angezeigten Adressdaten und die freigeschalteten Funktionen. Berechtigungsstufe Sektion: Sieht nur Adressen der eigenen Sektion. Berechtigungsstufe Region: Sieht von den zugehörigen Sektionen die Adressen mit der Funktion Präsident, Dirigent, Kassier Zudem alle eigenen Adressen mit Funktionen auf Stufe Region. Berechtigungsstufe Zentral: Sieht von ALLEN Sektionen die Adressen mit der Funktion Präsident, Dirigent, Kassier Zudem alle eigenen Adressen mit Funktionen auf Stufe Zentral. Version: