SharePoint und IBM FileNet P8 Integration im Handel. Fred Rothert Teamleiter DMS REWE-Informations-Systeme GmbH

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2 SharePoint und IBM FileNet P8 Integration im Handel Fred Rothert Teamleiter DMS REWE-Informations-Systeme GmbH

3 Agenda Die REWE Group DMS bei der REWE Rahmenbedingungen und Anforderungen Infrastruktur Herausforderungen Vorteile der Systemarchitektur Zusammenfassung

4 Die REWE Group REWE Kerngeschäft Handel REWE Kerngeschäft Touristik REWE GROUP Klares Bekenntnis zur Genossenschaft, internationale Ausrichtung

5 Die REWE Group Gesamtumsatz rd. 43,5 Mrd. Anzahl der Beschäftigten rd Anzahl der Märkte in Europa rd

6 Die REWE Group Rund Märkte in 13 Ländern

7 Die REWE-Informations-Systeme GmbH IT- und TK-Dienstleistungsgesellschaft der Handelsbereiche der REWE Group

8 DMS Architektur aus Analystensicht Trennung der Arbeitsumgebung der Mitarbeiter (Information Worker) vom Lebensraum der Informationen und Daten* Aufteilung in Basic Content Services (BCS) und Enterprise Content Management (ECM) Basic Content Services Office-Integration Intuitive Bedienung Indizier- und Suchfunktionalität Portal zum ECM-System DMS-Basisfunktionen (check-out / check-in, Versionierung, etc.) Objekte und Funktionen für int. / ext. Collaboration Werkzeuge für Information Worker Enterprise Content Management Unternehmensweite Ablage von u. Zugriff auf Dokumente/n Generelle Einstellungen für Umgang mit Dokumenten Business Process Management Transformation und Integration von Content Dokumenten-Komposition Records Management / Compliance

9 Rahmenbedingungen und Anforderungen BCS Intuitiv bedienbare Arbeitsumgebung für Information Worker, in der alle relevanten Informationen u. Applikationen ohne Medienbrüche an einer Stelle zur Verfügung stehen Nahtlose Office-Integration DMS-Basisfunktionalitäten (check-out / check-in, Versionierung etc.) Interne u. externe, standortübergreifende Zugriffsmöglichkeit Nahtlose Integration mit dem bevorzugten ECM-System ECM IBM FileNet P8 CM als zentrales Content Repository Basis für Sichere Dokumentenablage Integration mit WCM-Systemen / Portalen Compliance Unterstützung des gesamten Dokumentenlebenszyklus Anbindung von BCS IBM FileNet P8 BPM zur Aktivierung und Nutzung des Content

10 Startanforderungen bzgl. BCS aus Usersicht Verbesserung des kollaborativen Arbeitens Versionierung Benachrichtigungen Möglichst gute Office- Integration Integrierter Zugriff auf relevante Informationen

11 Infrastruktur Kann Internet Intranet Client- Appl. BCS Ext. Zugriff Dokumente, Aufgaben, Termine, Notizen, Foren, Umfragen, Applikationen, etc. Int. Zugriff standortübergreifender Zugriff Check-out / check-in Applikationen Versionierung, etc. z.b. auf Basis von Dynamics AX ECM-Integration BCS-P8- Connector Langzeitarchiv ECM Weitere Repositories IBM FileNet P8 CFS

12 Infrastruktur Repository-übergreifendes Content Integration finden Sharepoint Ist u. IBM Finden FileNet P8 Internet Intranet Client BCS ISA Dritt- / Applikationen z.b. auf Basis von Dynamics AX IBM WSS-P8- Connector Langzeitarchiv ECM Weitere Repositories IBM FileNet P8 CFS

13 Die Vorteile der Systemarchitektur Sicherheit: Getrennte Rollen- und userbasierte Sicherheit auf BCS und ECM-Ebene Kontrollierter Zugriff auf Dokumente durch Gruppen / Personen / Applikationen Konnektoren als Puffer Einsatz von Clusterlösungen Collaboration: effiziente Bearbeitung im Team weniger Redundanz der Dateien Gemeinsame Nutzung von Informationen Benachrichtigungen bzgl. Änderungen Versionierung volle Office-Integration Recherche: Volltextsuche innerhalb SharePoint Suche / Volltextsuche über alle Repositories der REWE Welt in Planung (Content Federation Services) Integration: Automatische und strukturierte Dokumentenablage u. -bereitstellung im ECM Nutzung der Stärken aus beiden Systemen (IBM FileNet u. SharePoint) Einhaltung der REWE Regeln

14 Zusammenfassung Entkopplung von BCS (SharePoint) und ECM (IBM FileNet) Konnektor zur Verbindung von BCS und ECM Ergebnis: Flexible Systemarchitektur (Wachstum / Veränderung am Bedarf, ) Basis für Business-Anforderungen hinsichtlich DMS u. Collaboration Stärken der einzelnen Systeme ausgenutzt Zentrales Content Repository als Basis für Compliance Dokumentenbasiertes Prozessmanangement Strukturierte Ablage im Backend Integration von Content für die jeweiligen Business Cases

15 Erfahrungen Klarheit über die abzubildende Struktur schaffen Standards schaffen Vorgehensweise in den Projekten Checklisten Metadaten Vorlagen für Abteilungs- und Projektsites User führen Mächtigkeit und Möglichkeiten der Metadaten vermitteln check-out / check-in und Versionierung Dokumentation Konzeption Konfiguration

16 Herausforderungen Übergreifende Suche auf den Ebenen BCS und ECM Offline-Betrieb Outlook 2007 Drittanbieter Externer Zugriff Rollout Farm-Erweiterung: Frontend- / Search- / DB-Server Regionale Verteilung der HW Webparts, Workflows.etc. MOSS2007? Integration in das Unternehmensportal?

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