Verfahrensanweisung. Lenken von produktbezogenen Dokumenten

Transkript

1 Verfahrensanweisung Lenken von produktbezogenen Dokumenten Erstellt: Geprüft: Freigegeben: Druck Dat. : Vers.: 01 / va_qm_05_lenken_von_produktbez_dokumenten_v01.doc Seite 1 / 12

2 Historie Vers.: Datum erstellt von Änderung und Grund Status 01 QMB Erstfreigabe freigegeben Inhalt 1 Lenken von produktbezogenen Dokumenten Zweck der VA Geltungsbereich Allgemeines Lenken von Dokumenten (außer Fertigungsunterlagen) Lenken von Fertigungsunterlagen Mitgeltende Unterlagen...10 Anhang...11 Liste der zu lenkenden produktbezogenen Dokumente...11 Liste der zu lenkenden kundenbezogenen Dokumente...12 Liste der zu lenkenden vertriebsbezogenen Dokumente...12 Vers.: 01 / va_qm_05_lenken_von_produktbez_dokumenten_v01.doc Seite 2 / 12

3 1.3 Allgemeines Bei der Aufbewahrung und Archivierung von produktbezogener Dokumentation sind gesetzliche Vorschriften - insbesondere die Archivierungspflicht und -dauer betreffend - einzuhalten. Sofern für ein bestimmtes Dokument nicht anders festgelegt, sind die Aufbewahrungszeiten gemäß Anhang einzuhalten. Aussondern / Vernichten / ungültige Dokumente Es dürfen nur Dokumente / Daten ausgesondert bzw. vernichtet werden, deren Aufbewahrungszeit überschritten ist. Es ist zu klären, ob nicht eventuelle Sonderregelungen die Aussonderung bzw. Vernichtung des Dokumentes bzw. seiner Daten verbieten. Berechtigt zur Aussonderung bzw. Vernichtung ist nur der Ersteller des Dokumentes, eine von ihm beauftragte Stelle oder der von der zuständigen Fachabteilung festgelegte Mitarbeiter. Vertrauliche Dokumente bzw. Daten müssen im Rahmen ihrer Aussonderung vernichtet werden (Schreddern, Verbrennen, Löschen etc.) Die Art der Vernichtung muss sicherstellen, dass es Dritten nicht möglich ist, Kenntnis über den Inhalt des Dokumentes oder des Datenträgers zu erlangen. Ungültige Versionen sind mit einem ungültig -Stempel versehen. Eingeführte Programme Für die Erstellung sämtlicher qualitätsrelevanten Dokumente und Unterlagen ist der Einsatz der nachfolgend genannten Programme vorgeschrieben: Textverarbeitung: Kalkulationen: Präsentationen, Schulungen: Zeichnungen: CAD-Konstruktionen WORD EXCEL POWERPOINT Visio CAD-Star, Auto-CAD Die Einführung neuer Programmversionen für die genannten Anwenderprogramme werden durch die jeweilige Fachabteilung, nach kurzer Rücksprache mit der EDV-Abteilung, freigegeben. Projektordner Für die im Verlauf von Projekten (Kundenprojekte, Produktentwicklung) erstellten Dokumente sind gemäß der jeweiligen Projektphase die Dokumente / Aufzeichnungen im entsprechenden Projektordner abzulegen. Zur eindeutigen Identifizierung muss auf dem Rückenschild des Projektordners der Projektname und das Organisationskurzzeichen der zuständigen Fachabteilung angegeben werden. Nach Abschluss des Projektes sind die Projektordner im Archiv zu archivieren. Freigegebene Dokumente Jeder Mitarbeiter hat sich vor Verwendung eines Dokumentes davon zu überzeugen, dass dieses Dokument freigegeben ist (Datenbank). Freigegebene Dokumente, sofern sie in maschinenlesbarer Form vorliegen, sind in den Datenbanken abgelegt. Vers.: 01 / va_qm_05_lenken_von_produktbez_dokumenten_v01.doc Seite 4 / 12

4 Ändern Die Änderung einer Fertigungsunterlage führt zu einer neuen Version des Dokumentes. Die Änderung ist in der Historie des Dokumentes oder in der Datenbank zu beschreiben (Kurzform). Die Phase Prüfen und Freigeben der Fertigungsunterlage ist erneut zu durchlaufen. Das handschriftliche Ändern von Dokumenten ist nur bei Fertigungs- und Prüfunterlagen (Sofortänderung) erlaubt, wenn die sofortige Änderung zur Vermeidung von Produktfehlern erforderlich ist. Folgende Bedingungen müssen dabei eingehalten werden:. Angabe des Erstellers der Änderung (Signierung) sowie des Änderungsdatums auf dem geänderten Dokument. Das Einverständnis vom produktverantwortlichen Entwickler oder der verantwortlichen Stelle muss vorliegen. Die Änderung muss schriftlich (Änderungsmitteilung, formloser Hausbrief) an die entsprechende Abteilung gemeldet sein. Ändern Änderung am Dokument durchführen Vergabe einer neuen Versionsnummer Ablage des Dokumentes in zugehöriger DB >>>> weiter bei Registrieren und Prüfen & Freigeben (siehe oben) d: E m: alle Die Dateiablage für Fertigungsunterlagen befindet sich auf einem File-Server in dem Verzeichnis Fertigungsunterlagen. Im Unterverzeichnis cadstar.bak befinden sich weitere Unterverzeichnisse mit den jeweiligen Dateien. Die Verwaltung der Fileserver, der Laufwerke und der Verzeichnisse regelt die EDV- Abteilung. Zeichnungen werden unter Ihrer Zeichnungsnummer im Unterverzeichnis Zeichnungen, Stücklisten analog, abgelegt. Die Archivierung erfolgt durch die Entwicklung (CAD-Abteilung). Archivierung in Datenformat auf Fileserver und als Ausdruck im Archiv d: E m: EDV Vers.: 01 / va_qm_05_lenken_von_produktbez_dokumenten_v01.doc Seite 9 / 12

5 Liste der zu lenkenden kundenbezogenen Dokumente Zuordnung und Art der Dokumente Erstellung/ Änderung Prüfung/ Freigabe Aufbewahrung Ablage Detail-Regelung Produktkatalog E V 5 Jahre E Prospekt E V 5 Jahre E Liste der zu lenkenden vertriebsbezogenen Dokumente Zuordnung und Art der Dokumente Erstellung/ Änderung Prüfung/ Freigabe Aufbewahrung Ablage Detail-Regelung Vertrag einschließlich mitgeltender Dokumente V GF 10 FI Rahmenverträge (Kunden) V FI, QMB 6 FI Einzelverträge, Bestellungen, Abrufe V FI, QMB 6 FI Kooperationsverträge mit Entwicklungspartnern E FI, QMB 6 GF/FI Kooperationsverträge mit Lieferanten BE FI, QMB 6 BE Kooperationsverträge mit Beratungsfirmen Kooperationsverträge mit Vertriebspartnern BE FI, QMB 6 GF/FI V FI, QMB 6 GF/FI Vers.: 01 / va_qm_05_lenken_von_produktbez_dokumenten_v01.doc Seite 12 / 12