In diesem ersten Kapitel erhalten Sie einen Überblick über das Programm Microsoft PowerPoint 2003.

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1 In diesem ersten Kapitel erhalten Sie einen Überblick über das Programm Microsoft PowerPoint Was erfahren Sie in diesem Kapitel? Wozu man PowerPoint verwenden kann Wie man PowerPoint startet und wie die Benutzeroberfläche gestaltet ist Welche Ansichtsarten es gibt und wie man sie verwendet Wie man Symbolleisten ein- und ausblendet Wie man die Hilfefunktion nutzen kann Was ist PowerPoint PowerPoint 2003 ist die neueste Version des bekannten Präsentationsprogramms der Firma Microsoft. Mithilfe von so genannten Folien können Sie sehr einfach und schnell ansprechende und aussagekräftige Präsentationen erstellen. Diese können Sie unterschiedlich präsentieren: am Bildschirm bzw. als Projektion, auf 35 mm Dias, als Handout oder Handzettel auf Papier oder als Web-Präsentation im Internet. Neben Texten können auch Grafiken dargestellt und geändert werden. Zudem ist es möglich, mit Sounds und Videos in den Präsentationen zu arbeiten. Nachstehend finden Sie einige typische Beispiele: Abbildung 1 - Darstellungsmöglichkeiten bit media e-learning solution Seite 1

2 Programmstart und Benutzeroberfläche So starten Sie PowerPoint: 1. Klicken Sie in der Taskleiste auf die START-Schaltfläche. 2. Zeigen Sie auf PROGRAMME. 3. Klicken Sie auf MICROSOFT POWERPOINT. Nach dem Start wird bereits eine Präsentation mit einer leeren Folie angezeigt. So beenden Sie PowerPoint: PowerPoint 2003 wird über das Menü DATEI und den Befehl BEENDEN oder die Schließen- Schaltfläche geschlossen. Benutzeroberfläche: Die folgende Abbildung zeigt den PowerPoint Programmbildschirm mit den verschiedenen Fensterelementen: Abbildung 2 - Benutzeroberfläche In der Titelleiste wird neben dem Programmnamen auch der Name der aktuellen PowerPoint Präsentation angezeigt. Die Menüleiste bietet Zugriff auf alle im Programm verfügbaren Befehle, die zu einzelnen Menüs zusammengefasst sind. So enthält z. B. das Menü ANSICHT alle Befehle zum Ändern der Bildschirmansicht. bit media e-learning solution Seite 2

3 In der Symbolleiste werden die wichtigsten Menübefehle als Symbole dargestellt und können durch Anklicken aktiviert werden. Durch kurzes Verharren mit dem Mauszeiger über einem Symbol wird eine kurze Information über das Symbol angezeigt. Den eigentlichen Arbeitsbereich bildet das PowerPoint-Anwendungsfenster. Im linken Abschnitt werden alle Folien als Symbole (Gliederungsansicht) dargestellt und können so komfortabel ausgewählt, markiert oder verschoben werden. Das Folienabschnitts-Fenster zeigt die links selektierte Folie an. Die Symbole für die Ansichtsarten ermöglichen das schnelle Wechseln in eine andere Ansicht (Details in der entsprechenden Lektion). In der Statusleiste werden Informationen zur aktuell markierten Folie oder zum verwendeten Design angezeigt. PowerPoint 2003 verfügt über mehrere Aufgabenbereiche, die das Fertigstellen von Aufgaben (Neue Präsentation erstellen, Zwischenablage, Suchen, Folienlayout etc.) erleichtern. Das Kontextmenü bezieht sich auf bestimmte Objekte im Programm, enthält die gängigsten, auf das Objekt bezogenen Befehle und wird durch Anklicken des Objektes mit der rechten Maustaste aktiviert. Mit den Bildlaufleisten kann der aktuelle Fensterausschnitt nach oben, unten, links oder rechts verschoben werden. Ansichten von PowerPoint 2003 In Microsoft PowerPoint stehen die drei folgenden Hauptansichten zur Verfügung: die Normalansicht, die Foliensortierungsansicht und die Bildschirmpräsentationsansicht. Eine weitere Ansicht stellt noch die Notizenseite dar. So wechseln Sie zwischen den Ansichtsarten: Klicken Sie in der Ansichtssymbolleiste auf die gewünschte Schaltfläche oder Wählen Sie die gewünschte Ansichtsart im Menü ANSICHT aus. Normalansicht: Diese erscheint nach dem ersten Start. Um von einer anderen Ansicht in die Normalansicht zu wechseln, verwenden Sie am besten die Schaltfläche NORMALANSICHT oder im Menü ANSICHT den Befehl NORMAL. bit media e-learning solution Seite 3

4 Abbildung 3 - Normalansicht Sie unterteilt den Bildschirm in drei wichtige Bereiche: Die Registerkarte GLIEDERUNG (hier wird der Text in der Gliederungsansicht angezeigt und Sie können mit dem Verfassen des Textes beginnen, Ideen aufzeichnen, die Gestaltung planen und Folien und Text verschieben) und die Registerkarte FOLIEN (hier werden die Folien Ihrer Präsentation beim Bearbeiten in der Miniaturansicht angezeigt. Diese erleichtert Ihnen die Navigation durch die Präsentation. Sie können die Effekte von Gestaltungsänderungen schnell überprüfen und Folien hinzufügen, neu anordnen oder löschen). Um eine Registerkarte anzusehen, klicken Sie sie einfach an. Den Folienabschnitt (es wird die eigentliche Folie angezeigt und kann hier bearbeitet werden) und das Notizfeld (Zusatztexte bzw. Anmerkungen, die als Gedächtnisstütze für die Präsentation dienen, können hier eingegeben und mit den Folien zusammen oder alleine gedruckt werden). Zoomfunktion: Ist die Symbolleiste STANDARD eingeblendet, können Sie die Größe der Folie im Folienabschnitt leicht ändern. Dazu verwenden Sie die ZOOM-Schaltfläche (und wählen z. B. 75 % aus). Foliensortierungsansicht: Um von einer anderen Ansicht in die Foliensortierungsansicht zu wechseln, verwenden Sie am besten bit media e-learning solution Seite 4

5 die Schaltfläche FOLIENSORTIERUNGSANSICHT oder im Menü ANSICHT den Befehl FOLIENSORTIERUNG. Hier werden Ihre Folien als Miniaturbilder in der Reihenfolge innerhalb der Präsentation angezeigt, wobei die aktuelle Folie markiert (blau umrandet) dargestellt ist. Dies erleichtert es, Folien neu anzuordnen (mit der Maus mit Hilfe von Drag & Drop), hinzuzufügen oder zu löschen, den zeitlichen Ablauf festzulegen und animierte Übergänge auszuwählen, um von Folie zu Folie zu wechseln. Abbildung 4 Foliensortierungsansicht Bildschirmpräsentationsansicht: Um von einer anderen Ansicht in die Bildschirmpräsentationsansicht zu wechseln, verwenden Sie am besten die Schaltfläche BILDSCHIRMPRÄSENTATIONSANSICHT, im Menü ANSICHT den Befehl BILDSCHIRMPRÄSENTATION oder drücken die - Taste. Diese wird verwendet, um Ihre Präsentation am Computer vorzuführen. Sie haben hier keine Fensterelemente, wie Menüs oder Symbolleisten, zur Verfügung. Befehle können über den Foliennavigator ausgewählt werden. Zum Verlassen dieser Ansicht drückt man die - Taste. Notizenseite: Um zu dieser Ansicht zu wechseln, benötigen Sie das bit media e-learning solution Seite 5

6 Menü ANSICHT und klicken auf NOTIZENSEITE. Es wird nun eine zweigeteilte Seite angezeigt. Im oberen Bereich sieht man die Folie, im unteren Bereich sind die Notizen zu sehen. Diese Seite kann nun ausgedruckt werden, um die Notizen in Kombination mit der Folie während der Präsentation zu Verfügung zu stellen. Symbolleisten ein- und ausblenden Symbolleisten begleiten Sie durch alle modernen Windowsprogramme, wobei in PowerPoint 2003 in der Normalansicht standardmäßig drei Symbolleisten angezeigt werden: STANDARD, FORMAT und ZEICHNEN. Abbildung 5 - Symbolleiste "Standard" Alle Symbolleisten enthalten mehrere Schalflächen, die mit Befehlen unterlegt sind. Sie können Schaltflächen, Menüs oder eine Kombination von beiden enthalten. Abbildung 6 - Symbolleisten ein- und ausblenden Ein- und Ausblenden von Symbolleisten: Symbolleisten können im Menü ANSICHT, mit dem Befehl SYMBOLLEISTEN und durch Anklicken der gewünschten Symbolleiste (z. B. STANDARD, GLIEDERUNG, GRAFIK etc.) oder durch Anklicken der Symbolleiste mit der rechten Maustaste (hier öffnet sich ein Kontextmenü, das dem Untermenü ANSICHT / SYMBOLLEISTEN gleicht) bit media e-learning solution Seite 6

7 ein- und ausgeblendet werden. Alle eingeblendeten Symbolleisten sind mit einem Häkchen versehen. Eine neue Symbolleiste kann frei am Bildschirm (durch Ziehen mit der Maus an ihrer Titelleiste) verschoben werden. Einfach ausgeblendet werden kann sie auch durch Klicken auf die Schaltfläche Titelleiste. in der Verwenden der Hilfefunktion Für das Verwenden der Excel-Hilfe steht Ihnen wie auch in anderen Softwareprogrammen der Microsoft Office-Familie ein eigenes Menü zur Verfügung, welches durch Anklicken der Schaltfläche in der Menüleiste und den Befehl MICROSOFT EXCEL-HILFE oder durch Drücken der - Taste durch Verwenden der gleichnamigen Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste aktiviert wird. Eine weitere Möglichkeit, die Hilfe zu verwenden, ist das Eingabefeld in der Menüleiste. Hier geben Sie ein Stichwort ein und drücken die -Taste. Es erscheint ein Listenfeld mit Einträgen zur gestellten Frage. Klicken Sie auf einen Eintrag, so startet Excel die Hilfe mit dem jeweiligen Thema. Microsoft Office-Assistent: Auch bei Office 2003 steht Ihnen der Hilfe-Assistent zum Beantworten Ihrer Fragen zur Verfügung. Dieser stellt jedoch nicht mehr die eigentliche Hilfefunktion dar. Den Assistenten können Sie über den Befehl Office-Assistenten anzeigen im Menü? starten. Abbildung 7 - Assistentenfenster Geben Sie einfach Ihre Frage in das Textfeld ein und klicken Sie auf SUCHEN. Nun gibt der Office-Assistent vorerst verschiedene Themen zur gestellten Frage aus. Diese Themen werden jetzt in der eigentlichen Hilfefunktion angezeigt. Diese Hilfefunktion hat ihren Platz im Aufgabenbereich von Excel 2003 gefunden. bit media e-learning solution Seite 7

8 Ausblenden des Office-Assistenten: Dieser bleibt weiterhin eingeblendet, kann jedoch durch Anklicken mit der rechten Maustaste und dem Befehl AUSBLENDEN entfernt werden. Einschalten des Office-Assistenten: Wählen Sie dazu im Menü HILFE den Befehl OFFICE-ASSISTENTEN ANZEIGEN. Wenn Sie den Office-Assistenten mit der rechten Maustaste anklicken, können Sie im Kontextmenü über den Befehl OPTIONEN verschiedenen Einstellungen (z. B. Warnmeldungen, Sound, Tipps oder einen anderen Assistenten) treffen. Die eigentliche Hilfefunktion verwenden Starten Sie diese über einen der zuvor beschriebenen Wege. Geben Sie im Feld SUCHEN NACH den gewünschten Suchbegriff ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche SUCHE STARTEN. Die entsprechenden Themenbereiche werden im Feld ERGEBNISSE angezeigt. Um ein bestimmtes Thema weiterzuverfolgen klicken Sie auf den entsprechenden Verweis. Abbildung 8 Die Hilfefunktion im Aufgabenbereich bit media e-learning solution Seite 8

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