Benutzerhandbuch. Informationsmanagment System (IMS) der Ruhr-Universität Bochum

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Georg Raske
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1 Benutzerhandbuch Informationsmanagment System (IMS) der Ruhr-Universität Bochum Cognos Version Juni 2018

2 INHALT 1 Anmeldung Startseite Navigationsleiste Suche Themenbereiche Applikationsleiste Funktionsbereich für Berichte Weitere Berichtsfunktionen Drilldown/ Drillup Spalten- oder Zeilenüberschriften des Berichts fixieren Blättern bei mehrseitigen Berichten Anzeige-/ Auswahlmenü Teilen und Abmelden Teilen Abmelden... 8

1 ANMELDUNG Über den Link www.rub.de/ims/login 1 gelangen Sie zum Anmeldebildschirm für das Informationsmanagment-System (IMS) der RUB.

3 1 ANMELDUNG Über den Link 1 gelangen Sie zum Anmeldebildschirm für das Informationsmanagment-System (IMS) der RUB. Geben Sie hier Ihre RUB- LoginID und Ihr Passwort ein und klicken Sie auf Anmelden. Nach erfolgreicher Anmeldung öffnet sich automatisch die Startseite. 2 STARTSEITE Die Startseite ermöglicht Ihnen einen schnellen Zugriff auf die Themenbereiche. Je nachdem, für welche Themenbereiche (Finanz-Info, Raum-Informations-System, HEP, ) Sie berechtigt sind, werden Ihnen auf der Startseite verschiedene Kacheln angezeigt. Jede Kachel bildet einen Themenbereich ab. Durch einen Klick auf ein Kachelbild gelangen Sie zum ausgewählten Themenbereich. Beispiel: Mit Klick auf die Kachel Finanz-Info öffnet sich der Bericht Gesamtübersicht aus dem Themenbereich Finanzinfo. 1 Bitte speichern Sie sich diesen Link genauso als Lesezeichen in Ihrem Browser ab. SEITE 1 8

Im Kopf der Startseite stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfügung: Handbuch öffnen eine Email an das IMS-Helpdesk (ims-helpdesk@uv.ruhr-uni-bochum.

4 Im Kopf der Startseite stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfügung: Handbuch öffnen eine an das IMS-Helpdesk schreiben Link zum IMS Glossar Link zur IMS FAQ Seite 3 NAVIGATIONSLEISTE Die Navigationsleiste befindet sich auf der linken Seite. Hier stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfügung: Startseite Suche (s. S. 3) Themenbereiche (s. S. 3) Zuletzt verwendete Berichte Über dieses Icon gelangen Sie jederzeit zurück zur Startseite Über dieses Icon können Sie nach Berichten suchen. Das Ergebnis dieser Suche können Sie speichern und filtern. Über dieses Icon haben Sie Zugriff auf die weiteren, in den Themenbereichen hinterlegten Berichte. Über dieses Icon haben Sie einen Schnellzugriff auf die zuletzt von Ihnen verwendeten Berichte. SEITE 2 8

Um die gespeicherten Suchen angezeigt zu bekommen, muss das Eingabefeld für die Suche leer sein. Klicken Sie hierzu auf das Icon am Ende des Suchfeldes.

5 3.1 SUCHE Über die Suchfunktion in der Navigationsleiste können Sie nach Berichten oder Ordnern suchen. Geben Sie den Namen des gesuchten Berichts/Ordners in das Suchfenster ein und klicken Sie ENTER. Über das Icon können Sie eine Suche abspeichern und später noch einmal aufrufen. Um die gespeicherten Suchen angezeigt zu bekommen, muss das Eingabefeld für die Suche leer sein. Klicken Sie hierzu auf das Icon am Ende des Suchfeldes. Über dieses Icon können Sie auch gespeicherte Suchen wieder löschen. 3.2 THEMENBEREICHE Über das Ordnersymbol in der Navigationsleiste haben Sie Zugriff auf Berichte, die in den für Sie berechtigten Themenbereichen abgelegt sind. Klicken Sie hierzu auf das Ordnersymbol. Es öffnet sich eine Slideout Fenster. Wählen Sie den gewünschten Themenbereich. SEITE 3 8

In dem ausgewählten Themenbereich können Sie einen Bericht öffnen,

Der Bericht wird standardmäßig im voreingestellten Berichtsformat

6 In dem ausgewählten Themenbereich können Sie einen Bericht öffnen, indem Sie auf den Namen des Berichts klicken. Der Bericht wird standardmäßig im voreingestellten Berichtsformat (HTML, Excel, PDF)ausgeführt. Sie können das Navigationsfenster breiter ziehen, um z.b. den Berichtsnamen oder den Navigationspfad vollständig lesen zu können. Linke Maustaste gedrückt halten und nach links oder rechts ziehen SEITE 4 8

Um das Slideout Fenster wieder auszublenden muss man in der Navigationsleiste auf das Symbol klicken, mit dem man das Slideout Fenster geöffnet hat.

7 Um das Slideout Fenster wieder auszublenden muss man in der Navigationsleiste auf das Symbol klicken, mit dem man das Slideout Fenster geöffnet hat. Erklärung der Icons im Slideout Fenster: Mit dem Zurück-Pfeil können Sie eine Ebene zurück navigieren. Wenn das Slideout Fenster nicht breit genug ist, um den kompletten Pfad anzuzeigen, dann wird das Symbol ausgeblendete Elemente angezeigt. Mit Klick auf den Ordner bekommen Sie einen Schnellzugriff auf die Ebenen des Navigationspfads. oder Ordner/Unterordner Bericht Hinweis: Bitte beachten Sie, dass neu geöffneten Berichte im gleichen Fenster Ihres Browsers geöffnet werden. Sie können über das Anzeige-/Auswahlmenü in der Mitte der Applikationsleiste (s. Kapitel 4.3) zwischen den geöffneten Berichten wechseln und diese auch schließen. SEITE 5 8

1 FUNKTIONSBEREICH FÜR BERICHTE Sie können einen ausgeführten Bericht in einem anderen Format (z.b. Excel, PDF) ausführen. Klicken Sie hierzu in der Applikationsleiste auf das Icon.

8 4 APPLIKATIONSLEISTE Die Applikationsleiste befindet sich im oberen Bereich. Diese ist aufgeteilt in einen Funktionsbereich für Berichte (auf der linken Seite), ein Anzeige-/Auswahlmenü (in der Mitte) und einen Bereich zum Teilen und Abmelden (auf der rechten Seite). 4.1 FUNKTIONSBEREICH FÜR BERICHTE Sie können einen ausgeführten Bericht in einem anderen Format (z.b. Excel, PDF) ausführen. Klicken Sie hierzu in der Applikationsleiste auf das Icon. Es öffnet sich eine Liste der verfügbaren Formate. Um einen Bericht mit einer vorgeschalteten Eingabeaufforderungsseite noch einmal mit geänderten Eingabeaufforderungswerten neu auszuführen, klicken sie auf. Haben Sie durch einen Drill-through von einen Bericht in den nächsten gewechselt (z.b. im Finanzinfo von der Gesamtübersicht in die Kontoübersicht) erscheint in der Applikationsleiste ein Zurück-Pfeil, über den Sie wieder in den vorherigen Bericht zurück wechseln können. 4.2 WEITERE BERICHTSFUNKTIONEN DRILLDOWN/ DRILLUP In einigen Berichten haben Sie die Möglichkeit, durch einen Drilldown detailliertere Informationen zu erhalten. Bei einem Drilldown auf z.b. die Fächergruppe werden die dargestellten Informationen auf die Ebene der Fakultäten runtergebrochen. Drilldown- und SEITE 6 8

auf die Fächergruppe Ingenieurwissenschaften) und wählen Sie mit der linken Maustaste Drilldown aus.

9 Drillup-Funktionen stehen nur in ausgewählten Berichten zu Verfügung. Klicken Sie im Bericht für einen Drilldown mit der rechten Maustaste auf das Element, für welches Sie einen Drilldown durchführen möchten (z.b. auf die Fächergruppe Ingenieurwissenschaften) und wählen Sie mit der linken Maustaste Drilldown aus. Um wieder zur Ebene der Fächergruppe zurück zu gelangen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Fakultät und wählen mit der linken Maustaste Drillup aus SPALTEN- ODER ZEILENÜBERSCHRIFTEN DES BERICHTS FIXIEREN Bei Berichten mit sehr vielen Spalten oder Zeilen ist es manchmal hilfreich, die Spalten- und/ oder Zeilenüberschriften zu fixieren. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste innerhalb des Berichts und wählen Sie mit der linken Maustaste Zeilenüberschriften fixieren oder Spaltenüberschriften fixieren aus. Bei langen Berichten und der Funktion Spaltenüberschrift fixieren erscheint rechts neben dem Bericht ein Scrollbalken. Bei breiten Berichten und der Funktion Zeilenüberschrift fixieren erscheint unter dem Bericht ein Scrollbalken. Zum deaktivieren dieser Funktion klicken Sie erneut mit der rechten Maustaste innerhalb des Berichts und wählen Sie mit der linken Maustaste Fixierung der Zeilenüberschriften aufheben oder Fixierung der Spaltenüberschriften aufheben aus BLÄTTERN BEI MEHRSEITIGEN BERICHTEN Wenn ein Bericht mehrere Seiten beinhaltet, dann erkennt man das an der Leiste ganz unten. Um seitenweise zu blättern wählen Sie bitte Nach unten (um eine Seiter weiter SEITE 7 8

Durch einen Klick auf den kleinen Pfeil öffnet sich eine Liste der aktuell geöffneten Berichte.

10 zu blättern) oder Nach oben (um eine Seite zurück zu blättern). Wählen Sie Unten oder Oben um direkt ans Ende oder an den Anfang zu wecheln. 4.3 ANZEIGE-/ AUSWAHLMENÜ Im Anzeige-/Auswahlbereich wird Ihnen der Name des aktuell geöffneten Berichts angezeigt und Sie können zwischen geöffneten Berichten und der Startseite wechseln. Durch einen Klick auf den kleinen Pfeil öffnet sich eine Liste der aktuell geöffneten Berichte. Sie können zu einem anderen Bericht oder zur Startseite wechseln, indem Sie diesen in der Liste auswählen. Durch einen Klick auf das Icon können Sie nicht mehr benötigte Berichte schließen. 4.4 TEILEN UND ABMELDEN TEILEN Sie können Berichte mit anderen Nutzern teilen. Über die Schaltfläche Teilen erhalten Sie einen Link zu dem aktuell geöffneten Bericht. Diesen können Sie anderen Personen zukommen lassen oder in Dokumenten hinterlegen. Um den im Link hinterlegten Bericht öffnen zu können, muss man über die für diesen Bericht erforderlichen Berechtigungen im System verfügen (Anmeldung mit RUB- LoginID und Passwort). Über einen weitergeleiteten Link können nur Berichte geöffnet werden, die man auch bei direkter Anmeldung sehen und öffnen könnte. Es greifen die üblichen Berechtigungs- und Sicherheitseinstellungen ABMELDEN Über das Nutzer-Icon rechts in der Applikationsleiste können Sie sich abmelden. SEITE 8 8

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