Vertragsmanagement im Rechtsbereich - Hürden meistern, Effizienz steigern. Adrian Lang (Rechtsanwalt, stellv. Abteilungsleiter Drittmittelmanagement)

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1 Vertragsmanagement im Rechtsbereich - Hürden meistern, Effizienz steigern Adrian Lang (Rechtsanwalt, stellv. Abteilungsleiter Drittmittelmanagement)

2 Klinikum rechts der Isar der TU München 2

3 Klinikum rechts der Isar der TU München Überblick: Das Klinikum rechts der Isar ist das Universitätsklinikum der Technischen Universität München (TUM). Es ist ein Haus der Supra-Maximalversorgung, das das gesamte Spektrum moderner Medizin abdeckt. ca Mitarbeiter 33 Kliniken und Abteilungen 19 Institute ca Betten stationäre Patienten pro Jahr ambulante Patienten pro Jahr 3

4 Abteilung Drittmittelmanagement Volumen der bewirtschafteten Drittmittel pro Jahr: ca. 42 Mio. 22 Mitarbeiter: Juristen Sachbearbeiter Rechnungsprüfer Vertragsaufkommen: ca Drittmittelverträge pro Jahr 4

5 Beweggründe für die Einführung eines Vertragsmanagements bzw. einer elektronischen Rechtsakte? Ist-Situation vor Einführung der elektronischen Akte 5

6 6

7 Ist-Zustand Projektleiter Art der Drittmittel (Bundesmittel/EU-Mittel/Landesfördermittel) Projektleiter Durchführende Klinik/Klinikdirektor Vertragsgegenstand/Projektart (klinische Prüfung/AWB/MTA) Firmenname Studientitel ( Kennwort ) Juristen Vergabe Aktenzeichen Eingangsdatum Projektleiter Durchführende Klinik/Klinikdirektor Vertragsgegenstand/Projektart (klinische Prüfung/AWB/MTA) Firmenname/Ansprechpartner Datum von Start des Unterschriftenlaufs und von Unterzeichnung Sachbearbeiter Vergabe eigenes Aktenzeichen Studientitel (Kurztext + neuerdings Langtext) Projektleiter/Antragsteller Durchführende Klinik/Klinikdirektor Vertragsgegenstand/Projektart (wegen Ertragssteuergruppe) Firmenname/Ansprechpartner Vertragslaufzeit 7

8 Erwartungen an die Software schnelleres Auffinden von Akten dadurch Möglichkeit, ad hoc (telefonische) Sachstandsanfragen zu bearbeiten Einsparung von Papier / Druckkosten Nutzung der vorhandenen SAP-Stammdaten Vermeidung von mehrfacher Eingabe der gleichen Daten auf verschiedenen Systemebenen Pflege von Fristen Überwachung von Laufzeiten 8

9 Soll-Zustand Projektleiter Art der Drittmittel (Bundesmittel/EU-Mittel/Landesfördermittel) Projektleiter Durchführende Klinik/Klinikdirektor Vertragsgegenstand/Projektart (klinische Prüfung/AWB/MTA) Firmenname Studientitel ( Kennwort ) Anforderungen für Patientenabrechnung + Kalkulationsschema System vergibt Aktenzeichen Juristen Eingangsdatum Vertrag Datum von Start des Unterschriftenlaufs und von Unterzeichnung Vertragslaufzeit Sachbearbeiter 9

10 Systembedingte Anforderungen an die Software muss in die vorhandene IT-Landschaft passen im Falle des Klinikums: SAP - Möglichkeit auf Stammdaten aus den Modulen SAP-FI (Finanzwesen), SAP-GM (Fördermittelmanagement), SAP-HR (Personal) zuzugreifen soll erweiterbar sein auf die restlichen Abteilungen des Klinikums entsprechendes Berechtigungsmanagement 10

11 Bisherige Umsetzung Implementierung des Vertragsmanagements bzw. der elektronischen Rechtsakte in der Abteilung Drittmittelmanagement (Go-Live: ) Integration der MS-Office Umgebung Berechtigungsmanagement 24 vordefinierte Vertragsarten und eine Auffangvertragsart (sonstiges) Erweiterung des Vertragsmanagements für 2016 auf weitere Abteilungen geplant 11

12 Vorteile Integration in die vorhandene SAP-Umgebung ermöglicht Rückgriff auf SAP- Stammdaten, z.b. Personaldaten (HR) oder vorhandene Kreditoren/Debitoren (FI) Integration von Office: - Outlook-Plugin ermöglicht direkte Übernahme von s in die elektronische Akte und gibt schnelle Übersicht über den Akteninhalt - Word kann innerhalb der elektronischen Akte geöffnet werden und es gibt ein Versionierungssystem - Dateien können direkt aus der Akte heraus verschickt werden; Betreffzeile enthält automatisch den Titel des Dokuments und das Aktenzeichen - Reports können direkt in eine Excel-Tabelle exportiert werden 12

13 Vorteile Auswertungsmöglichkeiten: Über die Reportingfunktion können sehr differenzierte Auswertungen gefahren werden, z.b.: - Anzahl Verträge einer bestimmten Art (z.b. Klinische Studien oder Sponsoringverträge) - To-Do-Liste der einzelnen Mitarbeiter - Auswertung, welcher Mitarbeiter wie viele Verträge bearbeitet hat - Verhandlungsdauer eines Vertrages Ad hoc Auskünfte zum Bearbeitungsstand sind möglich (z.b. mittels Aktenzeichen oder Stichwort); man sieht sofort, wer bearbeitender Jurist ist und wo sich der Vertrag gerade befindet. 13

14 Das System im Einsatz 14

15 Das System im Einsatz 15

16 Akzeptanz des Systems? anderes Arbeiten bei Einführung tun sich Mitarbeiter teilweise schwer im Umgang mit dem System, insbesondere wenn keine SAP-Kenntnisse vorhanden sind. Alternative: Web Oberfläche Achtung: Jedes System ist nur so gut, wie die Daten die man einpflegt! wenn das System aber gut gepflegt ist, wird man für den Aufwand entschädigt; Akten sind schnell per Stichwort und Mausklick verfügbar 16

17 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! RA Adrian Lang Klinikum rechts der Isar Technische Universität München Drittmittelmanagement Ismaninger Straße München Tel: Michael Grötsch Vorstand Circle Unlimited AG Südportal 5 D Norderstedt Tel:

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