Optische Archivierung der Steuererklärungsunterlagen 2010

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1 Optische Archivierung Seite 1 von 10 Optische Archivierung der Steuererklärungsunterlagen 2010

2 Optische Archivierung Seite 2 von 10 Inhalt Inhalt Zusammenfassung Zu archivierende Dokumente Ablaufbeschreibung Digitalisierungsvorgang...6 Schritt 1: Dokumente einscannen...6 Schritt 2: SEAC Programm öffnen...6 Schritt 3: Archivierungsvorgang im SEAC Programm...7 Schritt 4: Archivierungsvorgang abschließen Fac Simile Bestätigung Steuererklärung...10

3 Optische Archivierung Seite 3 von Zusammenfassung Ab der Steuererklärungsperiode 2010 (UNICO 2009) wird in den Bezirksbüros ein neues Verfahren eingeführt zur digitalen Archivierung sämtlicher Unterlagen, die für die Ausarbeitung der Steuererklärung relevant sind. In diesem Dokument ist die Richtlinie definiert, welche Dokumente mindestens archiviert werden sollten. Jedem Bezirksbüro ist es freigestellt weitere Dokumente zu archivieren, welches es für die Ausarbeitung notwendig erachtet. Zusätzlich zu den digital archivierten Daten können diese auch weiterhin von den Bezirksbüros in Papierform aufbewahrt werden. Sämtliche Originalbelege werden dem Kunden in Form einer gebundenen Mappe nach Abschluss des Archivierungsvorgangs und nach der elektronischen Übermittlung ausgehändigt.

4 Optische Archivierung Seite 4 von Zu archivierende Dokumente Folgende Dokumente sollten mindestens archiviert werden: UNICO IRAP Sektorenstudien MwSt.-Jahreserklärung Telematische Bestätigungen (UNICO, IRAP, IVA, Sektorenstudien, MwSt.- Mitteilung) F24 der Steuereinzahlungen Fragebogen Originalbelege (Landesbeiträge, Arztspesen, Versicherungen, Passivzinsen, usw.) Sonstige Steuererklärungen (CUD, usw.) EDV-Abteilung Bezirksbüros Jedem Bezirksbüro ist es freigestellt zusätzlich zu den hier aufgeführten Dokumenten noch weitere zu archivieren.

5 Optische Archivierung Seite 5 von Ablaufbeschreibung Nach dem Versand der Fragebögen für die Steuererklärung werden diese zusammen mit den Originalbelegen von den jeweiligen Sachbearbeitern oder dem Sekretariat entgegen genommen. Sollten Dokumente für die Steuererklärung fehlen, werden diese von den zuständigen Personen beim Kunden angemahnt. Alle Belege werden geordnet und in einer dafür vorgesehenen Kundenmappe abgelegt. Im Zuge dessen können die Belege bereits digital archiviert werden, oder zumindest aber für die digitale Archivierung vorbereitet werden, sodass sie später von einer beauftragten Person verarbeitet werden können. Bei der Verarbeitung der Dokumente ist darauf zu achten, dass diese beim Scanvorgang nicht zerstört werden, da sie dem Kunden im Original wieder ausgehändigt werden müssen. Sobald die Steuererklärung ausgearbeitet ist und alle dafür relevanten Unterlagen inklusive der Steuererklärung gesammelt wurden und in Papierform vorliegen (siehe dazu Abschnitt 2), werden alle Dokumente im Originalen unterschrieben, gebunden und dem Kunden ausgehändigt. Die Organisation und Durchführung der digitalen Archivierung der gesammelten Unterlagen obliegt dem Sekretariat bzw. den dafür vorgesehenen Sachbearbeitern der jeweiligen Bezirksbüros und kann mit Hilfe von Praktikanten durchgeführt werden. Wird die Arbeit Praktikanten oder Aushilfskräften übergeben, muss sichergestellt werden, dass die Belege sachgerecht verarbeitet werden und die Originalbelege in einwandfreiem Zustand dem Kunden ausgehändigt werden können. Die Digitalisierung kann in verschiedenen Phasen erfolgen. Entweder können die Belege laufend digitalisiert werden oder sie werden nach Beendigung der Ausarbeitung und noch vor der Aushändigung an den Kunden digitalisiert. Auch ist es den Bezirksbüros freigestellt, ob diese eine Kopie in Papierform der Originalbelege anfertigen und aufbewahren oder diese ohne Hardcopy digitalisieren. Die gesammelten Originalbelege werden zusammen mit der Copia per il contribuente und den dazugehörigen Versandbestätigungen in gebundener Form dem Kunden ausgehändigt. Der Kunde bestätigt auf ein dafür vorgesehenes Formblatt den Erhalt aller Originalunterlagen.

6 Optische Archivierung Seite 6 von Digitalisierungsvorgang Der Digitalisierungsvorgang und die Archivierung erfolgen über das SEAC Programm. Alle Unterlagen werden dafür zuerst digitalisiert und danach über das Dokumentenverwaltungs-Modul dem jeweiligen Kunden zugewiesen. Die Zuweisung der Unterlagen erfolgt durch den jeweiligen Sachbearbeiter, der die vollen Rechte auf das Dokumentenverwaltungs-Modul hat. Beim Scanvorgang werden alle Dokumente als PDF File in einem dafür vorgesehenen Ordner abgespeichert. Das SEAC Programm greift über das Dokumentenverwaltungs-Modul direkt auf diesen Ordner zu, womit die Zuweisung der Dokumente zu den einzelnen Kunden vereinfacht wird. Schritt 1: Dokumente einscannen Die Dokumente werden geordnet auf den Scanner gelegt und eingescannt. Es wird ein PDF File generiert und in einem vordefinierten Ordner gespeichert. Schritt 2: SEAC Programm öffnen Nach Öffnung des SEAC Visuale Programmes wird im Bereich Redditi das zu bearbeitende Steuererklärungsmodell ausgewählt (siehe Abbildung 1). Danach öffnet sich eine Maske in der man das jeweilige Bezirksbüro auswählen muss (siehe Abbildung 2). Abbildung 1: Prozedur auswählen

7 Optische Archivierung Seite 7 von 10 Abbildung 2: Bezirksbüro wählen Sobald das gewünschte Bezirksbüro ausgewählt wurde, öffnet sich im rechten Bildschirm eine Maske in der man Gestione Quadri anwählt. In der folgenden Maske wird man aufgefordert die Daten des gewünschten Kunden einzugeben, um auf die Kundenmaske zu gelangen. Schritt 3: Archivierungsvorgang im SEAC Programm Nach Wahl des Menüpunktes Gestione Documentale (siehe Abbildung 3) öffnet sich das Fenster über den im Folgenden alle relevanten Dokumente dem Kunden hinzugefügt werden. Abbildung 3: Über den Menüpunkt "Gestione Documentale..." das Archivierungsmodul aufrufen Die Abbildung 4 zeigt die Maske, über die sämtliche Dokumente einfach und schnell dem jeweiligen Kunden zugeordnet werden können.

8 Optische Archivierung Seite 8 von 10 Abbildung 4: Eingabemaske für die Archivierung Um ein Dokument zu archivieren muss über den Menüpunkt Sfoglia das jeweilige PDF Dokument ausgewählt werden. Beim Öffnen der Maske greift das SEAC Programm automatisch auf den Ordner, in dem die zuvor gescannten Dokumente abgelegt wurden, zu. Es kann immer nur ein PDF-Dokument nach dem anderen hinzugefügt werden. Nach dem das Dokument ausgewählt und bestätigt wurde scheint es in der Maske auf (siehe Abbildung 5). Dieser Vorgang kann wiederholt werden um weitere PDF-Dokumente dem jeweiligen Kunden hinzu zu fügen. Abbildung 5: Es wurde ein gescanntes Dokument hinzugefügt

9 Optische Archivierung Seite 9 von 10 Schritt 4: Archivierungsvorgang abschließen Um den Archivierungsvorgang abzuschließen und zum nächsten Kunden überzugehen, muss sichergestellt werden, dass alle gewünschten Dokumente in der Maske in Abbildung 5 aufscheinen. Der Vorgang wird über den Menüpunkt Archivia il documento abgeschlossen (siehe Abbildung 6). Abbildung 6: Der Archivierungsvorgang wurde erfolgreich abgeschlossen

10 Optische Archivierung Seite 10 von Fac Simile Bestätigung Steuererklärung