Qualitätsmanagement - Verfahrensanweisung Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen.vsd

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Dagmar Koenig
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1 Qualitätsmanagement - Verfahrensanweisung Lenkung von en und Aufzeichnungen.vsd Zweck Diese Verfahrensanweisung regelt die Vorgehensweise für die Identifizierung, Erstellung, Überprüfung, Freigabe und Pflege der e des integrierten Managementsystems der ILL, damit sichergestellt ist, dass alle auf dem gültigen Stand und an den Stellen verfügbar sind, wo sie gebraucht werden. Dies gilt für alle gelenkten -Vorgabedokumente (Verfahrensanweisungen) und -Nachweisdokumente (Aufzeichnungen). Geltungsbereich Diese Verfahrensanweisung ist gültig für alle Bereiche der Industrie Logistik Linz GmbH. Anlage Liste der gelenkten Vorgabedokumente (Verfahrensanweisungen) Liste der gelenkten Nachweisdokumente (Aufbewahrung und Archivierung von Aufzeichnungen) Version: 9 / Jänner 2015 Stand: Seite 1von 5

2 Prozess: Lenkung Doku/Aufzeichng. 1 Notwendigkeit eines neuen s Der Leiter des betroffenen Organisationsbereiches ist zuständig für den Rohentwurf einer notwendigen Verfahrensanweisung, sowie für die Veranlassung einer Änderung. Weiters zeichnet er für die Freigabe und somit für den Gültigkeitsbeginn einer Verfahrensanweisung verantwortlich. Das Qualitätsmanagement ist für eine korrekte und normkonforme Erstellung, Änderung, Verteilung und Archivierung von Verfahrensanweisungen zuständig. erstellen Erstellen neuer e Die Verantwortung für die Erarbeitung und Erstellung eines es liegt im betroffenen Organisationsbereich. Der Prozessverantwortliche erarbeitet das alleine, mit Unterstützung von Mitarbeitern und/oder des Qualitätsmanagements. ändern Ändern von en Werden Änderungen an der eines Prozesses erforderlich, so ist generell der Prozessverantwortliche des erstellten es für dessen Änderung verant-wortlich. Ausnahmen können vom betroffenen Prozessverantwortlichen angeordnet werden. Nach jeder Änderung ist eine neuerliche Prüfung und Freigabe erforderlich. Die Änderung muss durch dieselben Bereiche geprüft und freigegeben werden, welche die Prüfung und Freigabe der Erstausgabe ausgeführt haben, sofern nicht ausdrücklich anders festgelegt. 1 2 V: Lenkung von en und Aufzeichnungen.vsd VA: Lenkung von en und Aufzeichnungen.vsd Seite 2von 5

3 Prozess: Lenkung Doku/Aufzeichng Prüfen von en Sobald ein reviewfähiger des es zur Verfügung steht, wird dieser überprüft. Die Verantwortung für die Sicherstellung einer geeigneten Überprüfung des es liegt beim Prozessverantwortlichen. Prüfung Folgende Kriterien sind durch den betroffenen Organisationsbereich zu überprüfen: - leichte Verständlichkeit der - Definition des Prozesses bzw. der Aktivität, die der Realität entspricht ja nein Folgende Kriterien sind vom Qualitätsmanagement zu überprüfen: - formale Richtigkeit des es - kein Widerspruch zu anderen en -kein Widerspruch zur Norm ISO 9001und OHSAS Existieren in der Schnittstellen zu anderen Organisationsbereichen, so sind diese Bereiche in die Prüfung miteinzubeziehen. OK? Basierend auf den Ergebnissen der Über-prüfung entscheidet der Prozessverantwortliche in Abstimmung mit dem Qualitätsmanagement, ob eine Anpassung des s erforderlich ist oder nicht. Freigabe des es Nachdem das überprüft und ak-zeptiert wurde, wird dieses formal freige-geben. Der Prozessverantwortliche gibt das durch seine Unterschrift frei. Freigegebens Freigabe / Inkraftsetzen des s Gleichzeitig mit der Freigabe wird das Beginndatum der Gültigkeit vom Freigeber festgelegt. Das ist ab dann für die Mitarbeiter des Anwendungsbereiches der Verfahrensanweisung verbindlich. Ist das ab einem bestimmten Zeitpunkt gültig, so wird dies am jeweiligen Deckblatt unter Kapitel Geltungsbereich vermerkt. Im Regelfall ist das sofort gültig. 3 V: Lenkung von en und Aufzeichnungen.vsd VA: Lenkung von en und Aufzeichnungen.vsd Seite 3von 5

4 Prozess: Lenkung Doku/Aufzeichng. 3 3 Verteilung und Ablage von en Verteilung und Ablage von en Sobald das freigegeben wurde, werden vom Qualitätsmanagement folgende Schritte durchgeführt: -Das gedruckte Original des es mit Unterschrift wird im Qualitätsmanagement im zentralen -Archiv abgelegt. -Das wird auf dem PC im Qualitätsmanagement-Verzeichnis aufgenommen und im Firmen-Intranet zugänglich gemacht. -Weiters wird das in die Liste der freigegebenen e bzw. die Aktuali-sierung bei einem bestehenden aufgenommen. Der jeweilige Prozessverantwortliche ist dafür verantwortlich, dass die Mitarbeiter im Anwendungsbereich der Verfahrensanweisung - von der neuen/geänderten Verfahrensanweisung in Kenntnis gesetzt werden und der Zugang möglich ist - eventuell notwendige Schulungen durchgeführt werden - die Mitarbeiter die neue/geänderte Verfahrensanweisung auch einhalten Verteilung und Ablage von Aufzeichnungen Verteilung und Ablage von Aufzeichnungen Analog zu den Vorgabedokumenten werden auch qualitätsrelevante Aufzeichnungen gelenkt. Damit ist sichergestellt, dass alle Bedarfsträger auf diese Schriftstücke bzw. Daten Zugriff haben. Die gelenkten Aufzeichnungen sind in einer mitgeltenden Liste angeführt, die folgende Parameter regelt: - Name des s/der Datei - Archivierungsverantwortlicher - Archivierungsform (elektronisch und/oder gedruckt) - Archivierungsort - Archivierungsdauer Alle Bereiche sind verpflichtet, neue oder geänderte Qualitätsaufzeichnungen dem mitzuteilen. Die Überprüfung der Einhaltung erfolgt bei den regelmäßigen Audits durch das Qualitätsmanagement. Rücknahme von bestehenden en Rücknahme von bestehenden en für die Überprüfung, ob ein weiterhin gebraucht wird oder nicht, ist der Prozessverantwortliche und der Leiter des betroffenen Organisations-bereiches. Die Entscheidung,ein bestehendes zurückzuziehen, liegt beim Leiter des betroffenen Organisationsbereiches. V: Lenkung von en und Aufzeichnungen.vsd Seite 4von 5

5 Prozess: Lenkung Doku/Aufzeichng. 4 Sobald die Entscheidung getroffen wurde, ein zurückzuziehen, werden vom Qualitätsmanagement folgende Schritte auf Anforderung des Leiters des betroffenen Organisationsbereiches durchgeführt. Das gedruckte Original des s wird als nicht mehr gültig gekennzeichnet. Die Kennzeichnung erfolgt durch Anbringung des Vermerkes UNGÜLTIG, sowie Ablage in einem eigenen Ordner Ungültige Verfahrensanweisungen. Das wird vom PC im Qualitätsmanagement unter dem Verzeichnis Gültige Verfahrens-anweisungen gelöscht und in einem eigenen Verzeichnis Ungültige Verfahrensanweisungen gespeichert. Das wird im ILL-Intranet gelöscht. Symbole in diagrammen In der Liste der freigegebenen e wird das durchgestrichen und das Datum, ab dem das ungültig ist am rechten Rand eingetragen. Die Benachrichtigung der Mitarbeiter über die Zurückziehung und Ungültigkeit des Doku-mentes erfolgt durch den Bereichsleiter / Prozessverantwortlichen. Tätigkeit Ab diesem Zeitpunkt ist jeder einzelne Mitar-beiter selbst dafür verantwortlich, dass er alte Kopien des s entfernt oder diese in eindeutiger Form als nicht mehr gültig kenn-zeichnet. Daten (EDV) Entscheidung Daten (Papier) Verfahren V: Lenkung von en und Aufzeichnungen.vsd VA: Lenkung von en und Aufzeichnungen.vsd Seite 5von 5

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