Der Digitale Personalakt. Best Practices und Projekterfahrungen
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- Richard Berger
- vor 5 Jahren
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Transkript
1 Der Digitale Personalakt Best Practices und Projekterfahrungen
2 Typische Probleme Langwieriges Suchen bzw. Finden von Informationen Uneinheitliche Ablage der Informationen (Papierordner, Fileserver, Mailserver, ) Teilweise dezentrale (und mehrfache) Ablage der Informationen (v.a. bei verteilten Standorten) Viele Dokumenten kommen schon elektronisch ins Unternehmen Platzmangel und Raumnot
3 Ziele eines Personalakts Ablage, Verwaltung und Recherche alle Mitarbeiterdokumente Keine doppelte Pflege von Stammdaten zum Mitarbeiter Vermeidung von Medienbrüchen Alle Informationen in einer Oberfläche Einfache Steuerung der Zugriffsberechtigungen und Aufbewahrungsfristen Schneller und gezielter Zugriff auf alle Informationen
4 Konzeption eines Personalakts - Basisfunktionen Stammdaten (Anbindung an HR System) Struktur und Inhaltsverzeichnis Wege in den Personalakt (Archivierungsvorgänge) Recherchen Zugriffsberechtigung Aufbewahrungsfristen Übernahme der bestehenden Akten
5 Einbindung der HR Software Stammdaten Stammdaten Mitarbeiter Mitarbeiter Stammdaten Firma/Mandant Dokumente und Abrechnungsunterlagen Auswertungen und Abrechnungsunterlagen Der Digitale Personalakt
6 Strukturierung des Personalakts Dienstzettel Karenzbestätigung Bewerbungsunterlagen Bestätigung Arzt Arbeitsbewilligung Zertifikate Urlaubsantrag Geburtsurkunde Ausweiskopie Dienstvertrag Steuerliche Unterlagen (Pendlerpauschale, etc.) Zeugnisse Schriftverkehr Bank/Versicherungen Protokolle Mitarbeitergespräch Reisekostenbelege Meldezettel Krankenkassa Anmeldebestätigung Der Digitale Personalakt
7 Strukturen erweitern als Basis für Berechtigungen und Aufbewahrung Standarderinnerungen und Fristen Pflichtdokumente Vollständigkeitsprüfungen To-Do-Listen (Relevant für ) Austrittsrelevant Eintrittsrelevant
8 Ablage im Akt und gezielter Zugriff
9 Weitere Funktionen Erinnerungen und Fristenmanagement Vollständigkeitsprüfungen Bewerbermanagement Eintrittsprozess Wechsel Austrittsprozess Vorlagenmanagement Assetmanagement Urlaubsantrag Reisekostenantrag und - abrechnung Automatische Ausgabe Nettozettel, Zeitprotokolle
10 Erfolgsfaktoren Vorarbeiten des Kunden Konzeption und Planung Stolpersteine identifizieren Rechtzeitige Interne Information Das richtige Tempo Projektleitung und Key-User Probleme im Alltag Ziele formulieren Früh erkennen Vorgesetzte und Geschäftsführung Gemeinsam planen und einführen Vor allem Interne Projektleitung Was soll verbessert werden. Umfang festlegen (Projektphasen) Schlüssel zum Erfolg Betriebsrat Alle Teilnehmer sprechen die gleiche Sprache Organisatorisches Projekt Wünsche und Motivationen! (Warum.) Zusammenhänge erkennen IT Schnittstellen (technische und menschliche) Gleiche Sprache finden Systemlandschaft
11 Ihr Nutzen Effiziente Verwaltung alle Informationen und Dokumente in einer Oberfläche Geringe Zeiten für Ablage und Recherche Höhere Transparenz, Schnellere Auskunftsfähigkeit Automatisierungen durch Workflow, Erinnerungen und Wiedervorlagen, Favoriten Steigerung und Beschleunigung der Qualität interner Auskünfte Keine Medienbrüche, Einheitliche Struktur des Akts Zentrale Steuerung der Zugriffsberechtigungen
12 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
13 Kontaktdaten Mag. Dominik Gerger Senior Consultant Competence Center Enterprise Content Management Artaker Computersysteme GmbH 01/ /
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