Digitale Anlagenakte
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- Josef Schmid
- vor 5 Jahren
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1 Digitale Anlagenakte «Mehr als eine elektronische Aktenlösung» Infotag "Compliance und Verträge mit SAP 12. Juni Frankfurt am Main Seite 1
2 Agenda 1. Kurze Vorstellung Ferrero 2. Problemstellung 3. Lösungsansatz 4. Projekt und Herangehensweise 5. Prozessabbildung 6. digitale Anlagenakte Fragen / Kontaktinformation Seite 2
3 1. Kurze Vorstellung Ferrero 1946 Firmengründung in Italien 1956 Gründung der deutschen Gesellschaft 1 Produktionsbetrieb in Stadtallendorf 1 Verwaltung in Frankfurt a. M. ca Mitarbeiter 28 Produkte /Brands Seite 3
4 1. Kurze Vorstellung Ferrero Seite 4
5 1. Kurze Vorstellung Ferrero jährliches Investitionsvolumen: Mio. offene Hauptinvestitionsprojekte: ca. 400 Anlagen im Bau: ca Anlagenstammsätze: ca Seite 5
6 2. Problemstellung Rechnungen (OCR) Umbuchungen Löhne/ Gehälter Quantitative Faktoren Investitionsprojekt (Dauer 1-4 Jahre) Anlagen im Bau Anlagenstammsätze Qualitative Faktoren Gutachten MS- Office Seite 6
7 2. Problemstellung Rechnungen OCR (SAP) MS-Office sonstiges Ausdruck Ablage Für 2500 Geschäftsvorfälle p.a. Aufbewahrung ca. 2 Jahre lokal Verscannung über externe Firma Archivierungssoftw. Einscannen SAP Keine Anbindung an das SAP System pro Anlagenstammsatz Seite 7
8 2. Problemstellung Unwirtschaftliches Verhalten eingescannte Rechnungen werden ausgedruckt und nochmal eingescannt Schwachstelle Datensicherheit (Archivierungssoftware) Externer Anbieter keine 1:1 Überprüfung der eingescannten Dokumente, derzeit Stichprobenkontrolle keine 100% Sicherheit Keine SAP Anbindung Arbeiten mit 3 Systemen, 1. SAP, 2. externe Archivierungssoftware, 3. Ordner mit Papierakte Hohe Research Unterstützung bei Anfragen Dritter Nachweißpflicht gegenüber Betriebsprüfer, Wirtschaftsprüfer, heterogenes Archivsystem erfordert manuellen Einsatz der Fachkräfte bei Dokumentationsanfragen Kopierarbeiten Seite 8
9 3. Lösungsansatz Homogenes Archivsystem in SAP pro Anlagenstammsatz in SAP müssen alle Geschäftsvorfälle zu finden sein. klare Nachvollziehbarkeit des Lebenszyklus einer Anlage Datensicherheit (GDPDU) Digitales Büro kein Überflüssiges Ausdrucken von bereits eingescannten Rechnungen, s, Excel Vorlagen etc. pp. Übersichtlichkeit alle wesentlichen Informationen des Investitionsprojekts auf einem Blick Effektive Arbeitsweise geringe Komplexität, einfache Handhabung Seite 9
10 3. Lösungsansatz im SAP Digitales AIB Cockpit Digitale Anlagenakte Rechnungen (OCR) Umbuchungen Anlagenstammsatz 1 digit. Anlagenakte 1 Gutachten Anlagenstammsatz 2 digit. Anlagenakte 2 MS- Office Anlagenstammsatz 3 digit. Anlagenakte Seite 10
11 4. Projekt und Herangehensweise Iterationszyklen / Prototypische Herangehensweise Kein langes Aufhalten an formalen theoretischen Konzeptionen Direkte Lösungssuche mit den Sachbearbeitern anhand von Praxisbeispielen, somit direkter Einfluss der Bedürfnisse (look and feel) Entwicklungsschritte Veränderungen wurden sofort bearbeitet und getestet Seite 11
12 5. Prozessabbildung Struktur Anlagen im Bau Akte / Cockpit Seite 12
13 5. Prozessabbildung Rechnungsprüfung Seite 13
14 5. Prozessabbildung Prüfung Rechnungsunterlagen Seite 14
15 5. Prozessabbildung Aktivierungsdialog: Eintrag zur Buchung Seite 15
16 5. Prozessabbildung Überführungsdialog Initial Überführungsdialog Auswahl Buchungsbeleg, zu dem Aktiviert werden soll Seite 16
17 5. Prozessabbildung Überführungsdialog: Aktivierung initiiert Seite 17
18 5. Prozessabbildung Status AIB Cockpit nach Aktivierung Seite 18
19 5. Prozessabbildung Anlagenstammsatz SAP Seite 19
20 5. Prozessabbildung Digitale Anlagenakte Seite 20
21 5. Prozessabbildung Digitale Anlagenakte /Anlagenabgang Seite 21
22 6. Digitale Anlagenakte 2.0 Fehlerbehebung Automatisierung von manuellen Eingaben Aufbau von übergeordneten Status-Reports Direktes Anlegen von Stammsätzen aus dem Cockpit Verknüpfung zwischen PM-System (Equipment Stammsätzen) und finaler Anlagenakte Seite 22
23 6. Digitale Anlagenakte 2.0 Aufbau von übergeordneten Status-Reports Seite 23
24 Seite 24 24
25 7. Fragen / Kontaktinformation Michael Gerber Dipl. Kaufmann Head of Financial Reporting Telefon: Mobile: michael.gerber@ferrero.com FERRERO MSC GmbH & Co. KG Hainer Weg Frankfurt am Main Seite 25
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