Digitale Archivierung und Dokumentenmanagement

Transkript

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2 Digitale Archivierung und Dokumentenmanagement Einführung und Einsatz von d.3 in der Praxis Anwender berichten Ihre Referenten: Jürgen Kaiser, Heimatwerk Hannover eg Albrecht Buchheister, Spar- und Bauverein Hannover eg Katja Schröder, GAP mbh Fachforum für die Wohnungs- und Immobilienwirtschaft DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR Bremen Sep.

3 Herr Jürgen Kaiser Vorstand der Heimatwerk Hannover eg. Einführung d Mitarbeiterzahl: 14 Wohnungen im Bestand: Herr Albrecht Buchheister Abteilungsleiter Spar- und Bauverein Hannover eg. Einführung d Mitarbeiterzahl: 75 Wohnungen im Bestand: DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

4 Anforderungen an ein digitales Dokumentenmanagement: Das Finden steht im Vordergrund, nicht das Suchen Informationen mehreren Anwendern gleichzeitig verfügbar machen rechtssicheres Langzeitarchiv Kontinuität des IT-Systems intuitive Benutzeroberfläche Flexibilität bei der Gestaltung des Aktenplans an die Erfordernisse Ihres Unternehmens unternehmensübergreifende Digitalisierung modulare Unterstützung vom Standard zum Profi DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

5 DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR Herr Kaiser

6 DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

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25 DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR Herr Buchheister

26 d.3 im Einsatz 2011/2012 Rückblick: Digitales Mieterarchiv seit 1996 Für alles, was nicht unterschrieben wurde Betriebskostenabrechnungen Mahnungen Mieterhöhungen Serienbriefe Automatische Archivierung bei Dokumenterstellung Mit Einführung von immotion.net kam Automatische Übernahme der bisherigen Dokumente Rd ins Haus DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

27 d.3 im Einsatz 2011/2012 Erweiterung Von Mieterakte zum Unternehmensarchiv Beratung, Einrichtung und Steuerung durch Herrn Steffens Sofortiges Archivieren mit Start von immotion (2012) Journale, Sollstellungsprotokolle, DTA-Nachweis u.ä. Betriebskostenabrechnungen, Mahnungen, Mieterhöhungen Mieterbriefe, digital aus Vorgangsbearbeitung erstellt/archiviert Serienbriefe (dto.) mit - Parameterangaben (in weiß gedruckt) DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

28 d.3 im Einsatz 2012 Rechnungen aus dem Handwerkerportal Mit Einführung von immotion.net wurde das GAP-Handwerkerportal eingeführt Rechnungen, die die Handwerker dort erstellen, werden automatisch in archiviert in Abstimmung mit der DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

29 d.3 im Einsatz 2013/2014 Tablets mobilisieren unsere Geschäftsprozesse Überprüfungen im Rahmen der Verkehrssicherungspflichten Vor-Ort-Prüfung wird in pdf.dokument übertragen und in archiviert (jede Nacht) Vor Ort erstellte Fotos werden ebenfalls zum Vorgang übernommen und ebenfalls in abgelegt Mängel, die vor Ort im Tablet erfasst werden, werden binnen 1 Stunde automatisch nach immotion.net in die Vorgangsbearbeitung übertragen in Abstimmung mit der DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

30 d.3 im Einsatz 2013/2014 Archivierung von Papierakte Mieter und Wohnung durch Dienstleister MSV, Peine Verfahren wurde geprüft 0 Fehler Berechtigungskonzept gem. Vorgabe bdsb wurde umgesetzt Dokumentklassen in läuft auf dem SQL-Server Auswertungen/Abgleiche auf Vollständigkeit der Archivierung wurden vorgenommen Akten, die gerade in Bearbeitung waren, wurden von uns nachgescannt Für Wohnungsabnahme/Übergabe sind die wichtigen Dokumente vor Ort auf dem Tablet bzw. Smartphone verfügbar DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

31 d.3 im Einsatz 2014/2015 Optimierung des Scan-Verfahrens für neue Etagenscanner OCR-Erkennung der gescannten Dokumente je DokTyp Firma und Mieter-Nr. werden ausgelesen und die Dokumente automatisch abgelegt So gescannt werden Mietverträge nach Unterschrift Beantwortung von Beschwerden u. ä. mit dem Eingangsbrief Mandatsbestätigung mit SEPA-Lastschriftmandat Fehler werden vom System erkannt und aussortiert: es sind nur wenige manuelle Zuordnung DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

32 d.3 im Einsatz 2014/2015 Zustimmungen zur Mieterhöhung wurden eingescannt Mit einem SQL-Skript wurden die ersten Zustimmungen automatisch verarbeitet (in 10 Sekunden) DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

33 d.3 im Einsatz Ausblick 2016 Was haben wir noch vor? Digitalisierung der Eingangsrechnungen mit Papierrechnungen p.a. Workflow Einscannen mit OCR-Erkennung, u.a. Zuordnung zum Instandhaltungs- bzw. Baubuch- Auftrag automatische Zuordnung der Kontierung, Sachbearbeiter sachlich/fachliche Prüfung Zahlungsfreigabe Übergabe ins REB von immotion.net Buchung in immotion.net Beleg-Nr. wird in zurückgeschrieben DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

34 d.3 im Einsatz Organisationsentwicklung Betroffene sind Beteiligte im Veränderungsprozess: Wie läuft was ab? DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

35 d.3 im Einsatz Organisationsentwicklung Was macht Sinn? DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

36 d.3 im Einsatz Organisationsentwicklung Wer passt sich an? DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

37 d.3 im Einsatz Ausblick 2016 Digitalisierung der Bauakten mit One Bisher wurden sämtliche Dateien inkl. s im Netzlaufwerk der Abt. gespeichert Jeder aus der Abt. kann drauf zugreifen Wie sicher ist das? Kein Ort für die Archivierung! Ablage von Dokumenten und Fotos direkt aus dem Netzlaufwerk Anbindung an Outlook kein Zwischenspeichern DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

38 d.3 im Einsatz K-Fall-fähig Niemand wünscht sich so etwas Aber: was wäre wenn? Alle (Papier-)Akten vernichtet? Lösungsmöglichkeiten : -Archiv Spiegelung der Server (in anderen Brandabschnitt) Übertragung auf K-Fall-Server in anderen Stadtteil DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

39 Das Umsetzungsprojekt Organisationsgespräch Zeitrahmen festlegen (Installation, Schulung der Mitarbeiter, Anbindung an immotion ) Hardwarekomponenten Welche Module von d.3 werden benötigt? Erstellung eines Aktenplans Was geschieht mit den Papierakten? Projektverantwortlichen benennen Festlegung wer im Haus die Administration des Systems übernehmen soll DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

40 Einführung und Einsatz von d.3 in der Praxis Anwender berichten Zeit für Ihre Fragen! DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

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42 Die in diesen Unterlagen enthaltenen Angaben und Daten dienen der Veranschaulichung und stellen keine Leistungsbeschreibung dar; sie können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Jede Ähnlichkeit mit bestehenden Firmen, Organisationen, Produkten, Personen etc. ist rein zufällig. Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis der GAP mbh darf kein Teil dieser Unterlagen für irgendwelche Zwecke vervielfältigt, verarbeitet oder verbreitet werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln elektronisch, mechanisch, durch Fotokopieren, Aufzeichnen usw. dies geschieht. Die aufgeführten tatsächlichen Produktbezeichnungen, Firmennamen und Logos sind zugunsten der jeweiligen Hersteller bzw. Firmen als Marken oder eingetragene Marken geschützt GAP Gesellschaft für Anwenderprogramme und Organisationsberatung mbh Neidenburger Str Bremen Telefon: Fax DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR