Der Digitale Personalakt. Best Practices und Projekterfahrungen (inkl. Referenz conwert)

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1 Der Digitale Personalakt Best Practices und Projekterfahrungen (inkl. Referenz conwert)

2 Artaker Computersysteme Mag. Dominik Gerger Competence Center Enterprise Content Management Artaker Computersysteme GmbH SAPERION Premium Lösungspartner Österreich

3 Das Werkzeug: SAPERION SAPERION AG, Zentrale Berlin, Zürich, Boston, Singapur, London SAPERION seit 1985 am Markt > Installationen in 40 Ländern 150 Mitarbeiter (2010) Konzernweite Enterprise- bis Small Business-Lösungen Gartner Quadrant ECM: SAPERION als einziges europäisches ECM-Unternehmen vertreten Gartner Quadrant 2013, ECM

4 Das Werkzeug: SAPERION Vertrags-Management -Archivierung Office Integration Archivierung Archive CAD Suite Workflow Dokumenten Management System DMS BPM Inbound SAP Suite Lösungen SAPERION Stärken All in One-Produkt Multi-Client Capability Verteilte Standort- Architektur, Citrix/WTS unterstützt Hohe Skalier-/ Verteilbarkeit Betriebssystem- Unterstützung Preis / Leistung

5 Typische Probleme Langwieriges Suchen bzw. Finden von Informationen Uneinheitliche Ablage der Informationen (Papierordner, Fileserver, Mailserver, ) Teilweise dezentrale (und mehrfache) Ablage der Informationen (v.a. bei verteilten Standorten) Viele Dokumenten kommen schon elektronisch ins Unternehmen Platzmangel und Raumnot

6 Ziele eines Personalakts Ablage, Verwaltung und Recherche alle Mitarbeiterdokumente Keine doppelte Pflege von Stammdaten zum Mitarbeiter Vermeidung von Medienbrüchen Alle Informationen in einer Oberfläche Einfache Steuerung der Zugriffsberechtigungen und Aufbewahrungsfristen Schneller und gezielter Zugriff auf alle Informationen

7 Konzeption eines Personalakts Stammdaten (Anbindung an HR System) Struktur und Inhaltsverzeichnis Wege in den Personalakt (Archivierungsvorgänge) Recherchen Zugriffsberechtigung Aufbewahrungsfristen Übernahme der bestehenden Akten

8 Einbindung der HR Software Stammdaten Stammdaten Mitarbeiter Mitarbeiter Stammdaten Firma/Mandant Dokumente und Abrechnungsunterlagen Auswertungen und Abrechnungsunterlagen Der Digitale Personalakt

9 Strukturierung des Personalakts Dienstzettel Karenzbestätigung Bewerbungsunterlagen Bestätigung Arzt Arbeitsbewilligung Zertifikate Urlaubsantrag Geburtsurkunde Ausweiskopie Dienstvertrag Steuerliche Unterlagen (Pendlerpauschale, etc.) Zeugnisse Sch riftve rke h r Ban k/ve rsich e ru n gen Protokolle Mitarbeitergespräch Reisekostenbelege Meldezettel Krankenkassa Anmeldebestätigung Der Digitale Personalakt

10 Ablage im Akt und gezielter Zugriff

11 Darf es noch etwas mehr sein? Erinnerungen und Fristenmanagement Vollständigkeitsprüfungen Bewerbermanagement Eintrittsprozess Wechsel Austrittsprozess Vorlagenmanagement Assetmanagement Urlaubsantrag Reisekostenantrag und - abrechnung Automatische Ausgabe Nettozettel, Zeitprotokolle

12 Projekt conwert - Eckdaten Planung und Konzeption: Implementierung: Testphase: Go Live: Projektleitung: Mag. Ruth Krumböck

13 Projekt conwert Projektumfang Verwaltung der Personalakte für Österreich und Deutschland (ca Mitarbeiter) Automatische Übernahme der Stammdaten für Mitarbeiter aus beiden Ländern Bewerbermanagement und Bewerberprozess für Österreich und Deutschland Prozesse für Eintritt, Austritt und Wechsel Mitarbeiter (inkl. Asset Management) Fristenmanagement, Erinnerungen und Vollständigkeitsprüfungen Vorlagenmanagement (beispielsweise Standardmails, Mindestzeugnisse, etc.)

14 Erfolgsfaktoren Vorarbeiten durch den Kunden Zielvorstellungen! Planung und Konzeption Formulierung von Zielen! Stolpersteine früh identifizieren! Rechtzeitige interne Information! Das richtige Tempo! Interne Projektleitung und Keyuser! Organisatorisches Projekt Kein IT Projekt!

15 Ihr Nutzen Effiziente Verwaltung alle Informationen und Dokumente in einer Oberfläche Geringe Zeiten für Ablage und Recherche Höhere Transparenz, Schnellere Auskunftsfähigkeit Automatisierungen durch Workflow, Erinnerungen und Wiedervorlagen, Favoriten Steigerung und Beschleunigung der Qualität interner Auskünfte Keine Medienbrüche, Einheitliche Struktur des Akts Steuerung der Zugriffsberechtigungen

16 Personalakt Referenzen GD

17 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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