Die Archivierung - Schritt für Schritt

Transkript

1 Archivierung

2 A R C H I V Die Archivierung - Schritt für Schritt Überzeugen Sie sich von unseren umfangreichen Leistungen. 1 Auftragsannahme Abholen Vorbereiten Digitalisieren Archivieren Firmen aus ganz Deutschland lassen bei uns ihre Akten und Baupläne digital archivieren. Sie erhalten von uns ein nicht veränderbares / geschlossenes Archiv. Werden digitale Scans und Mikrofilme erstellt, spricht man von Hybrider Archivierung. Das Festhalten auf Mikrofilmen, zeichnet sich durch lange Haltbarkeit aus 6 Indexieren 7 Abschluss Unsere 7 Schritte zum Erfolg! Wir freuen uns auf Ihren Auftrag!

3 Auftragsannahme Abholen Wir sind über Telefon, Fax oder jederzeit Sie können Ihre Aktenordner selbst liefern oder für Sie erreichbar. Außerdem bieten wir Ihnen per Spedition schicken. In den meisten Fällen eine Bestellplattform auf unserer Webseite an. fahren aber unsere Kuriere von ReproProfi vor Wenn Sie lieber ein persönliches Kunden-gespräch Ort, verpacken die Ordner und liefern diese dann bevorzugen, stehen wir Ihnen täglich während ins Geschäft zur Archivierung das gehört zum unseren Öffnungszeiten zur Verfügung! Service. Auf Wunsch ist auch die Anfertigung eines kostenlosen Mustertests möglich, bevor Sie sich endgültig entscheiden! V Kontaktaufnahme: Christin Hoppe Tel.: Fax: archivierung@reproprofi.de I H C R A

4 Vorbereiten Digitalisieren Die Ordner werden bei uns sortiert und zum Scannen vorbereitet. Das bedeutet, dass jede Büroklammer, Tackernadel, sowie alle Folien und Aktendullis entfernt werden müssen, die sonst das Scannen verhindern würden. Neben einer Kopie des Ordnerrückens kommt auch vor jedem beschrifteten Trennstreifen im Ordner ein Blatt mit einem Strichcode. Der Code signalisiert später dem Scanner automatisch den neuen Abschnitt. Baupläne im Format größer als A3 werden zum Scannen ausgeheftet und die Stelle im Ordner wird für das Zurückheften vermerkt. Bei ReproProfi Dresden wird mit speziellen Scannern für Kleinund Großformat gearbeitet, die Ihre gelieferten Dokumente farbig oder schwarz/weiß ablichten können. Kleinformate, Formulare und Trennstreifen werden als Stapel gescannt und erscheinen zeitgleich schon nach Trennstreifen geordnet auf dem Computer. Unsere Mitarbeiter sichten die digitalen Daten und kontrollieren sie auf Fehler. Jeder Plan wird mit Ordner- und Plannummer im Server gespeichert, sodass man bei der Indexierung sofort Zugriff darauf hat.

5 Archivieren Indexieren Sind nun alle Akten digitalisiert werden sie sortiert. Alles wird so zusammengeführt, dass man am Ende ähnlich wie bei einem Computer-Explorer die Hauptordner, Unterordner sowie Kategorien übersichtlich strukturiert aufrufen kann. ReproProfi Dresden bieten auch eine spezielle Sortierungen nach Daten oder Namen an. In solchen Fällen müssen alle Ordner auf die zusammenhängenden Dokumente durchsucht werden, die dann verknüpft werden. Sie erhalten abschließend die komplette Datenbank Ihres geschlossenen Archivs je nach Datengröße auf CD, Festplatte oder USB-Stick. Mit der übersichtlichen Offline Search Anwendung, die speziell für ReproProfi programmiert wurde, kann man einzelne Dokumente des Archivs suchen und aufrufen. Ähnlich wie bei einer Websuche können somit Dokumente auch nur durch einzelne Textstellen und Wörter durch Ihre Eingabe herausgefiltert werden. T

6 Abschluss Schließlich können Sie noch entscheiden wie Sie mit Ihren Akten verbleiben möchten. Gern lassen wir die Ordner für Sie nach DIN-Norm vernichten. Natürlich können Sie Ihre Akten nach erfolgreicher Archivierung wieder zurückbekommen. Wir heften Ihre Dokumente wieder in die Ordner und bringen sie zurück in den Originalzustand. Auf Wunsch bringen wir Ihnen die fertigen Kisten zurück und sortieren sie in Ihren Ordnerschrank ein. Das alles gehört bei uns zu den Dienstleistungen der Archivierung. Nicht nur bei der Archivierung ein Profi! Das erfahrene Personal unserer Archivierung sorgt für eine schnelle und sorgfältige Digitalisierung ihrer Dokumente. Entdecken Sie auch unsere anderen Dienstleistungen!

7 ReproProfi Dresden GmbH Löbtauer Str Dresden Tel.: Fax: Web: