über die Finanzplanung, Budgetierung, Finanzbeschlüsse sowie über die Zusammenarbeit mit der Rechnungsprüfungskommission

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1 Reglement über die Finanzplanung, Budgetierung, Finanzbeschlüsse sowie über die Zusammenarbeit mit der Rechnungsprüfungskommission vom 24. Mai 2016 Der Gemeinderat Schattdorf, gestützt auf die Gemeindeordnung 1 sowie die Verordnung über das Verfahren in den Behörden 2, beschliesst: 1. Kapitel: ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN Artikel 1 Gegenstand Dieses Reglement regelt die Finanzplanung, die Budgetierung, die Auslösung von Zahlungskrediten, die unterjährigen Finanzbeschlüsse für den Gemeinde- und Schulrat sowie die Zusammenarbeit mit der Rechnungsprüfungskommission. Artikel 2 Zweck Dieses Reglement dient der Präzisierung und der Klarstellung der Bestimmungen der GO. 2. Kapitel: Begriffe Artikel 3 Gebundene Ausgaben 1 Eine Ausgabe gilt als mittelbar gebunden, wenn in Bezug auf ihren Umfang, den Zeitpunkt ihrer Vornahme oder andere wesentliche Modalitäten keine grosse Handlungsfreiheit besteht. 2 Ist die Handlungsfreiheit stark eingeschränkt, handelt es sich um eine unmittelbar gebundene Ausgabe. 3 Tatsächlich gebundene Ausgaben liegen vor, wenn die Gemeinde ausserhalb des gesetzgeberisch geordneten Verfahrens dringliche Massnahmen treffen muss, um seine Sicherheit zu wahren. Artikel 4 Neue Ausgaben Eine Ausgabe ist neu, wenn sie nicht als gebunden gilt. 1 GO; RSS RSS

2 1.52 Artikel 5 Delegierte Aufgabe 1 Eine delegierte Ausgabe liegt vor, wenn eine besondere Rechtsvorschrift eine Behörde oder eine Kommission gemäss GO Artikel 52 ermächtigt, eine Ausgabe abweichend von der ordentlichen Kompetenzordnung zu beschliessen. 2 Der besondere Rechtserlass gemäss Absatz 1 ist durch die offene Dorfgemeinde zu erlassen. Artikel 6 Zahlungskredit 1 Der Zahlungskredit gibt die Ermächtigung, während eines Kalenderjahres für einen bestimmten Zweck Ausgaben bis zu einem bestimmten Höchstbetrag zu tätigen. 2 Zahlungskredite werden als Budget-, Nachtrags- oder Vorschusskredite bewilligt. 3 Der Nachtragskredit ist die Ergänzung eines nicht bestehenden oder nicht ausreichenden Budgetkredits. 4 Eine Kreditüberschreitung liegt vor, wenn ein Zahlungskredit überzogen wird. 3. Kapitel: FINANZPLAN Artikel 7 Zuständigkeit und Zweck 1 Gemäss GO Artikel 79 hat der Gemeinderat einen Finanzplan zu erstellen. 2 Der Finanzplan dient der systematischen Prognose, Steuerung und Kontrolle sämtlicher Ertragsund Aufwandpositionen, die in der Gemeinde Schattdorf aufgrund der geplanten künftigen Aktivitäten anfallen werden. 3 Ziel des Finanzplans ist, dass die Finanzlage der Gemeinde Schattdorf mittelfristig im Lot bleibt. 4 Mit dem Finanzplan orientiert der Gemeinderat über die mittelfristig vorgesehenen Investitionen. Er wird den Stimmberechtigten an der Budgetdorfgemeinde zur Kenntnis gebracht. 5 Der Finanzplan enthält ein Budgetjahr sowie mindestens die fünf folgenden Jahre. Artikel 8 Verfahren 1 Für die Ausarbeitung des Finanzplans ist die Verwaltung zuständig. Sie berücksichtigt dabei die strategischen Ziele des Gemeinderates sowie die zur Werterhaltung des Verwaltungs- und Finanzvermögens vorgesehenen Investitionen. 2 Der Finanzplan ist jeweils bis 30. Juni des Jahres vom Gemeinderat zu verabschieden. Er ist nach dem Budgetprozess zu aktualisieren und dem Gemeinderat per Post oder zur Kenntnis zu bringen. 2

3 4. Kapitel: BUDGET Artikel 9 Zuständigkeit Der Gemeinderat ist gemäss Artikel 65 der GO zuständig, das Budget zu erarbeiten und der offenen Dorfgemeinde dazu Antrag zu stellen. Artikel 10 Verfahren 1 Die Behörden und Kommissionen werden spätestens am 15. Mai durch die Verwaltung aufgefordert, entsprechende Anträge einzureichen. 2 Begründete Anträge von Kommissionen und Dritten müssen der Finanzabteilung bis am 30. Juni vorliegen. 3 Die erste Lesung des Budgets findet Anfang September statt. 4 Zur ersten Budgetsitzung wird der Schulrat eingeladen. 5 Der Verwalter entscheidet zusammen mit der Verwaltung, welche neue Ausgaben im Budget berücksichtigt werden unter bestmöglicher Berücksichtigung der politischen Ziele des Gemeinderates. 6 Die zweite Lesung des Budgets findet in der Regel zwei Wochen nach der ersten Lesung statt. 7 Die Prüfung der Rechnungsprüfungskommission inkl. Berichterstattung zuhanden der offenen Dorfgemeinde wird bis spätestens 10 Tage nach der zweiten Lesung durchgeführt. 8 Das Budget wird von der offenen Dorfgemeinde im Herbst als Budgetkredit für das nächste Jahr verabschiedet. Es besteht in erster Linie aus einer Vielzahl von Zahlungskrediten gemäss Artikel 6, die mit dem Budget global beschlossen und zuhanden der offenen Dorfgemeinde verabschiedet werden. Artikel 11 Unterlagen Anlässlich der ersten Budgetsitzung müssen folgende Unterlagen vorliegen: Der aktuelle Finanzplan gemäss Artikel 8 Absatz 2. Eine Liste mit sämtlichen neuen Ausgaben gemäss Artikel 4 sowie den wesentlichen zusätzlichen gebundenen Ausgaben gemäss Artikel 3 dieses Reglements. Eine Liste mit den nicht berücksichtigten Budgeteingaben. Der Stellenplan der Einwohnergemeinde, der dem Budget zugrunde liegt. Der Stellenplan der Schulgemeinde, der dem Budget zugrunde liegt. Die Klassenplanung der Schule Schattdorf inkl. die detaillierten Schülerzahlen. Eine Liste der Investitionen (Zahlungskredite von mehr als CHF ) Die aktuelle Investitionsplanung über die Strasseninfrastruktur der Gemeinde Schattdorf. Der aktuelle Investitionsplan zur Umsetzung der Immobilienstrategie der Gemeinde Schattdorf (sobald erarbeitet). Der Massnahmenplan aus dem Siedlungsleitbild der Gemeinde Schattdorf. 3

4 Kapitel: Kompetenzen Artikel 12 Mittelbar gebundene Ausgaben 1 Personalausgaben gelten grundsätzlich als mittelbar gebundene Ausgaben. 2 Unterjährig können keine Verpflichtungen aufgrund mittelbar gebundener Ausgaben eingegangen werden. Sie sind in Verschärfung zu den Bestimmungen gemäss GO Artikel 77 der offenen Dorfgemeinde zum Beschluss zu unterbreiten. 3 Bei den Lehrpersonen gilt Absatz 2 nicht. Massgebend ist die jeweilige Klassenplanung für das kommende Schuljahr. Artikel 13 Unmittelbar gebundene Ausgaben Unmittelbar gebundene Ausgaben sind durch den Gemeinde- oder Schulrat zu beschliessen. Artikel 14 Tatsächlich gebundene Ausgaben Tatsächlich gebundene Ausgaben sind durch den Gemeinde- oder Schulrat zu beschliessen. Artikel 15 Neue Ausgaben Neue Ausgaben werden entweder durch den Gemeinderat, den Schulrat, die offene Dorfgemeinde oder an der Urne beschlossen. Die entsprechenden Grenzbeträge ergeben sich aus GO Artikel 11 und 37 und Kapitel: Nicht budgetierte Ausgaben Artikel 16 Allgemeine Bestimmung Über nicht budgetierte Ausgaben ist zur allgemeinen Übersicht sowie zur Sicherstellung der Kompetenzen von Gemeinde- und Schulrat eine separate Liste zu führen. Artikel 17 Vorgehen 1 Der Leiter Finanzen führt eine Liste mit allen Finanzbeschlüssen des Gemeinde- und des Schulrates. Diese wird jeweils aufgrund der finanzrelevanten Protokollauszüge nachgeführt und betreffen in der Regel das laufende Jahr. 2 Die Abteilung Finanzen erhält zur Führung der Liste gemäss Absatz 1 von jedem finanzrelevanten Beschluss des Gemeinde- oder Schulrates eine Kopie. 4

5 3 Die Liste der Finanzbeschlüsse beinhaltet mindestens folgende Angaben: Handelt es sich um eine budgetierte Ausgabe Handelt es sich um eine gebunden Ausgabe oder um eine neue Ausgabe Die Höhe der jeweiligen Ausgabe Belastungskonto Datum des Beschlusses 4 In jedem Beschluss sind die Mindestangaben gemäss Absatz 3 festzuhalten. 5 Finanzbeschlüsse für das folgende Jahr, welche vor der ersten Budget-Lesung behandelt werden, gelten immer vorbehältlich der Zustimmung im ordentlichen Budgetprozess. Dies ist im Beschluss zu vermerken. 6 Solche Beschlüsse werden automatisch im Budgetprozess nochmals vorgelegt und können dort abgeändert werden. Der Entscheid im Budgetprozess bzw. der offenen Dorfgemeinde ist dann verbindlich. 7 Will der Gemeinderat, dass auf einen Antrag oder ein Gesuch nicht eingetreten wird, so wird der Eingang unter den Orientierungen protokolliert und dem Gesuchsteller separat mitgeteilt. Artikel 18 Publikation Die Beanspruchung der Finanzkompetenzen durch den Gemeinde- oder den Schulrat wird in der offiziellen Jahresrechnung ausgewiesen. Artikel 19 Abgrenzung Ausgaben 1 Nicht der Zeitpunkt des Beschlusses ist relevant, sondern wann die Ausgaben getätigt werden. 2 Verschiebt sich der Ausführungstermin unplanmässig ins nächste Jahr, muss wiederum überprüft werden, ob diese Ausgaben budgetiert worden sind. Die Liste der Finanzbeschlüsse muss entsprechend angepasst werden. 3 Nach der Erstellung des Budgets beschlossene Ausgaben belasten vorbehältlich Artikel 7 Absatz 4 die Finanzkompetenz des Gemeinde- oder des Schulrates für das laufende oder folgende Jahr. 4 Erfolgt die Ausführung erst im neuen Jahr, wird die Finanzkompetenz des neuen Jahres belastet. Über Abgrenzungen entscheidet der Leiter Finanzen. 5 Es gibt bei Zahlungskrediten gemäss GO Art. 71 keine Kreditüberträge. 6 Einzelne Budgetpositionen (Zahlungskredite) können nicht miteinander verrechnet werden. 5

6 Kapitel: AUSLÖSEN VON AUSGABEN Artikel 20 Allgemeines 1 Budgetierte oder beschlossene Ausgaben können durch den ressortzuständigen Gemeinde- oder Schulrat oder die Verwaltung im Rahmen der Zweckbindung ausgelöst werden. Nähere Ausführungen können bei Bedarf in einem Behörden-Beschluss geregelt werden. 2 Die Behörden oder die Gemeindeverwaltung sind ermächtigt, aber nicht verpflichtet, die budgetierten Ausgaben zu tätigen. 3 Der besondere Rechtserlass gemäss Artikel 5 ist durch die offene Dorfgemeinde zu erlassen. 8. Kapitel: ZUSAMMENARBEIT MIT DER RECHNUNGSPRÜFUNGSKOMMISSION Artikel 21 Rechnungsprüfungskommission 1 Die Rechte und Pflichten der Rechnungsprüfungskommission sind in Abschnitt 5 der GO geregelt. 2 Insbesondere steht der Rechnungsprüfungskommission ein umfassendes Einsichtsrechts gemäss GO Artikel 49 zu. 3 Bei nicht im Budget enthaltenen Finanzbeschlüssen, welche den Betrag von CHF übersteigen, erhält die Rechnungsprüfungskommission automatisch den entsprechenden Beschluss zugestellt. 4 Die Liste der Finanzbeschlüsse wird bei der jährlichen Prüfung der Rechnungsprüfungskommission sowie der Revisionsstelle vorgelegt. Auf Verlangen der Rechnungsprüfungskommission kann die Liste jederzeit vorgelegt werden. 5 Der Gemeinderat bringt der Rechnungsprüfungskommission unmittelbar nach der zweiten Budgetlesung den Finanzplan sowie die Eckzahlen des Budgets zur Kenntnis. 6 Die Rechnungsprüfungskommission prüft das Budget gemäss GO Artikel 47 Absatz 2 in Verbindung mit Artikel 48 Buchstabe d und verfasst den Bericht zuhanden der offenen Dorfgemeinde bis am Ende von Kalenderwoche Die Rechnungsprüfungskommission prüft die Jahresrechnung gemäss GO Artikel 47 Absatz 2 in Verbindung mit Artikel 48 Buchstabe a und verfasst den Bericht zuhanden der offenen Dorfgemeinde bis am Ende von Kalenderwoche Der Präsident der Rechnungsprüfungskommission sowie der Verwalter stimmen rechtzeitig vor dem Beginn eines Prüfungsjahres (Beginn 1. Juli) das vorgesehene Prüfungsprogramm der Rechnungsprüfungskommission sowie die Bedürfnisse des Gemeinderates ab. Die entsprechende Koordinationsaufgabe ist Sache des Präsidenten der Rechnungsprüfungskommission. 6

7 9 Die Berichte der Rechnungsprüfungskommission werden mit dem zuständigen Gemeinderatsmitglied besprochen. Das zuständige Gemeinderatsmitglied erstattet dem Gemeinderat Bericht und beantragt soweit opportun einen Antrag. 10 Bei Berichten, die die Schule betreffen, ist für die Besprechung eine Vertretung des Schulrates einzuladen. 9. Kapitel: SCHLUSSBESTIMMUNGEN Artikel 22 Inkrafttreten Dieses Reglement tritt am 1. Juni 2016 in Kraft. Im Namen des Gemeinderats Der Präsident: Rolf Zgraggen Der Gemeindeschreiber a. i.: Christian Mattli 7