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1 Willkommen zum Webinar Mit digitalen Akten HR-Management effizient gestalten Start: 9:30 Uhr Sprecher: Robert Hohlstein Consultant EDI/ECM 1

2 Agenda Kurzvorstellung Comarch Roundup ECM Erfolgsfaktor ECM in Unternehmen ECM als zentrale HR-Anwendung Praxisbeispiel Infoterminal 2

3 KURZVORSTELLUNGCOMARCH 3

4 Kurzvorstellung Comarch Comarch in der D-A-CH Region IT Komplettanbieter 1973 gegründet regionale Nähe durch 12 Geschäftsstellen ca. 300 Mitarbeiter rund Kunden hohe Branchenkompetenz - Int. Projektmanagement - Entwicklungszentrum - Competence Cluster 4

5 Kurzvorstellung Comarch 5

6 Kurzvorstellung Comarch Comarch als Systemintegrator 6

7 ROUNDUPECM 7

8 Was ist ECM? 8

9 Roundup ECM ECM steht für Enterprise Content Management konsequente Weiterführung und entwicklung der Dokumentenmanagement- Bewegung Erkenntnisse: - Dokumente sind nicht alle im Unternehmen auftretenden Inhalte / Objekte - Jedes Objekt steht nicht für sich allein, sondern etwas passiertdamit im Unternehmen ECM dient zur Unterstützung von Unternehmensprozessen bzw. stellt diese teilweise selbst bereit ECM umfasst Methoden, Techniken und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content 9

10 Roundup ECM Capturing & Inputmanagement Records Management ECM Archivierung Dokumenten en- &Pro Prozess Management 10

11 Roundup ECM Scanner Dokumente INPUT Business SW XML ERP Records- Renditions- management management Retentions- management ARCHIVE Process Workflow ECM Dokumenten- management NAS / SAN Optical ERP XML Dokumente OUTPUT 11

12 ERFOLGSFAKTORECM INUNTERNEHMEN 12

13 ECM als Erfolgsfaktor BESCHAFFUNG EINGANGS- RECHNUNGS- VERARBEITUNG VERTRAGS- SCANNEN KUNDEN- SERVICE INFOKIOSK HR ADMINISTRATION COMPLIANCE SICHERHEIT KOSTENREDUKTION KNOWLEDGE SHARING 13

14 Die Herausforderung liegt im Prozess ECM als Erfolgsfaktor Geschäftsprozess Bearbeitungsprozess Mitarbeiter Office App Mail / Fax Mail Word Excel Business App BI EDI FIBU ERP ECM Externe App Kunden / Lieferanten BI EDI FIBU ERP ECM 14

15 ECM als Erfolgsfaktor Geschäftsprozess Workflow Applikationen ERP Mail FIBU Office ECM Datenhaltung FileSys DB NAS / SAN ECM Betriebssysteme Linux iseries MS Windows Netzwerk Protokoll: TCP / IP 15

16 ECM als Erfolgsfaktor 16

17 ECM ALS ZENTRALEHR-ANWENDUNG 17

18 ECM als zentrale HR-Anwendung Herausforderungen: Verwaltung der natürlichen Personalfluktuation Große Anzahl an zu archivierenden Dokumenten Schneller Zugriff auf grundlegende Personalinformationen Verteilte Informationen Einhaltung gesetzliche Vorgaben Hohe Archivierungskosten für papiergebundene Dokumente diversifizierte Aufgaben 18

19 ECM als zentrale HR-Anwendung Lösung: Elektronische Personalakten mit vordefinierter Ordnerstruktur Verknüpfung von weiteren Systemen mit ECM Benachrichtigungs- und Reporting-System Umfangreiche Möglichkeiten der Rechtevergabe Kontrolle der Dokumente auf Vollständigkeit und Einhaltung wichtiger Fristen Workflows zu unterstützten Personalsachbearbeitung Workflows als Hilfsmittel für Prozesssicherheit 19

20 ECM als zentrale HR-Anwendung Vorteile: Einfache Suche und schnelle Ansicht von Dokumenten Entlastung der Personalmitarbeiter Unabhängigkeit der HR-Prozesse von Transportwegen und papiergebundenen Originaldokumenten Kostensenkung bei der Weitergabe und Archivierung von HR- Dokumenten Umfangreiche Verwaltung von Kompetenzen, Schulungen und betrieblichen Mitarbeiteruntersuchungen sowie sonstigen HRbezogenen Prozessen 20

21 ECM als zentrale HR-Anwendung Anwendungen Office Anwendungen Qualitätsmanagement Arbeitszeiterfassung Dienstreisen Verträge Digitale Personalakte Mitarbeiterführung Fort- und Weiterbildung Bewerbung Korrespondenz Urlaub Lohnbuchhaltung 21

22 PRAXISBEISPIELINFOTERMINAL 22

23 Infoterminal Ausgangssituation Viele Mitarbeiter ohne Zugang zu Computern Hohe Anzahl papiergebundener Dokumente Fehlende Kenntnisse zur Bedienung komplizierter Programme Keine einheitlichen HR-Prozesse Personalabteilung muss viele Anträge bearbeiten Erschwerter Zugang zu einfachen personalbezogenen Informationen 23

24 Infoterminal Ausgangssituation Einfache und intuitive Oberfläche Implementierung im Informationspunkt oder Infoterminal Schnellsuche Vereinfachte Kommunikation mit Mitarbeitern 24

25 Infoterminal Ausgangssituation Einfache personalbezogene Prozesse - Urlaub - Gehalt - Grafiken/Auswertungen - Kaizen-Modul - Meldungen - Anträge, Bescheinigungen 25

26 Infoterminal - Lösung 26

27 Haben Sie Fragen? 27

28 Bei Fragen & Anmerkungen steht Ihnen unser Experten gern zur Verfügung: Robert Hohlstein: oder Aktuelle Webinar-Themen & -Termine finden Sie unter: 28

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