Competencetag "Compliance und Verträge mit SAP"

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1 Competencetag "Compliance und Verträge mit SAP" Vertragsmanagement bei STIHL Ronald Hotz Referent Einkauf Betriebsmittel und Dienstleistungen ANDREAS STIHL AG & Co. KG

2 STIHL in Zahlen ANDREAS STIHL AG & Co. KG Ronald Hotz - Einkauf F&E Projekte und Dienstleistungen

3 Umsatz in Mio. Euro STIHL Gruppe MILLIONEN EURO UMSATZ IM JAHR 2012 ANDREAS STIHL AG & Co. KG Ronald Hotz - Einkauf F&E Projekte und Dienstleistungen

4 Anzahl der Mitarbeiter STIHL Gruppe MITARBEITER ZUM ANDREAS STIHL AG & Co. KG Ronald Hotz - Einkauf F&E Projekte und Dienstleistungen

5 STIHL weltweit Die STIHL Gruppe auf allen 5 Kontinenten 32 eigene Vertriebs- und Marketinggesellschaften in Europa, Asien / Ozeanien, Amerika, Afrika und 120 Importeure weltweit Insgesamt in mehr als 160 Ländern mit rund Fachhändlern vertreten Produktionsstätten in Deutschland, USA, Brasilien, Schweiz, Österreich, China ANDREAS STIHL AG & Co. KG Ronald Hotz - Einkauf F&E Projekte und Dienstleistungen

6 Innovativ in allen Technologien STIHL Produkte stecken voller innovativer Ideen, die die Arbeit in Forst- und Landschaftspflege und der Bauwirtschaft erleichtern. Ob Benzingemisch, Kabel oder Akku: STIHL bietet jedem Kunden die technische Lösung, die er braucht. BENZIN ELEKTRO AKKU ANDREAS STIHL AG & Co. KG Ronald Hotz - Einkauf F&E Projekte und Dienstleistungen

7 Warum Vertragsmanagement? Vertrag kommt von Vertragen! Nachlesen statt Streiten. Erkennen ob Bedarf besteht und Regelungen in guter Verhandlungsposition abschließen. Sicherstellen des wirtschaftlichen Erfolgs Zahlungen leisten wenn diese vereinbart sind und nachvollziehbar kündigen wenn kein Bedarf mehr besteht. Bis zu 20% Suchzeit (teure Personalkosten) sparen. Fachabteilungen können selbst Informationen einsehen und sofort handeln. Wissen konservieren warum sind Änderungen vereinbart worden, gab es einen Vertrag zuvor, wer war zuständig? ANDREAS STIHL AG & Co. KG Ronald Hotz - Einkauf F&E Projekte und Dienstleistungen

8 Zentrale sichere Information Keine Schattenablagen! Einkauf Rechtsab teilung Vertragsmanagement und Originalarchiv Finanzwesen Technik / Produktion ANDREAS STIHL AG & Co. KG Ronald Hotz - Einkauf F&E Projekte und Dienstleistungen

9 Hauptvorteile des Vertragsmanagements Tochter A Aufzeigen der Vertrags- und Aktenbeziehungen Konzern Division X Division Y Tochter B Tochter C Reporting der Kündigungsfristen mit Erinnerungsfunktion und Status Strukturierte Akten- und Dokumentenbearbeitung Zentrale sichere Verfügbarkeit aller Informationen Abbildung der Historie mit allen Informationen zu Zuständigkeiten bei der Suche ANDREAS STIHL AG & Co. KG Titel der Präsentation

10 Der Auftrag zur Einführung eines Vertragsmanagements Besonders wichtig: Die Unterstützung durch einen Vorstandsauftrag zur Einführung einer nutzerorientierten kostengünstigen Vertragsmanagementlösung mit zentraler, elektronischer Dokumentenablage. Grundlage: Lokaler und Gruppenweiter Standard als Vorgabe wie Verträge verwaltet werden. ANDREAS STIHL AG & Co. KG Titel der Präsentation

11 Ein bekanntes virtuelles Ablagesystem Akte wie ein früherer Leitzordner der pro Lieferant angelegt wird und beliebig gefüllt werden kann. Dokumente beliebige Dateien werden innerhalb der Akte in einer Explorer -Baumstruktur abgelegt. Einchecken von Dokumenten per Drag & Drop! ANDREAS STIHL AG & Co. KG Titel der Präsentation

12 Ansicht des Vertragsmanagementsystems Die Lieferantenakte: ANDREAS STIHL AG & Co. KG Ronald Hotz - Einkauf F&E Projekte und Dienstleistungen

13 Automatische Abfrage der wichtigen Dokumentattribute ANDREAS STIHL AG & Co. KG Titel der Präsentation

14 Optimale Suche in einem Fenster ANDREAS STIHL AG & Co. KG Ronald Hotz - Einkauf F&E Projekte und Dienstleistungen

15 Einführungszenario Vertragsmanagement Kein Big bang! Mit repräsentativem und unterstützendem Pilotbereich anfangen und Nacharbeiten (Bugfixe) einplanen (IT Ressourcen!) Gute Unterlagen bereitstellen Bedienungsanleitung, Quick Tipps (zugänglich für alle im Infocenter) und Schulungskonzept professionell umsetzen 4-5 Vorteile die der Knaller sind und die andere nachvollziehen können herausstellen und damit Überzeugen. Kein Wünsch Dir was, Änderungen sollen für alle Vorteile bieten. Anpassungen KIS Look and Feel wie bekannte Anwendungen Internationale Ausbringung erst wenn im Stammhaus alles rund läuft und man Unterstützer hat. Wichtig ist dabei die Informationsbeschaffung und Informationsverteilung vor dem Rollout zu Tochtergesellschaften. Einführung wird vor Ort begleitet. ANDREAS STIHL AG & Co. KG Ronald Hotz - Einkauf F&E Projekte und Dienstleistungen

16 Weitere Aspekte und Ausbau Vertragsmanagements Anbindung an weitere Systeme Internationale Anzeige z.b. ob Verträge bestehen, wer zuständig ist (lead buyer) und ab wann Verträge für welche Gesellschaft gültig sind. Möglicher Ausbau zur Kunden- Händlerakte Bidirektionale Links auf bestehende Nummernkreise Kreditoren, Bestellungen, Kontrakte und Lieferpläne, Equipments Auswertemöglichkeit der finanziellen Verpflichtungen Für den Jahresabschluss als Basis für Wirtschaftsprüfer Möglichkeiten für ABAP Entwickler eigene Reports etc. ANDREAS STIHL AG & Co. KG Ronald Hotz - Einkauf F&E Projekte und Dienstleistungen

17 Fragen? Falls Sie später noch Fragen haben können Sie mich gerne kontaktieren: ANDREAS STIHL AG & Co. KG Ronald Hotz - Einkauf F&E Projekte und Dienstleistungen

18 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ANDREAS STIHL AG & Co. KG Ronald Hotz - Einkauf F&E Projekte und Dienstleistungen