Cornell Hesse

Transkript

1 Diplomkolloquium Cornell Hesse

2 Diplomthema Strategische Untersuchung zum Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems im PC Netzwerk der PCK Raffinerie GmbH für zentrale Dokumente mit allgemeinem Charakter 2

3 Beschreibung Die PCK Raffinerie GmbH besitzt eine Vielzahl an Dokumenten (technische Zeichnungen, Pläne und die Dokumente des Integrierten Management System (IMS)). Für die Dokumente des IMS soll ein Dokumenten- Management-System (DMS) gefunden werden. Dafür sind die Grundlagen zum Thema des Dokumenten- Managements zu erarbeiten und der momentane IST- Zustand in der PCK zu dokumentieren. Im Anschluss daran sind verschiedene DMS-Lösungen zu untersuchen und miteinander zu vergleichen. Den Abschluss bildet eine Empfehlung an die PCK Raffinerie GmbH.

4 Herangehensweise - Grundlagen des Dokumenten-Managements - IST-Zustand und Anforderungen - Untersuchung anhand von Herstellerangaben - Untersuchung anhand von Testszenarien - Schlussbetrachtungen

5 Grundlagen Dokument Ein Dokument ist ein Container für zusammengehörende Informationen, welche für das menschliche Verständnis zusammengetragen wurden. 5

6 Grundlagen Dokumenten-Management-Prozess Erstellen Bearbeiten Ein-/ Auschecken Veröffentlichen Archiv Vernichtung 6

7 Grundlagen - Marktentwicklungen - Standards (ODMA, DMA) - Probleme aktueller DMS-Lösungen 7

8 IST-Zustand - Ablage auf Netware-Datei-Servern - Strukturierte Ablage - Zugriff über selbstgefertigte Lösung - Zugriff über Windows Explorer - wichtige Funktionen fehlen - Suche - Benachrichtigungen bei Änderung - Versionierung 8

9 Anforderungen - Anforderungen der Geschäftsleitung - Anforderungen der Nutzer - Anforderungen der Administration Anforderungskatalog 9

10 Untersuchungskriterien Kriterium zugeordnete Anforderungen Wichtung Suchfunktionalität Suche über spezifische Merkmale Suche über Inhalte Suche über hierarchische Strukturen Einschränkung des Suchraumes Systemparameter Skalierbarkeit Erweiterung der Systemfunktionen Backup und Restore Administration Sicherheit auf Dokumentenebene Sicherheit auf Systemebene Anmeldung Werkzeuge zur Administration Dokumenten- Management Ein- und Auschecken, Versionsverwaltung Genehmigungsmechanismen Dokumentenablage Benachrichtigungen Kategorisierung Indexierung von Dokumenten 2 Automatisierung Automatisierung von Systemfunktionen Automatisierung der Dokumenten-Management-Funktionen Benutzeroberfläche zentrale Standardoberfläche Personalisieren der Benutzeroberfläche Kosten Aufwendungen für die Hardware Aufwendungen für die Software 10

11 1. Ergebnis Der Einsatz eines Klassisches Dokumenten- Management-Systems in Verbindung mit einzelnen Komponenten von Recherche- und Groupwaresystemen (ausgeprägte Suchfunktionen, Diskussionen, Ad-hoc-Workflow), wäre am besten für die PCK Raffinerie GmbH geeignet. 11

12 Untersuchung anhand Herstellerangaben - Beschränkung auf drei Systeme - Microsoft SharePoint Portal Server (SPPS) - SAP Dokumentenverwaltungssystem (DVS) - Content Services - Vergleich anhand der festgelegten Kriterien 12

13 2. Ergebnis (Herstellerangaben) Wertung Punkte Kriterium SPPS DVS 100 % SPPS DVS Suche Administration Wichtungsfaktor Systemparameter Dokumenten- Management Automatisierung Benutzeroberfläche Kosten Summe 86 1

14 Untersuchung anhand Testszenarien - Definition von Testszenarien - Wahl der Dokumentenablage - Daten- bzw. Dokumentenimport - Backup und Restore - Die Suche 1

15 Durchführung der Testszenarien - Aufzeigen von Schwachstellen - Unterstützung der Verzeichnisdienste - Übernahme vorhandener Strukturen - Sicherungsmechanismen - Suchmechanismen 15

16 . Ergebnis (Testszenarien) Wertung Automatisierung Benutzeroberfläche Wichtungsfaktor Punkte Kriterium SPPS DVS 100 % SPPS DVS Administration Suchfunktionalität Systemparameter Dokumenten- Management Kosten Summe

17 Schlussbetrachtungen SPPS DVS 1. Bewertung Bewertung Gesamt ( )

18 Empfehlung Der SharePoint Portal Server ist zwar die geeignetere DMS-Lösung, kann aber nur bedingt für den Einsatz in der PCK Raffinerie GmbH empfohlen werden. 18

19 Vielen Dank... - für Ihre Aufmerksamkeit Fragen? 19