REVISIONSFÄHIGE ARCHIVIERUNG MIT SHAREPOINT AUF -STORAGE

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1 Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen REVISIONSFÄHIGE ARCHIVIERUNG MIT SHAREPOINT AUF -STORAGE Lorenz Goebel, Geschäftsführer HanseVision GmbH HanseVision GmbH, ein Unternehmen der Bechtle Gruppe

2 Steckbrief HanseVision GmbH Gegründet 1999 Sitz Hamburg Geschäftsführer Lorenz Goebel 40 Mitarbeiter Standorte: Hamburg Bochum (Redmond Integrators) Karlsruhe München Nürnberg Stuttgart Tochter der Bechtle AG Kundenreferenzen in Deutschland, Österreich, Schweiz Zusammenarbeit mit 60 High-Level Consultants Knowhow-Träger für die Implementierung von Unternehmensportalen auf Basis von Microsoft Technologien 2 Lorenz Goebel,

3 Agenda Architektur Warum mit SharePoint? Herausforderungen Beispielszenario Information- Lifecycle 3 Lorenz Goebel,

4 Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen ARCHI TEKTUR BEISPIELSZENARIO Information LifeCycle WARUM MIT SHAREPOINT? HERAUSFORDERUNGEN Revisionsfähige Archivierung mit SharePoint

5 Information-Lifecycle SharePoint 2010/ 2013 Erstellen & Bearbeiten Zusammenarbeit Archiv Suchen & Wiederherstellen Speichern & Vorhalten Vernichten Archivieren & Behalten 5 Lorenz Goebel,

6 Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen ARCHI TEKTUR INFORMATION LIFECYCLE Herausforderungen WARUM MIT SHAREPOINT? BEISPIELSZENARIO Revisionsfähige Archivierung mit SharePoint

7 Herausforderungen 8 Lorenz Goebel,

8 Herausforderungen 9 Lorenz Goebel,

9 Ausgangssituation bei der HPA Umsetzung von drei bedarfsgerechten Lösungen: Vertragsmanagement/Vertragsarchiv Korruptionsprävention Archivierung und vorgangsbasierter Zugriff auf Vergaben/Verträge Künftig Auswertungen und Reporting Rechnungsarchiv Späte Archivierung von Rechnungen Barcode-Erkennung Rechnungs Scan und automatische Anreicherung von Metadaten Technisches Archiv Ablösung von Bestandsarchiv (Fabasoft) Migration von Bestandsdokumenten Restrukturierung der Objektstrukturen -> Mapping auf SAP-Objektstruktur 10 Lorenz Goebel,

10 Status Das Projekt ist erfolgreich umgesetzt Abnahme und Zertifizierung durch Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und TÜV IT Nord sind erfolgt Gemeinsam Referenzstudie mit Kunden wird aktuell erstellt Weiterer Ausbau (Stufe 2) der bestehenden Lösungen und Umsetzung neuer Bedarfe in Abstimmung Weitere Kundenprojekte auf dieser Architektur in der Umsetzung bzw. in der Proof of Concept-Phase 11 Lorenz Goebel,

11 Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen HERAUSFORDERUNGEN INFORMATION LIFECYCLE Architektur WARUM MIT SHAREPOINT? BEISPIELSZENARIO Revisionsfähige Archivierung mit SharePoint

12 Komponenten der HPA-Lösung Vorgangsbasierte Ansicht auf archivierte Dokumente ( Dynamische Akte ) Regelwerk Arbeitsbereich Archiv-Container Importer SAP Integration Scanner Import Altbestand aus Fabasoft 13 Lorenz Goebel,

13 Architektur - Übersicht SharePoint Server SharePoint Server Storage System 14 Lorenz Goebel,

14 Architektur Records Center 15 Lorenz Goebel,

15 Architektur Document Router Funktionen des Document Routers 16 Lorenz Goebel,

16 Architektur - Übersicht SharePoint Server Storage System 17 Lorenz Goebel,

17 Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen HERAUSFORDERUNGEN INFORMATION LIFECYCLE Warum mit SharePoint? ARCHI TEKTUR BEISPIELSZENARIO Revisionsfähige Archivierung mit SharePoint

18 Warum mit SharePoint? SharePoint bringt einen großen Satz an Standardfunktionen mit 19 Lorenz Goebel,

19 Warum mit SharePoint? Document Management Tools 20 Lorenz Goebel,

20 Warum mit SharePoint? Weitere Vorteile 21 Lorenz Goebel,

21 Warum mit SharePoint? Die SharePoint-Plattform bietet alle nötigen Voraussetzungen SharePoint ist eine akzeptierte Plattform für Zusammenarbeit, Portale und Integration von Business Anwendungen Schnittstellen für Records Management/Archivierung, Routing und vorgangsbasierte Arbeit mit Dokumenten, als Voraussetzung für die Umsetzung einer e-akte inkl. Archivierung existieren, werden aber von Drittanbietern nicht konsequent genutzt Nutzung der SharePoint Plattform + minimal invasive Entwicklung für bedarfsgerechte Lösungen 22 Lorenz Goebel,

22 KPMG: SharePoint & Compliance Video-Interview mit KPMG (Ulf Redeker und Dr.-Ing. Thomas Hemker) zum Thema Revisionssicherheit und Compliance für SharePoint: Die empfohlenen Maßnahmen im Fazit entsprechen unserer Lösungsarchitektur J 23 Lorenz Goebel,

23 Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen HERAUSFORDERUNGEN INFORMATION LIFECYCLE Beispielszenario ARCHI TEKTUR WARUM MIT SHAREPOINT? Revisionsfähige Archivierung mit SharePoint

24 HPA Livescreenshot Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen

25 Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen

26 Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen

27 Beispielszenario: Vertragsmanagement Oberfläche 33 Lorenz Goebel,

28 Erweiterung von SharePoint 34 Lorenz Goebel,

29 Archivierung 35 Lorenz Goebel,

30 Beispielszenario: Vertragsmanagement Oberfläche 36 Lorenz Goebel,

31 Vorteile der HPA-Lösung Bedarfsgerecht Die Lösung erlaubt bedarfsgerechte Fachlösungen Erste Lösungen: Vergaben, Technische Zeichnungen, Rechnungsarchiv Ist mit der empfohlenen SharePoint Informationsarchitektur kompatibel Unabhängig/Flexibel Ist unabhängig von der Produktpolitik eines Archivherstellers Dynamische, suchbasierte Akte ist extrem flexibel Modularer Aufbau erlaubt hohe Flexibilität Zukunftssicherheit Einfache Migrations- und Upgradefähigkeit für künftige SharePoint Versionen Basiert auf der MS Strategie für Archivierung/Records Management Projekte bei anderen Kunden werden zz durchgeführt! 37 Lorenz Goebel,

32 SharePoint in a Box Idee: Bechtle labeled SharePoint Appliance auf Basis VSPEX-Plattform Verschiedene standardisierte Ausprägungen (T-Shirt-Sizing) Basis SharePoint Umgebung mit standardisierten Lösungsmodulen SharePoint Umgebung + revisionsfähige Archivierung Verschiedene Größen abhängig von Kundenanforderung Komponenten SharePoint 2013, SQL 2012, Windows Server 2012, VSPEX + EMC Storage HanseVision Archivierungslösung, HanseVision Standardlösungsmodule Metalogix StoragePoint Vorteile Schneller Erfolg beim Kunden: SharePoint in 5 Tagen Standardisierte Leistungsparameter, standardisierte Umgebung Einfacherer Vertrieb/ Einkauf 38 Lorenz Goebel,

33 Fazit EMC Bechtle HanseVision Revisionsfähige Archivierung auf SharePoint Basis: minimalinvasiv! 39 Lorenz Goebel,

34 Kontakt Lorenz Goebel, Geschäftsführer HanseVision GmbH +49 (40) https://www.xing.com/profile/lorenz_goebel 40 Lorenz Goebel,

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