Knowledge Management in der Technischen Dokumentation. Knowledge Management in der Technischen Dokumentation

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1 Knowledge Management in der Technischen Dokumentation Comet Communication GmbH 06. November 2008 Elke Grundmann Was ist Wissen? Wissen ist Wahrnehmung ODER Erkenntniszustand allgemeiner intersubjektiv-vermittelter Sicherheit?.. ODER Wissen bezeichnet eine bedeutungsvolle Vernetzung von Informationen Seite 1

2 Knowledge Management heute Viele Anwendung, die Wissen enthalten Kaum Technologien für die Arbeit in virtuellen Teams Hierarchische, strukturierte Systeme Unternehmensweite Suche nach Informationen Keine Wiederverwendung von Informationen Knowledge Management und Technische Dokumentation Redakteure und Redakteurinnen: recherchieren interviewen sammeln Informationen extrahieren Informationen kombinieren Informationen publizieren vernetzte Informationen Redakteure = Knowledge Broker im Unternehmen Seite 2

3 Die Probleme Gibt es zu diesem Thema bereits an anderer Stelle Informationen? Wo finden wir die richtigen Informationen? In welchen Zustand befinden sich diese? Wen können wir fragen? Wie bleibt unser Wissen aktuell? Die LösungL Wissensagenten Intelligente Suchfunktion Modulare Informationen Netzwerk von Fachleuten Prozesse Automatische Benachrichtigung Seite 3

4 Wie zu realisieren? Web Anwendungen Content Management Systeme Web 2.0 Anwendungen Wikis Online-Foren Blogs RSS-Feeds Widgets Social Networks Seite 4

5 Wikis Beispiel: Toxipedia Wikis Beispiel: Comet Glossar Seite 5

6 Beispiel DCT Wiki Rexroth Bosch Group Technikorientiertes Wissen Qualitätssicherung durch Benutzerrollen (Leser, Reviewer, Redakteur, ) Nur angemeldete Benutzer Wizzard unterstützt bei der Eingabe Hierarchische Gliederung Spezialseiten Wikis und Knowledge Management Autoren/Leser können Wissen korrigieren, aktualisieren, kommentieren und ggf. löschen Stufenweiser Aufbau von Wissen Zentrale Speicherung, aber dezentraler Zugriff Änderungsverfolgung Suchfunktion Bilder, Videos können eingebunden werden Kreativität wird gefördert durch weniger Instruktionen Seite 6

7 Wikis und Knowledge Management Schnell und unkompliziert Teamarbeit einfache Verknüpfung zu anderen Themen Verwaltung integriert einfache Syntax Inhalte können nicht einfach wiederverwendet werden Qualität unsicher Blogs Tagbuch Unterscheidung Autor - Leser Kommentierte Dokumente Unterschiedliche Arten von Blogs Besprechungen Spezielle Themen Projekte Kurzlebige Informationen Seite 7

8 Blogs Eigener Bereich leicht erweiterbare Kategorien Verwaltung von Grafiken Chronologisch geordnet Kommentarfunktion Schnell unübersichtlich Häufig unkomfortable Suchfunktionen Blogs Beispiel: SUN Blog Seite 8

9 Online-Foren Ergänzung zur Produktdokumentation Kommentierung, aber keine Korrektur von Artikeln Struktur wird vorgegeben Einfache Suche über Metadaten Moderator nötig Online Forum Beispiel: Deutsches Author-it Forum Seite 9

10 RSS-Feeds und Widgets RSS = Really Simple Syndication Kurzfassung einer Webseite ähnlich einem Nachrichtenticker wird abonniert: RSS-Feed zeitnahe Verbreitung von Wissen Widgets = Applet Software, die in die Oberfläche eingebunden wird RSS-Feed in eigenem Widget bringt aktuelle Informationen direkt am Bildschirm RSS Feeds Beispiel: W3C RSS-Feeds Seite 10

11 Knowledge Management? Laut einer Studie von IDC verbringen Mitarbeiter, die Wissen brauchen 30% ihrer Zeit mit Suchen. Reicht Web 2.0 um den richtigen Inhalt zu finden? Schneller Zugriff auf Wissen Wiederverwendung kaum möglich Wissen finden und wiederverwenden Unterschiedliche Medien Texte werden von verschiedenen Gruppen erstellt Unterschiedliche Metadaten Suchen dauert oft länger als Neuschreiben Stand der Information Nur ein Teil wird benötigt Seite 11

12 Der Wunsch Das Wissen findet den Anwender Authoring Memory in Content Management Systemen Voraussetzungen Single-Source-System Moduale Informationseinheiten Klare Prozesse Authoring Memory Seite 12

13 Authoring Memory Erkennt bereits beim Erstellen, ob ähnliche Inhalte schon vorhanden sind Automatische Wiederverwendung von gleichem Inhalt Optische Kennzeichnung von wiederverwendetem Inhalt Intelligente Suche Bereitstellung von Wissen im ganzen Unternehmen Authoring Memory Information über: Freigabestand des vorgeschlagenen Textes Vorhandene Sprachen Wo und wie oft schon verwendet Werkzeuge mit dieser Funktionalität: Schema ST4 Across Author-it 5 Seite 13

14 CMS mit Authoring Memory Beispiel: Author-it 5 Xtend CMS mit Authoring Memory Beispiel: Author-it 5 Xtend Seite 14

15 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Fragen? Comet Communication GmbH Halle 9 Stand Seite 15

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