Musterhandbuch AZAV & ISO 9001

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1 Musterhandbuch AZAV & ISO 9001 DIN EN ISO 9001:2008 Prozessorientiert ISBN Auflage 2

2 Qualitätsmanagement Verlag Seiler Dokumentationen Kapitel 4 Qualitätsmanagementsystem Inhaltsverzeichnis 4 Qualitätsmanagementsystem (QMS) Qualitätsmanagementsystem... 1 Normausschluss... 1 Ausgegliederte Prozesse Dokumentationsanforderungen Allgemeines Qualitätsmanagementhandbuch (QMH) Lenkung von Dokumenten Lenkung von Aufzeichnungen... 3 Mitgeltende Unterlagen Qualitätsmanagementsystem (QMS) 4.1. Qualitätsmanagementsystem Unser Unternehmen betreibt, dokumentiert, verwirklicht und unterhält entsprechend den Anforderungen der zugrunde liegenden Normen ein Qualitätsmanagementsystem und verbessert ständig dessen Wirksamkeit. Unser Unternehmen hat: die für das Qualitätsmanagementsystem erforderlichen Prozesse, ihre Wechselwirkung und ihre Anwendung in der gesamten Unternehmung erkannt und in einer Prozesslandschaft übersichtlich dargestellt mit ausgebildeten Mitarbeitern/-innen und den erstellten Prozess- und Arbeitsanweisungen das wirksame Durchführen und Lenken dieser Prozesse sichergestellt über Kapitel 6 die Verfügbarkeit zur Durchführung der Prozesse gewährleistet über Kapitel 8 die Überwachung, Messung und Analyse dieser Prozesse geregelt den Prozess Interne Kommunikation / Meeting (5.5.3) definiert, um die geplanten Ergebnisse sowie eine ständige Verbesserung aller Prozesse zu erreichen Unsere Unternehmung lenkt diese Prozesse in Übereinstimmung mit den Anforderungen der zugrunde liegenden Normen. Normausschluss Wir schließen folgende Normpunkte aus: Konservierung, wir haben keine Lagerhaltung Messmittel; wir setzen keine Prüfmittel im Sinne der zugrundeliegenden Norm ein QM-Verlag Seiler, Revision 0, Seite 1 von 4, gültig ab xx.xx.xxxx

3 Qualitätsmanagement Verlag Seiler Dokumentationen Kapitel 4 Qualitätsmanagementsystem Wechselwirkungen der Prozesse Siehe FB Wechselwirkungen der Prozesse. Ausgegliederte Prozesse Ausgegliederte Prozesse sind: Buchhaltung Kanzlei Immerteuer Bereitstellung Maßnahmensräume diverse Anbieter Durchführung von Maßnahmen Externe Anbieter Die Überwachung erfolgt mittels laufender Prüfung der Ergebnisse sowie der Prüfung des Zustands der bereitgestellten Ressourcen. 4.2 Dokumentationsanforderungen Allgemeines Unsere Dokumentation zum Qualitätsmanagementsystem enthält die dokumentierte Qualitätspolitik und Qualitätsziele, ein Qualitätsmanagementhandbuch sowie alle notwendigen Dokumente zur Planung, Durchführung und Lenkung unserer Prozesse. Wir halten die geforderten Verfahren und Aufzeichnungen der Norm DIN EN ISO 9001 ein. Gemäß Anmerkung der Norm haben wir den Umfang unserer Dokumentation durch die Fähigkeit unseres Personals (vgl. Kap. 6) möglichst gering gehalten Qualitätsmanagementhandbuch (QMH) Unser Unternehmen hat ein Qualitätsmanagementhandbuch erstellt und hält dieses aufrecht. Unser Unternehmen hat: den Anwendungsbereich des Qualitätsmanagementsystems definiert (vgl. Kap.1) dokumentierte Verfahren erstellt, beschrieben und an geeigneten Stellen darauf verwiesen die Wechselwirkung der Prozesse beschrieben Ebenen der Dokumentation Ebene 1: Das Qualitätsmanagementhandbuch beinhaltet wesentliche Vorgaben für das Unternehmen. Ebene 2: Diese Ebene beinhaltet Arbeitsanweisungen, Verfahrensanweisungen sowie andere Anweisungen zur Erfüllung der Unternehmensaufgaben (Maßnahmensanweisungen). Die Anweisungen sind für alle Betriebsangehörigen bindend. Ebene 3: Ebene 3 enthält alle notwendigen Formblätter, n und Nachweise, welche belegen, dass, die Anforderungen der Ebenen 1 und 2 erfüllt werden. QM-Verlag Seiler, Revision 0, Seite 2 von 4, gültig ab xx.xx.xxxx

4 Qualitätsmanagement Verlag Seiler Dokumentationen Kapitel 4 Qualitätsmanagementsystem Die Dokumente aller Ebenen sowie Gesetze und Normen werden in einem Formblatt aufgeführt. Für alle Dokumente gilt eine Aufbewahrungsdauer von 10 Kalenderjahren, wenn nicht mit externen Stellen eine anders lautende Vereinbarung getroffen wurde Lenkung von Dokumenten Die vom Qualitätsmanagementsystem geforderten Dokumente werden von uns gelenkt. Dies gewährleisten wir durch folgende Punkte: die Genehmigung durch eine fachliche Stelle vor ihrer Herausgabe die Bewertung, Verbesserung, Aktualisierung der Dokumente und der erneuten Genehmigung die Versionierung von Dokumenten die Verteilung gültiger Fassungen von Dokumenten im Intranet die Lesbarkeit und leichte Erkennbarkeit der Dokumente die Kennzeichnung von Dokumenten externer Herkunft die regelmäßige Prüfung von externen Dokumenten auf ihre Gültigkeit die Verhinderung der unbeabsichtigten Verwendung veralteter Dokumente, welche mit ALT gekennzeichnet werden Zu unseren Maßnahmen haben wir Unterlagen erstellt. Die internen Bezeichnungen sind Maßnahmenmappe. Die Maßnahmenmappen werden vom Beauftragten der obersten Leitung verwaltet. Je nach Fachbereich werden die geforderten Nachweise für die Teilnehmer/-innen erstellt. siehe auch: Formblatt "Maßnahmenmappe" (7.3.1) Lenkung von Aufzeichnungen Wir haben für das wirksame Funktionieren unseres Qualitätsmanagementsystems die notwendigen Aufzeichnungen erstellt. Wir lenken die Dokumente durch folgendes Verfahren: 1. Erstellen der Aufzeichnung 2. Prüfen auf richtige Inhalte 3. Archivierung (ggf. vorläufig) 4. Auswertung der Aufzeichnung 5. Ablage für die vorgesehene Dauer 6. Vernichtung der alten Dokumente Allgemein haben unsere Mitarbeiter/-innen folgende Pflichten: Kennzeichnung aller Dokumente Aufbewahrung in Ordnern, welche mit dem Firmenlogo versehen sind Schutz durch geschlossene Räume und elektronisch gesicherte Verzeichnisse sowie die Aufbewahrung in Ordnern Wiederauffindbarkeit durch Register in den Ordnern und Ablage der Ordner in Schränken Aufbewahrungsfrist aller Dokumente für 10 Jahre Verfügbarkeit durch die Aufbewahrung im Büro und im Archiv Datensicherung im 2-Wochen-Rhythmus eine Langzeitsicherung je Quartal QM-Verlag Seiler, Revision 0, Seite 3 von 4, gültig ab xx.xx.xxxx

5 Qualitätsmanagement Verlag Seiler Dokumentationen Kapitel 4 Qualitätsmanagementsystem Der Beauftragte der obersten Leitung überwacht halbjährlich die Aktualität der Maßnahmenmappen. Alle anderen Nachweise werden im Rahmen der Datenanalyse (s. Kapitel 8.4 Datenanalyse) überwacht. Datensicherungen werden mittels Formblatt dokumentiert und quittiert. siehe auch: Formblatt "Datensicherung" (4.2.4) Mitgeltende Unterlagen Prozessanweisungen (PA) 423 PA "Lenkung von Dokumenten" Arbeitsanweisungen (AA) 423 AA "Erstellen von Dokumenten" Formblätter (FB) 410 FB "Wechselwirkungen der Prozesse" 423 FB "Liste der Dokumente" 424 FB "Datensicherung" 553 FB "Interne Kommunikation / Meeting" 620 FB Ausbildungs- und Befugnismatrix 731 FB "Maßnahmenmappe (nach Themen) QM-Verlag Seiler, Revision 0, Seite 4 von 4, gültig ab xx.xx.xxxx

6 4.2.3 Liste der Dokumente Dokumentenübersicht Revision vom Ersteller / -in Verteiler Grund der letzten Änderung Handbuch Kapitel 1 und 2 Anwendungsbereich & Normative Verweise 0 BdoL BdoL Kapitel 3 Abkürzungen Begriffe 0 BdoL BdoL Kapitel 4 Qualitätsmanagementsystem 0 BdoL BdoL Kapitel 5 Verantwortung der Leitung 0 BdoL BdoL Kapitel 6 Management von Ressourcen 0 BdoL BdoL Kapitel 7 Dienstleistungsrealisierung 0 BdoL BdoL Kapitel 8 Messung, Analyse & Verbesserung 0 BdoL BdoL Prozessbeschreibung / Verfahren Lenkung von Dokumenten 0 BdoL BdoL Interne Kommunikation 0 BdoL BdoL Schulung intern 0 BdoL BdoL Beteiligung an Ausschreibungen 0 BdoL BdoL Vertrieb Maßnahmen 0 BdoL BdoL Konzeption Maßnahmen 0 BdoL BdoL Beschaffung externe Anbieter 0 BdoL BdoL Durchführung Maßnahmen 0 BdoL BdoL Planung Maßnahmen 0 BdoL BdoL Vorbereitung Maßnahmen 0 BdoL BdoL Kundenzufriedenheit 0 BdoL BdoL Störungen im Ablauf 0 BdoL BdoL / Korrektur- & Vorbeugemaßnahmen 0 BdoL BdoL Arbeitsanweisung Erstellen von Dokumenten 0 BdoL BdoL QM-Verlag Seiler, Revision 0, Seite 1 von 3, gültig ab xx.xx.xxxx

7 4.2.3 Liste der Dokumente Dokumentenübersicht Revision vom Ersteller / -in Verteiler Grund der letzten Änderung Formblatt Dokumentationsebenen (eingebunden in Kapitel 4) Wechselwirkungen der Prozesse 0 BdoL BdoL Liste der Dokumente (diese Datei) BdoL BdoL Datensicherung 0 BdoL BdoL Erklärung und Nachweis der Leitung 0 BdoL BdoL / Verpflichtung der Leitung / Qualitätspolitik 0 BdoL BdoL Qualitätsziele 0 BdoL BdoL Organisationsdiagramm 0 BdoL BdoL Benennungsschreiben BdoL 0 BdoL BdoL Protokoll Besprechung 0 BdoL BdoL Managementbewertung Ausbildungs- und Befugnismatrix Schweigepflicht Ausstattung 0 BdoL BdoL Infrastruktur 0 BdoL BdoL Maßnahme 0 BdoL BdoL Jahresmaßnahmenplan 0 BdoL BdoL Kalkulationsbeispiele 0 BdoL BdoL Übersicht Maßnahmen 0 BdoL BdoL Maßnahmenkonzepte 0 BdoL BdoL Maßnahmenmappe 0 BdoL BdoL Lieferantenbewertung 0 BdoL BdoL Liste der externen Anbieter 0 BdoL BdoL Maßnahmenzufriedenheit 0 BdoL BdoL Auditabweichung 0 BdoL BdoL Auditbericht 0 BdoL BdoL Auditfrageliste 0 BdoL BdoL Auditplan 0 BdoL BdoL QM-Verlag Seiler, Revision 0, Seite 2 von 3, gültig ab xx.xx.xxxx

8 4.2.3 Liste der Dokumente Dokumentenübersicht Revision vom Ersteller / -in Verteiler Grund der letzten Änderung D-Report 0 BdoL BdoL Maßnahmenmappen Liste geprüft und freigegeben: Datum: Funktion, Unterschrift QM-Verlag Seiler, Revision 0, Seite 3 von 3, gültig ab xx.xx.xxxx

9 7.3.0 Konzeption Maßnahmen MA VA Ablauf / Tätigkeiten Dokumente Ablauf Hilfsmittel Start Bedarf erkennen Maßnahmen Ausfüllen des FB " Maßnahmen. Eckpunkte festlegen Maßnahmen, Maßnahmenmappe Beginn der Erstellung der Maßnahmenmappe anhand der Vorlage. Ext. Träger Grobplanung Externe Genehmigung? Nein PA Korrektur- Vorbeugemaßnahmen Abstimmung Maßnahmen, Berichte., Schriftverkehr, 4D-Report Die Grobplanung legt den Rahmen des Maßnahmenkonzeptes fest. Alle Informationen sollten optimal berücksichtigt werden. Verfahren gem. PA "Korrektur- Vorbeugemaßnahmen. Mit dem Kunden werden die Vorstellungen abgeglichen. Ja BdoL GF GF Ja Prüfung Grobkonzept i.o.? Nein PA Korrektur- Vorbeugemaßnahmen Maßnahmen, Maßnahmenmappe im Entwurf, Berichte, Schriftverkehr Prüfung des Gesamtkonzeptes durch die GF insbesondere aus kaufmännischer Sicht. Falls das Ergebnis nicht i. O. ist, wird ein Maßnahmenplan erstellt. Die GF kann das Projekt auch stoppen! Verfahren gemäß PA "Korrektur- / Vorbeugemaßnahmen. Feinplanung Maßnahmen, Script PA Vorbereitung Maßnahmen Belegungsplan der Maßnahmen belegen im Jahresmaßnahmenplan, Erstellen der individuellen Dokumente, Kostenkalkulation. Org. Durchführung Pilotprojekt Das Maßnahmenkonzept wird durchgeführt als würde es sich in der Routine befinden. Ext. Träger GF Ja Pilotprojekt i. O.? PA Korrektur- Vorbeugemaßnahmen Nein Script Verfahren gemäß PA "Korrektur- / Vorbeugemaßnahmen. BdoL GF Freigabe Script. Maßnahmenkonzepte Die Maßnahmenmappe und alle Unterlagen werden freigegeben. Ende QM-Verlag Seiler, Revision 0, Seite 1 von 1, gültig ab xx.xx.xxxx