lösungs beschreibung OS AdhocExport Clientkomponente flexible software for your way of working 1 Erarbeitet von: Maurice Knurr Stand: Mai 2011

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1 lösungs beschreibung OS AdhocExport Clientkomponente Erarbeitet von: Maurice Knurr Stand: Mai 2011 flexible software for your way of working 1

2 Inhalt 1 Version Funktionen im Überblick Benutzeroberfläche Arbeitsablauf und Funktionsweise Version Version: 4.5 Ersteller: Maurice Knurr Schnittstellenart: Clientschnittstelle Systemvoraussetzungen: Microsoft.net Framework v.2.0 oder höher benötigt Beschreibung: Mit OS AdhocExport kann der Benutzer, Dokumente aus einer Akte sortieren, paginieren und exportieren lassen. Die Schnittstelle wird im Client als externes Programm eingebunden. Es werden für das Einbinden keine Übergabeparameter benötigt. 2 Funktionen im Überblick Folgende Funktionen sind derzeit im Tool enthalten: Sortierung von vorher ausgewählten Dokumenten einer Akte Exportieren der sortierten Dokumente als eine PDF in das Dateisystem Bearbeiten der Dokumente vor der Paginierung/dem Export (z.b. um leere Seiten heraus zu löschen) Einbrennen von Folien in die zu exportierenden/paginierenden Dokumente Konvertierung folgender Dokumentformate in ein einheitliches Format (tiff/pdf): Tiff, Jpeg, Bitmap Office Dokumente (Word, Excel, Powerpoint) Open Office Dokumente PDF Txt- und RTF-Dateien s OHNE Anhänge flexible software for your way of working 2

3 3 Benutzeroberfläche OS AdhocExport Clientkomponente (1) Im Abschnitt Dokumente werden alle Dokumente detailliert angezeigt, die der Benutzer ausgewählt hat. (2) Im rechten Feld werden die Daten des derzeitigen Ordners angezeigt, in dem sich die Dokumente befinden. (3) Mit den Pfeiltasten können Sie die Anzeigereihenfolge der Dokumente in der Liste verändern. Hierfür markieren Sie das gewünschte Dokument mit einem Klick auf die linke Maustaste und klicken auf den Pfeil nach oben bzw. nach unten, um das Dokument in der Liste nach oben bzw. nach unten zu verschieben. (4) Mit dem Löschen-Knopf, können Sie ein zuvor markiertes Dokument aus der Liste entfernen. (Es wird damit nur aus der Liste entfernt und nicht aus dem OS-Archiv!) (5) Hier werden Dokumente zu einer PDF zusammengeführt, paginiert und je nach Option exportiert oder im Quellordner/Adhoc-Schrank abgelegt (6) Sie können auch Dokumente ohne eine Paginierung zu einer PDF zusammenführen, Exportieren oder im Quellordner/Adhoc-Schrank ablegen (7) Sie können auch weitere Dokumente zur Liste hinzufügen. Hierfür klicke Sie den Knopf hinzufügen, wählen weitere Dokumente im OS-Clients aus und starten das Tool erneut. (8) In diesem Bereich kann der Benutzer bestimmte Optionen an- und ausschalten. Mit diesen Optionen ist es möglich Dokumente zu bearbeiten, Folien einbrennen, das zusammengeführte Dokument im Quellordner ablegen, Dokumente nicht zusammenführen und das zusammengeführte Dokument im Adhoc-Schrank ablegen. (9) Hinter dem OS-Orb verbergen sich Informationen zum Tool, sowie ein Beenden-Button. (10) In der unteren Leiste wird die aktuelle Version des Tool angezeigt, sowie der aktuelle Bearbeitungsstatus. flexible software for your way of working 3

4 4 Arbeitsablauf und Funktionsweise OS AdhocExport Clientkomponente Um das OS AdhocExport-Tool zu starten, öffnen Sie eine Akte im Schrank. Danach markieren Sie sich die Dokumente, die Sie paginieren/exportieren möchten und klicken auf das oben angezeigte Symbol (ein blauer Ordner mit einem Pluszeichen). Jetzt werden Ihnen die zuvor markierten Dokumente in der Liste angezeigt. Sie können nun die Reihenfolge der Dokumente mit den Pfeiltasten ändern, Dokumente aus der Liste entfernen oder weitere Dokumente hinzufügen. Um weitere Dokumente hinzuzufügen, klicken Sie auf den blauen Knopf Hinzufügen. Das Programm verschwindet nun in der Windowsleiste und wartet auf weitere Dokumente. flexible software for your way of working 4

5 Markieren Sie sich nun weitere Dokumente in der Akte und klicken Sie erneut oben auf den Knopf mit dem blauen Ordner und dem grünen Pluszeichen. Das Programm wird nun wieder erscheinen und die von Ihnen ausgewählten Dokumente der Liste hinzufügen. Wenn sich bereits gleiche Dokumente in der Liste befinden, so werden Sie nicht erneut hinzugefügt. Es ist ebenso nicht erlaubt, Dokumente aus anderen Akten mit in die Liste aufzunehmen. Wenn Sie mit dem Sortieren und Hinzufügen von Dokumenten fertig sind, können Sie die Dokumente in der von Ihnen gewählten Reihenfolge paginieren und zu einer PDF zusammenführen lassen. Hierfür klicken Sie auf den Button Paginieren. Im Programm erscheint der Hinweis, dass die Paginierung jetzt durchgeführt wird. Es ist ebenso möglich die Dokumente in der festgelegten Reihenfolge direkt als eine PDF zu Exportiren. Hierfür klicken Sie einfach auf Exportieren. Sie können vor dem Paginieren bzw. Exportieren auch noch bestimmte Optionen hinzu- oder ausschalten. flexible software for your way of working 5

6 Wenn die Paginierung oder der direkte Export beendet ist, erscheint ein Speicherdialog, in dem Sie einen Speicherort auswählen können. Wenn Sie auf Speichern geklickt haben fragt das Tool, ob Sie sich die paginierte Akte / das exportierte Dokument anzeigen lassen möchten. flexible software for your way of working 6

7 Das Tool beendet sich direkt danach. flexible software for your way of working 7