ÖV-Kongress Matrix42. am 18. Februar 2016 in Essen. Kostentransparenz durch IT Service Management. Lutz Hirthe Joachim Benz. Kommunal.

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1 Kostentransparenz durch IT Service Management ÖV-Kongress Matrix42 am 18. Februar 2016 in Essen Lutz Hirthe Joachim Benz Kommunal. Intelligent. Vernetzt. 1 intern

2 Agenda / Inhalte 1 2 Wer sind wir? Umsetzungsbeispiel Kostentransparenz 2 intern

3 Agenda / Inhalte 1 2 Wer sind wir? Umsetzungsbeispiel Kostentransparenz 3 intern

4 KIVBF-Gruppe 4 intern

5 ZV KIVBF und KRBF Ausrichtung Auftrag Gründung 2003 Personal 616 (2014) Umsatz 110,97 Mio (2014) Kunden Zweckverband u. GmbH; öffentlich- und privatrechtlich IT-Fachlösungen für Mitglieder und kommunale Wirtschaftsbetriebe Kommunen, Stadt- & Landkreise, sonst. Körperschaften des öffentlichten Rechts, Krankenhäuser, Ingenieurbüros u.a. in Baden-Württemberg usw. Mitglieder 510 Städte u. Gemeinden, 17 Landkreise, 7 Stadtkreise, 5 Körperschaften d. öffentl. Rechts 5 intern

6 Motivation E-Goverment Neue Architekturen die Gestaltung elektronischer Schnittstellen nach außen der Einsatz kollaborativer Kommunikations- und Interaktionsmöglichkeiten (u.a. Social-Media) die Verknüpfung interner Prozesse mit den elektronischen Leistungsangeboten (Cloud-Services) Service-orientierte Architekturen prozessorientiertes Denken und Handeln dadurch erweiterte Qualitätsanfordungen an IT Standardisierung der Abläufe und Infrastruktur IT-Steuerung Ressourcen Optimierung durch Wandel der Rahmenbedingungen Service-orientiertes Denken und Handeln Strategische Ausrichtigung auf Verwaltungsziele Steuerungsoptimierung Folgen des demografischen Wandels Kostentransparenz Kostenoptimierung Ausrichtung auf optimalen Verwaltungsnutzen 6 intern

7 Vorgehensmodell Ausgangssituation Entwicklungsprojekt weiteres Vorgehen Marktsondierung Ermittlung des Bedarfs unserer Mitglieder Interesse für das Handlungsfeld Service-Management Bedarfe an Standardisierung von Dienstleistungen (Services) Hebung von gemeinsamen Synergien Optimierungen in Qualität und Budget 7 intern

8 Vorgehensmodell Ausgangssituation Entwicklungsprojekt weiteres Vorgehen Service-Management Entwicklung von standardisierten Services Entwicklung von standardisieren und mehrfach nutzbaren Arbeitsabläufen /Prozessen Entwicklung von standardisierten Reports als Basis- Dienstleistung. Hebung der Transparenz des IT-Budgets Hebung der IT- Steuerungsmöglichkeiten Verzahnung des Service-Management-Werkzeugs mit dem jeweiligen ERP-Systems 8 intern

9 Vorgehensmodell Ausgangssituation Entwicklungsprojekt weiteres Vorgehen Umsetzung Umsetzung in kleinen Schritten und praxiserprobt Valdierung der Konzepte zusammen mit unseren Mitgliedern Konkrete Umsetzungen bei unseren Mitgliedern Ein praktisches Beispiel zeigt Ihnen nun Herr Benz von unserem Partner C4IT. Mittels Matrix42 ist es gelungen, bei einem unserer Mitglieder die Kostentransparenz deutlich zu heben. 9 intern

10 Agenda / Inhalte 1 2 Wer sind wir? Umsetzungsbeispiel Kostentransparenz 10 intern

11 Zentrales Serviceportal der Stadt Konstanz mit 11 intern

12 Aktueller Stand: bietet als zentrales Servicesystem natürlich noch weit mehr Möglichkeiten Softwareverteilung umgesetzt Helpdesk für die Störungsmeldungen der User umgesetzt Zentrale Vertragsverwaltung mit Genehmigungsprozess in Bearbeitung Bestandsverwaltung umgesetzt Wissensdatenbank (Self Service Portal) mit Einführung des Helpdesk-Systems im Aufbau 12 intern

13 Zentrale Vertragsverwaltung - alter Stand - Verträge nur in Papierform vorhanden händischer Abgleich mit Excel-Listen für Laufzeit- und Budgetüberwachung Kenntnisstand über Verträge nur im Kopf des bearbeitenden Mitarbeiters oder eben in den Akten Kunde, also Vertragsbesitzer, hat keinen Zugriff auf Originalunterlagen 13 intern

14 Zentrale Vertragsverwaltung - neuer Stand - Kunde sieht über das Benutzerportal seine relevanten Verträge, wann immer und von wo er will Kostenermittlung für Haushaltsplanung per Knopfdruck möglich Aktueller Mittelabfluss per Knopfdruck abrufbar IT-Spezialist und Kunde können Vertragslaufzeit der Assets selbst einsehen 14 intern

15 Zentrale Vertragsverwaltung - Erfassung und Überwachung sämtlicher IT-Verträge der Stadtverwaltung in Matrix42 Vertragslaufzeit Vertragsvolumen Vertragsgegenstand Objektdetails 15 intern

16 Zentrale Vertragsverwaltung - neuer Stand digitaler Workflow Links zum Genehmigungsprozess Vertragsinformationen Kostenauswirkung 16 intern

17 Weiterer Ausbau des Moduls Vertragsverwaltung von Matrix42 Ausbau des Prozesses Vertragsmanagement als Element der Budgetplanung und überwachung (Controlling) Einbeziehen der Zahlungsübersicht (IST-Zahlungen zu Plan- Zahlungen) zur Beurteilung des Restbudgets Import Zahlungen aus SAP Einbinden aller IT-MitarbeiterInnen in den Beschaffungsprozess 17 intern

18 Vertragsverwaltung: Budgetplanung und -überwachung Plankosten, Ist-Kosten und Ampel Grafische Übersicht Kostenverteilung 18 intern

19 Weiterer Ausbau: bietet als zentrales Servicesystem natürlich noch weit mehr Möglichkeiten Servicekatalog mit Bestell- und Genehmigungsworkflow 2017 geplant Lizenzverwaltung für 2017 geplant Der Wunsch nach Optimierung und Digitalisierung von non-it Prozessen ist bereits an die IT herangetreten worden. Der weitere Ausbau von Matrix42 als zentrale Serviceplattform ist im Gange. Ein aktuelles Beispiel eines digitalen Prozesses ist die Umsetzung des Workflows Einrichtung eines Arbeitsplatzes. 19 intern

20 Einrichtung eines Arbeitsplatzes: bietet ihnen die Möglichkeit, diese Prozesse von einer Stelle aus, auf einmal ins Rollen zu bringen Berechtigungen.. und welches der über 200 Fachverfahren noch? z.b. SAP, KM-EWO, dvv.personal, u.v.m. 20 intern

21 Matrix42 als zentrale Serviceplattform bietet: Passende, strukturierte Methodik (klare Prozesse) künftig weniger Aufwand im Planungsprozess Transparenz über alle IT relevanten Verträge und deren Kosten Imageverbesserung der IT als innovativer Service-Provider Übersichtlichkeit und Grundlagen für strategische Entscheidungen Kosten- und Zeitersparnis => Optimierung und Digitalisierung von Prozessen 21 intern

22 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Ansprechpartner: Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken 22 intern GF Stabstelle Lutz Hirthe Fon