xft contract manager: Vertragsverwaltung und Contract Lifecycle Management für SAP Integrating your business processes

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1 xft contract manager: Vertragsverwaltung und Contract Lifecycle Management für SAP

2 xft GmbH SAP Partner-Port Altrottstr Walldorf Tel. (06227) Fax (06227) Der xft contract manager bietet eine umfassende Vertragsverwaltung in SAP, die alle relevanten Vertragsinformationen, von SAP- wie von Non- SAP-Verträgen, an zentraler Stelle zusammenführt. Ein leistungs fähiges Termin- und Workflowmanagement bietet beste Unterstützung für den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags, von der Anbahnung und Erstellung bis zur Verlängerung oder Kündigung.

3 Der Vertragsorganizer Kaum etwas im Unternehmen funktioniert oh ne Verträge. Ob Einkaufsverträge, Rahmenverträge mit Partnern und Zulieferern, Dienstleistungsverträge, Arbeitsverträge, Miet verträge Ver träge sind die Basis unternehmerischen Handelns. Mit dem xft contract manager behalten Sie nicht nur den Überblick über Ihre Verträge, sondern erhalten auch Unterstützung für jede Phase des Vertragslebenszyklus, von der Vertragsanbahnung bis zur Kündigung oder Verlängerung. Der Einstieg in das Vertragsmanagement erfolgt über den Vertragsorganizer. Er zeigt u. a. die Liste der Vertragsarten, die zuletzt bearbeiteten Verträge und die persönlichen Vertrags favoriten des Benutzers und ermöglicht damit einen schnellen Zugriff auf die aktuell oder häufig benötigten Verträge. Mit der übergreifenden Suchfunktion können Verträge anhand von Terminen, Bearbeitern oder anderen Vertragsattributen gezielt gefunden werden. Zu jedem Vertrag lassen sich außerdem die Beziehungen zu anderen Verträgen wie z. B. Rahmenverträgen anzeigen. Dank des rollenbasierten Berechtigungskonzepts sieht dabei jeder immer nur das, was er tatsächlich sehen darf. Vertragsorganizer: Vertragsartübergreifende Suche mit Trefferliste im SAP GUI und im Browser

4 Die Vertragsakte In der Vertragsakte werden alle Informationen zum Vertrag zentral gesammelt. Aktenkopf und Aktenstruktur lassen sich dabei für die verschiedenen Vertragsarten unterschiedlich konfigurieren. Der Aktenkopf zeigt die wichtigsten Vertragsattribute und termine auf einen Blick. In der Akte finden nicht nur alle Dokumente zum Vertrag Platz, sondern auch Informationen zu Vertragspartnern, Vertragsbeziehungen und beliebigen anderen SAP-Objekten. Mit Hilfe von integrierten MS-Word-Vorlagen lassen sich Standarddokumente direkt aus der Akte erstellen und versionieren. Dokumente aus dem Filesystem können einfach per Drag & Drop in der Akte abgelegt werden; der xft document connector bietet zusätzliche Integration von MS Office und . Die integrierte Checklistenfunktion und Statusverwaltung machen die Vertragsverwaltung transparent und sorgen dafür, dass dabei alle organisatorischen Vorgaben berücksichtigt werden. Vertragsakte im SAP GUI (mit Dokumentenanzeige) und im Browser

5 Vertragsmanagement über den ganzen Vertragslebenszyklus Der xft contract manager unterstützt die Verwaltung von Verträgen über den gesamten Lebenszyklus, von der Erstellung bis zur Verlängerung oder Kündigung. Ein zentraler Funktionsbereich ist die integrierte leistungsstarke Termin und Status überwachung. Dazu werden Regeln defi - niert, die automatisch Systemtätigkeiten auslösen, wenn zuvor erfasste Termine erreicht werden (z. B. Vertragsbeginn, Vertragsende, Kündigungsfrist, Mindest und Maximallaufzeit) oder wenn eine Statusänderung eintritt (z. B. ein Vertrag wirksam wird oder ausläuft). Insbesondere kann das System einen zuvor defi nierten Verteilerkreis per SAP-Workfl ow oder über anstehende Termine oder Statusänderungen informieren. Die Änderungen am Vertrag, an der Akte und an den Akteninhalten werden vom System automatisch protokolliert, so dass sie jederzeit vollständig nachvollziehbar sind. Freigabeprozess manuell starten Pfl ege von Termindaten

6 Funktionen Vertragsorganizer Favoriten-Funktion Vertragsartübergreifende Suche Überblick über Vertragsarten Suche über einzelne Vertragsarten Direkte Neuanlage über Vertragsarten Schnellzugriff auf zuletzt bearbeitete Verträge Anzeige von Vertragsbeziehungen und von Beziehungen zwischen Verträgen und anderen SAP-Businessobjekten Vertragsakte Wichtigste Vertragsdaten auf einen Blick Vertragsartspezifische Konfiguration von Kopfdaten, Aktenstruktur, Regeln, Verteilern und Fristen Vertragsindividuelle Definition von Verteilern und Fristen möglich Direkter Zugriff auf SAP-Objekte (z. B. Stammdaten des Vertragspartners, Bestellungen u. v. m.) Benutzerspezifische Erinnerungsfristen für verschiedene Vertragsarten Integrierte Checklisten -Integration mit MS Outlook und Lotus Notes Dokumentenimport und -export per Drag & Drop Vorlagenmanager und Versionierung für einfache Erstellung von wiederkehrenden Schreiben und Standarddokumenten Einfache Navigation durch Dokumenten-Previews Umfassende Recherchefunktion über Akteninhalte Unterstützung aller gängigen Archiv- und Scan-Anbieter Voll funktionale Browser-Ansicht Vertragsmanagement Automatische Terminüberwachung Wiedervorlagefunktion für Akteninhalte oder gesamte Akte Automatische Hinweismeldung vor oder nach wichtigen Vertragsterminen Automatisches Anpassen von Vertragsdaten (Status, Kündigungsfrist, Vertragsende) gemäß vorgegebener Termine und Regeln Automatisches Auslösen von Workflows gemäß vorgegebener Termine und Regeln Vordefinierte und Ad-hoc-Umläufe für Genehmigung und Freigabe (mit xft compliance cycle) Zustellung von Workflow-Aufgaben via SAP Workflow Inbox und Auf Wunsch Freigabe mit elektronischer Signatur

7 Highlights Effektive Vertragskontrolle Mit der automatischen Termin- und Statusüberwachung gehören verpasste Kündigungsfristen und Vertragslücken der Vergangenheit an. Das System verschickt automatisch Benachrichtigungen oder startet direkt einen Änderungsworkflow. In der Akte werden alle Workflows und Schritte protokolliert sowie der aktuelle Status angezeigt, so dass der Fortgang des Prozesses jederzeit für alle Beteiligten transparent ist. Prozessunterstützung von A bis Z Checklisten sorgen dafür, dass alle Aufgaben des Vertragsmanagements, von der Erstellung über die Verlängerung bis zur Kündigung, vollständig und korrekt erledigt werden. Der integrierte Vorlagenmanager und die Versions verwaltung helfen bei der Erstellung von wiederkehrenden und standardisierten Schreiben. Und zugehörige Dokumente und s finden mit Drag & Drop rasch und unproblematisch den Weg in die Akte. Vollständig in SAP integriert Der xft contract manager basiert zu 100 % auf SAP und wird nahtlos in das bestehende SAP- System eingepasst. Damit werden Verträge zentral verfügbar, die Beziehungen zu anderen Businessobjekten Rahmenverträge, Geschäftspartner, Vertragsobjekte u. a. sind unmittelbar sichtbar und die zugehörigen Informationen, von den Stammdaten des Vertragspartners bis hin zu zugehörigen Bestellungen, immer aktuell. Flexibles Arbeiten Der xft contract manager arbeitet vollständig in SAP; der Benutzer muss es nicht. Die vollständig funktionale Webakte im Browser ermöglicht den Zugriff auf die Vertragverwaltung unabhängig von Plattformen und Ausgabegeräten. s und Dokumente lassen sich direkt aus der Anwendung heraus in die Akte ein checken, ohne die gewohnte Arbeitsumgebung zu verlassen.

8 Über xft Wer sind wir? Die xft GmbH ist ein stetig wachsendes SAP Partnerunternehmen, das auf die Optimierung und Integration von Geschäftsprozessen in SAP spezialisiert ist. Ziel ist es, alle in einem Prozess anfallenden Informationen, seien es Dokumente, s oder elektronische Belege, an einer zentralen Stelle zugänglich zu machen und in den Prozesskontext einzubinden. Dazu entwickeln wir eigene Softwareprodukte auf Basis von SAP NetWeaver und erweitern diese um individuelle kundenspezifische Anwendungen. Was tun wir? Unsere Produkte beinhalten unterschiedlichste Lösungen für ein integriertes Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagement, von der digitalen Personalakte über die Rechnungs- und Vertragsverwaltung bis hin zum Projekt- und Änderungs management in der Fertigung. Im Hintergrund sorgen xft-basisprodukte für die Steuerung der Geschäftsprozesse und die Anbindung an andere Systeme. Weil in unseren Produkten nicht nur exzellentes SAP-Know-how steckt, sondern auch eine gehörige Portion solider Fach- und Branchenkenntnis, gehören zu unseren Kunden Mittelständler ebenso wie weltweit agierende DAX Unternehmen aus nahezu allen Wirtschaftszweigen. Was zeichnet uns aus? xft ist geprägt von großer Nähe zur SAP, inhaltlich wie räumlich und personell. Die xft-unternehmensgründer haben zuvor lange Jahre in zentralen Bereichen der Technologie- Entwicklung des Walldorfer Software-Anbieters gearbeitet. Als offizieller SAP-Partner können wir unsere Lösungen direkt im SAP-Kontext anbieten und führen bei Bedarf Projekte gemeinsam mit der SAP durch. Außerdem setzen etliche renommierte Vertriebs- und Implementierungpartner mittlerweile in ihrem Lösungsportfolio auf xft-produkte. xft GmbH, Februar Änderungen und Irrtümer vorbehalten.

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