If knowledge matters DOKUMENTENERSTELLUNG MIT SHAREPOINT LIBRARIES

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1 If knowledge matters DOKUMENTENERSTELLUNG MIT SHAREPOINT LIBRARIES Das Erstellen von Dokumenten mit Sharepoint Libraries bietet eine Reihe von Vorteilen gegenüber der traditionellen Arbeitsweise und dem Speichern von Dokumenten in File Shares. Dieses Dokument beschreibt kurz sowohl die Vorteile als auch die Vorgehensweise, wenn man die Dokumentenfunktionalitäten von Microsoft Office Sharepoint Server 2007 nutzt.

2 VORTEILE VON SHAREPOINT DOCUMENT LIBRARIES Das Ablegen von Dokumenten im File System von Rechnern haben Anwender seit Jahren eingeübt und sind es gewohnt. Ebenso sind sie es gewohnt, mit den Nachteilen zu leben; die diese Art der Dokumentenspeicherung mit sich bringt. Deswegen ist es sicher eine große Umstellung und stößt zunächst auf Widerstände, Dokumente in Dokumentenmanagementsystemen wie den Microsoft Office Sharepoint Server 2007 (MOSS 2007) zu speichern. Dennoch macht es Sinn, dies zu tun, weil die Vorteile überwiegen. BESCHREIBEN VON DOKUMENTEN MIT METADATEN Der erste Vorteil liegt darin, dass Dokumente mit einem definierten Satz von Metadaten verknüpft werden können, die den Inhalt und Zweck des Dokuments beschreiben und so vor allem die Suche und Wiederverwendung von Dokumenten erleichtern. Im File System geschieht diese Verknüpfung von Dokumenten mit Metadaten vor allem durch die Gestaltung der Directorystruktur und der Wahl des Filenamens. In der Directorystruktur muss sich der Anwender für einen Speicherort entscheiden, er muss das Dokument zum Beispiel in dem für den Kunden oder für das Projekt vorgesehenen Ordner ablegen. In einer Sharepoint Library können Metadaten sowohl für Kunde als auch Projekt verwaltet werden. Über Sichten oder Filter wird dann gesteuert, nach welchem Kriterium Dokumente angezeigt werden sollen. Ebenso können alle Metadaten, die bisher oft in den Filenamen verschlüsselt wurden ( _Handbuch_fuer unser_produkt_version_1.doc ) nun als Metadaten erfasst werden. VERSIONIERUNG VON DOKUMENTEN Ein zweiter Vorteil ist die Möglichkeit, Dokumente zu versionieren. Es können Dokumente mit Minor und Major Versions abgelegt werden. Dadurch hat man die Möglichkeit, den Zugang zu einem gültigen Dokument auch während der Bearbeitungsphase zu gewährleisten. STEUERN VON DOKUMENTENFLÜSSEN DURCH WORKFLOWS Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass Dokumente mit einem Workflow (z.b. einem Genehmigungsprozess) verknüpft werden können. Standardmäßig stehen drei Workflows zur Verfügung, es können aber auch eigene Workflows designt werden. KONSISTENTE ABLAGE VON DOKUMENTEN Dadurch, dass der Autor nicht mehr entscheiden muss, wo er sein Dokument letztlich ablegt, weil es nur einen Speicherort gibt, wird eine konsistente Ablage von Dokumenten erreicht. ERWEITERTE MÖGLICHKEITEN DER ZUSAMMENARBEIT Das Feature, Dokumente ein-und auszuchecken und für Dokumente in der Bearbeitungsphase Workspaces zu generieren, schafft erweiterte Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Ein Dokumenten-Workspace ist ein temporärer Ablageort für ein Dokument, auf den spezielle Berechtigungen für die Coautoren, Benachrichtigungen, Aufgaben und mehr gelegt werden können. CAIRO AG - 2 -

3 ELEMENTE EINER DOKUMENTENVERWALTUNG Obwohl man völlig ohne Vorbereitung mit dem Speichern von Dokumenten in Libraries beginnen kann, empfiehlt es sich, in zwei Richtungen eine Planung vorzunehmen. ERSTELLUNG UND KONFIGURATION EINER DOKUMENTENVERWALTUNG Die Grundelemente einer Dokumentenverwaltung unter MOSS 2007 sind Site Column, Content Type und die Library selbst. Diese Grundelemente müssen einmal erstellt und konfiguriert werden. Wie man dabei vorgeht ist in dem Dokument Dokumentenverwaltung unter Sharepoint 2007 beschrieben. DOKUMENTENVORLAGEN Wenn man bisher mit Dokumentenvorlagen gearbeitet hat, waren diese entweder zentral auf einem Fileserver oder lokal bei den einzelnen Benutzern abgelegt. Dieses Konzept ändert sich bei MOSS 2007 dahingehend, dass die Dokumentenvorlagen nun bei den Content Types gespeichert werden. Es empfiehlt sich, dies auf der obersten Ebene des MOSS 2007 zu tun, wo auch die Content Types definiert wurden. Alternativ ist es auch möglich, jedem Content Type eine Dokumentenvorlage auf der Ebene einer Library zuzuordnen. Dies hat allerdings den Nachteil, dass Änderungen an der Dokumentenvorlage nur in dieser Library verfügbar sind. Will man Dokumentenvorlagen auch Anwendern zur Verfügung stellen, die zum Zeitpunkt der Dokumentenerstellung nicht über einen Zugriff auf den MOSS 2007 verfügen, so müssen die auf dem Sharepoint liegenden Vorlagen exportiert und in den traditionellen Speicherorten abgelegt werden. Es ist dabei wichtig, die Vorlagen zunächst auf dem MOSS abzuspeichern und dann zu exportieren, da nur so die Attribute des Content Type in die Vorlage übernommen werden. CAIRO AG - 3 -

4 ARBEITSWEISE Die Arbeitsweise unter Nutzung von Libraries unterscheidet sich insofern von der traditionellen Arbeitsweise, als neue Dokumente grundsätzlich aus dem Menu der Library heraus erzeugt werden. Voraussetzung dafür ist der Zugang zu der Library zum Zeitpunkt der Dokumentenerstellung. ERSTELLEN EINES DOKUMENTS Das Dokument wird dadurch erstellt, dass man aus dem Menu der Library einen Dokumententyp auswählt, auf dessen Grundlage man ein Dokument erstellen will. Dieser Dokumententyp ist mit einem Satz von Metadaten verknüpft, die als erster Arbeitsvorgang so weit als möglich ausgefüllt werden. Das Ausfüllen der Metadaten gleich zu Beginn des Dokuments hat sich bewährt, weil dadurch die Nutzung der Metadaten im Dokument (über das Einfügen von Quick Parts im Dokument) möglich wird und es sich auch gezeigt hat, dass die Bereitschaft der Anwender, Metadaten zu erfassen, zu diesem Zeitpunkt am höchsten ist. BEARBEITEN EINES DOKUMENTS Das Dokument wird traditionell bearbeitet. Erfolgt die Bearbeitung in einem Arbeitsgang und wird das Dokument anschließend wie üblich gespeichert, schlägt das System automatisch die Ursprungslibrary als Speicherort vor. Der Anwender muss sich somit keine Gedanken machen, wo das Dokument gespeichert werden soll. Erfolgt die Bearbeitung eines Dokument in mehreren Arbeitsgängen, so empfiehlt es sich, das Dokument auszuchecken. Dabei wird eine Kopie des Dokuments auf der lokalen Arbeitsstation des Benutzers erzeugt. Das Dokument auf dem Server wird als checked out markiert. Es kann von anderen Benutzern zwar (je nach Status und Berechtigung)noch eingesehen, aber nicht mehr bearbeitet werden. FREIGABE EINES DOKUMENTS Ist die Bearbeitung des Dokuments abgeschlossen, so kann das Dokument wieder eingecheckt werden. Beim Prozess des Eincheckens wird die lokale Arbeitskopie automatisch entfernt, sofern man aus dieser heraus das Dokument beendet hat. Je nach Einstellung der Library wird das Dokument nun anderen Anwendern zur Nutzung zur Verfügung gestellt oder durch eine Freigabeprozedur geleitet. CAIRO AG - 4 -

5 SERVICE Sie erhalten mehr Informationen über das Thema im Internet unter: REAKTIONEN AUF DIESES DOKUMENT Wenn Sie weitere Fragen oder Anregungen zu Inhalt und Form dieses Dokuments haben stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. CAIRO AG Phone +49 (621) Voltastr. 21 Mail Mannheim Internet CAIRO AG - 5 -

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