GENUG GETIPPT? Microsoft Dynamics NAV. Ein innovatives Add On für DOCUMENT CAPTURE

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1 GENUG GETIPPT? BESCHLEUNIGEN SIE IHR BUSINESS MIT: AUTOMATISIERTER DATENERFASSUNG WORKFLOWS FÜR DIE GENEHMIGUNG VON EINKAUFSBELEGEN DIGITALER BELEGARCHIVIERUNG Ein innovatives Add On für Microsoft Dynamics NAV DOCUMENT CAPTURE

2 DOCUMENT CAPTURE 3 MAL PROFITIEREN Document Capture für Microsoft Dynamics NAV ist eine Endto-End-Lösung, die es Ihnen ermöglicht, alle einkaufsseitigen Belege Ihres Unternehmens einzuscannen, zu registrieren und zu archivieren. Das Document Capture Add-on ist nahtlos in den Microsoft Dynamics NAV-Anwendungsbereich Kreditoren & Einkauf integriert. Document Capture gibt Ihren Mitarbeitern die richtigen Werkzeuge an die Hand, um Lieferantenrechnungen effizient zu bearbeiten und diese für den Zahlungsausgang vorzubereiten. 1 2 AUTOMATISIERTE DATENERFASSUNG Mithilfe preisgekrönter OCR-Technologie werden sämtliche Belege, die im Papier- oder PDF-Format vorliegen, automatisch gelesen und in Microsoft Dynamics NAV übernommen. GENEHMIGUNGSWORKFLOW IM EINKAUF OPTIMIEREN Ein End-to-End-Workflow Ihrer Einkaufsbelege verschafft umfassende Übersicht und Kontrolle über den gesamten Genehmigungsablauf und ermöglicht die Freigabe von Lieferantenrechnungen im NAV-Client oder Webbrowser. 3 DIGITALES ARCHIV Mit dem digitalen Archiv benötigen Sie keine physikalische Ablage Ihrer Belege mehr. So können Sie sämtliche archivierten Belege in Sekundenschnelle abrufen und anzeigen. 2 DOCUMENT CAPTURE 3

3 DER PREIS SPRICHT FÜR SICH SELBST EURO FÜR DOCUMENT CAPTURE Das Basismodul von Document Capture kostet Euro. Es umfasst das komplette Paket zur Einbindung gescannter Einkaufsbelege in den Workflow von Dynamics NAV: von der automatischen Texterkennung (OCR) über die Freigabe und Buchung von Belegen bis hin zur digitalen Archivierung mit komfortabler Suchfunktion. Und das Ganze ist vollständig integriert in den Dynamics NAV Client EURO FÜR WEB APPROVAL (1 > 19 NAMED WEB USERS) Dieses Modul erlaubt es Ihren Mitarbeitern, Einkaufsbelege direkt aus einem Webbrowser heraus zu genehmigen und zu verwalten. Mit diesem Modul können Sie bis zu 19 Benutzern Zugang zum System gewähren. IMPLEMENTIERUNG & WARTUNG IMPLEMENTIERUNGSDAUER: 3 BIS 4 TAGE Für die Implementierung von Document Capture benötigen Sie in der Regel nur drei bis vier Tage. Dies kann, je nachdem, welches System Sie aktuell einsetzen, variieren. Bei der Entscheidung, eine neue Software zu implementieren, werden die Wartungskosten häufig außer Acht gelassen. Unser Anspruch ist es, Kunden ein schnell und einfach implementierbares Produkt ohne größere Anpassungen ihres bestehenden Microsoft Dynamics NAV-Systems zu bieten. Mit Document Capture garantieren wir Ihnen einfache Wartungen und reibungslose Upgrades EURO FÜR WEB APPROVAL (20+ NAMED WEB USERS) Hier handelt es sich um das gleiche Modul, doch können hier 20 Nutzer und mehr ins System eingetragen werden. Sie müssen nicht das 1 > 19 Named Web User Modul kaufen, um dieses Modul zu erwerben. Die Preise verstehen sich ohne die jährlichen Wartungsgebühren Ihre NAV-Partners. 4 DOCUMENT CAPTURE 5

4 EXKLUSIV FÜR DYNAMICS NAV SCHLÜSSEL FEATURES Document Capture wurde speziell für Microsoft Dynamics NAV konzipiert: Das vollständig in die Standardlösung integrierte Add-on erweitert sie um leistungsstarke Features. Die vertraute Benutzeroberfläche bietet eine hohe Userakzeptanz und ermöglicht Anwendern, die umfangreichen Funktionen von Document Capture direkt über das Microsoft Dynamics NAV-System zu nutzen. Document Capture lässt sich mit bewährten Tools, die NAV-Partnern bereits zur Verfügung stehen, einfach an individuelle Anforderungen anpassen. Scannen von Belegen, lokal oder remote (mithilfe bestehender Netzwerkscanner). Vollautomatisiertes Herunterladen und Bearbeiten von PDF-Dateien ohne manuellen Eingriff. Preisgekrönte OCR-Technologie (Optical Character Recognition). Konfigurierbare Template-Engine für die Bearbeitung mehrerer Belegtypen. Intelligente Vorlagen. Richten Sie eine Vorlage für die Rechnungen eines Lieferanten ein, erkennt Document Capture automatisch bei Eingang der nächsten Rechnung das von Ihnen erstellte Layout und kann den Beleg entsprechend verarbeiten. End-to-End-Workflow für die Genehmigung von Einkaufsbelegen direkt im NAV-Client oder per Webbrowser. Automatische Zuordnung von eingehenden Lieferantenrechnungen zu bestehenden Einkaufsbestellungen im System. Direkter Zugang zu Ihren eingescannten und indexierten Belegen über ein einfach durchsuchbares digitales Archiv. 6 DOCUMENT CAPTURE 7

5 SOFTWARE IM ALLTAG Mit seinen zahlreichen Schnittstellen verfügt das Add-on Document Capture über die Flexibilität, die verschiedenen Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen. Im Folgenden finden Sie drei typische Szenarien: Ein Mitarbeiter erhält von einem Lieferanten eine Rechnung im PDF-Format über ein für den Empfang von Lieferantenrechnungen eingerichtetes -Konto. Document Capture bearbeitet automatisch die eingehende Rechnung und stellt sie für die Registrierung bereit. Ein Mitarbeiter einer anderen Niederlassung erhält eine Rechnung auf Papier. Er scannt sie über einen im Netzwerk angeschlossenen Scanner ein. Die gescannte Rechnung wird automatisch an die für Lieferantenrechnungen vorgesehene Mail-Adresse gesendet. Automatisch bearbeitet Document Capture nun den Beleg und stellt ihn zur Registrierung bereit. Die Kreditorenabteilung erhält per eine Reihe von Rechnungen. Diese Rechnungen werden mithilfe eines Desktop-Scanners direkt über Microsoft Dynamics NAV eingescannt. Document Capture bearbeitet automatisch alle Rechnungen und stellt sie für die Registrierung bereit. RECHNUNGEN LADEN Mit Document Capture werden Ihnen automatisch die zu bearbeitenden Lieferantenrechnungen in Microsoft Dynamics NAV in einer Übersicht bereitgestellt. Über den eingescannten Beleg erkennt Document Capture sofort sämtliche Lieferanten- und Rechnungsdetails und weist diesen automatisch dem zugehörigen Beleg in Microsoft Dynamics NAV zu. QUELLEN SCHNITTSTELLEN DYNAMICS NAV Netzwerk- Scanner PDF Papier Pdf-Files s Desktop- Scanner Dateiordner DOCUMENT CAPTURE - Adresse 8 DOCUMENT CAPTURE 9

6 VOM SCANNER AUS DIREKT INS SYSTEM GENEHMIGUNG IM CLIENT Document Capture analysiert das Dokumentenlayout und liest die relevanten Daten aus dem eingescannten Beleg. Dabei werden sämtliche Daten anhand zuvor definierter Belegvorlagen in die richtigen Felder in Microsoft Dynamics NAV übernommen. Sie können die Vorlagen jederzeit problemlos anpassen. Ein einfaches Markieren der jeweiligen Textstelle im eingescannten Beleg reicht aus, und die Daten werden automatisch mit dem jeweiligen Feld verknüpft. Mithilfe der vertrauten Benutzeroberfläche ist der Ablauf für die Rechnungsgenehmigung in Microsoft Dynamics NAV intuitiv und einfach. Muss eine Rechnung von einem Mitarbeiter genehmigt werden, so erhält dieser eine mit einem direkten Link zum Microsoft Dynamics NAV-Genehmigungsfenster. Hier stehen auf den ersten Blick alle relevanten Rechnungsdetails direkt zur Verfügung. 10 DOCUMENT CAPTURE 11

7 GENEHMIGUNG PER WEBBROWSER Die Genehmigung von Lieferantenrechnungen mit Document Capture ist nicht nur über den Microsoft Dynamics NAV- Client möglich. Auch via Webbrowser können User auf die Daten zugreifen. So erhält ein Mitarbeiter, der eine Rechnung genehmigen soll, eine mit einem Link zum Web-Portal. Hier kann er sich Rechnungen anzeigen lassen, Bemerkungen hinterlegen oder Buchungszeilen ändern. DIGITALES ARCHIV Alle Belege werden im PDF- und TIFF- Format abgespeichert und können entweder im Microsoft Dynamics NAV- Client oder über das Document Capture Web-Portal angezeigt werden. Mit nur einem Klick können Sie von einer gebuchten Einkaufsrechnung aus direkt auf den eingescannten Ursprungsbeleg zugreifen. Alle Belege sind vollständig in Microsoft Dynamics NAV indexiert. So haben Sie die Möglichkeit, eine Volltextsuche nicht nur auf Basis der automatisch erkannten Felder, sondern über alle Belegdaten auszuführen. So können Sie beispielsweise nach einer bestimmten Referenz-, Artikel- oder Seriennummer suchen und sich den gewünschten Beleg anzeigen lassen. 12 DOCUMENT CAPTURE 13

8 UNSERE KUNDEN SIND UNS WICHTIG Document Capture ist so ausgelegt, dass die Anforderungen von Kundenunternehmen unterschiedlicher Größe (ab 5 bis über User) optimal erfüllt werden. Ein Großteil der User nutzt Document Capture zum Scannen und Archivieren von Belegen. Mehr als 750 User sind begeistert vom bewährten Modul Document Capture Web Approval, das sie für die Genehmigung von Rechnungen verwenden. Andere profitieren von der automatischen Zuordnung einer Eingangsrechnung zum Einkaufsbeleg. So können Rechnungen schneller bearbeitet und für die Zahlung vorbereitet werden. Ganz gleich, welche User mit Document Capture arbeiten alle haben den gleichen Vorteil: Mit Document Capture werden alltägliche Aufgaben automatisiert, so dass Ihre Mitarbeiter in der Lage sind, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Die Microsoft Dynamics NAV-Architektur, auf der Document Capture basiert, ist großartig. Das Document Capture Web Approval-Modul kann direkt mithilfe von Webservices in Microsoft Dynamics NAV ausgeführt werden ganz ohne Replizierung und ohne Integrationsaufwand. - Jeppe Due, Senior Developer IT Operations Navision Der manuelle Abgleich eingehender Lieferantenrechnungen mit den im System hinterlegten Bestellungen war mühsam und zeitaufwändig. Deshalb war es an der Zeit, diesen Prozess zu optimieren. Mit Document Capture werden nun automatisch alle relevanten Rechnungsdaten erkannt und dem zugehörigen Einkaufsbeleg zugeordnet. - Søren Rübner, Nordic Manager ERP-Systeme Mit Document Capture können unsere Mitarbeiter schnell und intuitiv arbeiten. Zudem können wir die manuelle Dateneingabe in bedeutendem Maße reduzieren. Document Capture hat sich in jedem Fall als erstklassige Investition erwiesen. - Peter Sørensen, Controller 14 DOCUMENT CAPTURE 15

9 SIE WOLLEN MEHR WISSEN? Document Capture erhalten Sie über Ihren Microsoft Dynamics NAV-Partner. Sprechen Sie mit ihm oder besuchen Sie unser Website Ein innovatives Add On für Microsoft Dynamics NAV DOCUMENT CAPTURE