Mcrosoft Dynamics NAV Schnittstelle für [accantum] Perfekte Partnerschaft: Microsoft Dynamics NAV und *accantum+:

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1 Mcrosoft Dynamics NAV Schnittstelle für [accantum] Perfekte Partnerschaft: Microsoft Dynamics NAV und *accantum+: Das Erstellen, Verteilen, Ablegen, Sammeln und Suchen von Dokumenten verbraucht einen großen Teil der täglichen Arbeitszeit. Die Integration von ERP-Prozessen mit digitaler Archivierung und elektronischem Dokumenten-Management strafft Arbeitsabläufe und erspart Wege. Die elektronische Archivierung ist somit eine logische Ergänzung zu einem ERP-System wie z.b.: Microsoft Dynamics NAV (vormals NAVISION).

2 [accantum] Mcrosoft Dynamics NAV Schnittstelle Der Microsoft Dynamics NAV Connector verbessert den betrieblichen Informationsfluss durch vollständige Recherche, Erfüllung gesetzlichen Vorschriften sowie der Verschlagwortung aller Dokumente. Das Langzeitgedächtnis des Archivsystems ergänzt sich mit der Genauigkeit des ERP-Systems zu einem vielfältig recherchierbaren Informationstool, das je nach Arbeitsschwerpunkt aus beiden Systemen gleichwertig aufgerufen werden kann. Der Microsoft Dynamics NAV Connector verbessert den betrieblichen Informationsfluss durch: Vollständige Recherche sowohl aus dem ERP-System wie auch aus dem Archivsystem Erfüllung aller gesetzlichen Vorschriften Manuelle oder automatische und frei parametrisierbare Verschlagwortung beliebiger Dokumente 2

3 [accantum] Mcrosoft Dynamics NAV Schnittstelle Ihre Vorteile des Microsoft Dynamics NAV Connectors: Die für den User gewohnte Oberfläche von Microsoft Dynamics NAV bleibt bestehen. Alle notwendigen Einstellungen werden zentral an einer Stelle in Microsoft Dynamics NAV gepflegt. Die Anlage von Templates ermöglichen auch komplexe Archivierungseinstellungen schnell aufzurufen und Ablagefehler werden vermieden. Direkt aus Microsoft Dynamics NAV heraus kann manuell oder automatisch archiviert, gesucht und gefunden werden. Hierzu werden keine weiterführenden Kenntnisse über das Archivsystem benötigt.anpassungen und Erweiterungen der Funktionalitäten sind jederzeit ohne Programmierkenntnisse möglich. Jeder Archivierungsvorgang wird protokolliert, das erlaubt die Erstellung einer Historie jedes debitorische & kreditorischen Belegs oder Projekts. Die Schnittstelle ist multilanguagefähig und für praktisch jede Version verfügbar. Wie in Microsoft Dynamics NAV üblich, können viele Einstellungen voreingerichtet werden um das Arbeiten schnell, bequem und effizient zu gestalten. Alle Ein- und Ausgangsbelege können auf jeder Stufe der Erstellung genauso wie sonstige hinzugehörige Dokumente oder Dateien manuell oder automatisch beschlagwortet und mittels des Connectors an das elektronische Archivsystem *accantum+ übergeben und abgelegt werden. Zu jedem Beleg, Projekt, Tabelle, Posten, können archivierte Belege zugordnet werden. Alle relevanten Accantum Daten (Kategorien, Attribut, Ordner,...) zu den Belegen können in NAV eingesehen werden und man muß dazu nicht zu Accantum wechseln. Man kann aber aus allen relevanten Microsoft Dynamics NAV Masken sehr wohl zu Accantum schalten. Die archivierten Belege können leicht zu anderen Accantum Ordnern verschoben werden. Eine sehr gute und beliebig aufklappbare Übersicht der Accantum Ordner steht für manuelle Ablage- oder Suche zur Verfügung. Eine automatische Zuweisung von Archiven zu den richtigen Ordnern ist auch per Dokument Manager von Accantum möglich. Sichere Versionsverwaltung im ERP-System durch automatische Archivierung und Versionierung bei jeder Überarbeitung. Der Originalbeleg jeder Version kann direkt in Microsoft Dynamics NAV geöffnet werden. Beim Suchen aus dem ERP-System kann in ALLEN Feldern von Accantum gesucht werden, sowie in den meisten Attributen und auch mit "Where"-Parameter in Beträgen (z.b.: Attribut "Betrag" größer als 100 ). Die gefundenen Ordner und gefundene archivierten Belege werden übersichtlich in auf- und zuklapparen Listenübersichten in Microsoft Dynamics NAV (!) angezeigt. Maximale Flexibilität ermöglich z.b. die wahlweise Einmal-Zuordnung von Archiven zu Belegen oder eine optionale Anzeige von Accantum Posteingangsordnern beim Archivieren. Für Nicht-ERP-User ermöglicht die neue Schnittstelle ein schnelles und bequemes Auffinden aller Dokumente mit ERP-Zusammenhang, wenn solche automatisch aus dem ERP-System als PDF erstellt, beschlagwortet und z.b. im Kunden-Angebotsordner abgelegt werden. 3

4 [accantum] NAV Schnittstelle - Archivierung und Suchen Erstmals steht nun eine völlig neu entwickelte Lösung bereit, die direkt per Webservices mit Acantum bzw. Micosoft Dynamics NAV kommuniziert. Z.B. wird die volle Rollbackfunktionalität von Micosoft Dynamics NAV genutzt und es werden keine Accantum Daten in der ERP-Datenbank gespeichert. Durch diese enge Verknüpfung können die Daten in beiden Systemen beliebig gepflegt werden, ohne dass es zu Rendundanzen kommt und man hat immer die aktuellsten Daten. Bild links: Dokumentenvorlage Hier wird pro Belegart ein oder mehrere Templates erstellen, die zum manuellen oder automatischen Archivieren verwendet werden. In den Vorlagen kann man alle relevanten Eigenschaften vorgeben, wir z.b: dynamische Ablageordner, dynamische Attribute und alle wesentlichen Dokumenteigenschaften wie im Bild zu sehen. Bild oben Suchkriterienvorlage: Mehrere Templates können sogar pro Dokumentenart eingerichtet werden, die automatisch oder manuell aufgerufen werden können und so die Schnelligkeit und Genauigkeit erhöhen. Auch die Versionsverwaltung kann über Templates gesteuert werden. 4

5 [accantum] Micosoft Dynamics NAV Schnittstelle - Zugriff auf archivierte Dokumente Bei jedem relevanten Verkaufs- und Einkaufsformular sowie in den Posten-Formularen kann nun direkt per DrillDown Button, das Zuordnungsformular geöffnet warden. Bei jedem relevanten Verkaufs- und Einkaufsformular (Verkauf Angebot, Verkauf Geb. Rechnung, Einkauf Anfrage, Einkauf Bestellung, Einkauf Geb. Rechnung, ) sowie in den Posten-Formularen (Debitor und Kreditor) und Projektkarte wurde das Feld Anz. Zuordnungen -> Anzahl Zuordnungen eingeblendet. Beim Klick auf dieses Feld erscheint ein DrillDown Button, der das Zuordnungsformular öffnet Bild: Anzeige Accantum Zuordnung im Microsoft Dynamics NAV Bild: Zuordnen von Dokumenten Im Ablageort Dokument Übersicht kann man die Dokument Karte öffnen. 5

6 Accantum GmbH Tel. +49 (80 31) Schönfeldstrasse 17 Fax +49 (80 31) D Rosenheimi Systemanforderungen Accantum: Computer und Prozessor 500 MHz oder höher Speicher 256 MB RAM oder mehr. 512 MB RAM oder mehr für die Sofortsuche empfohlen Festplatte 1,5 GB, ein Teil dieses Speicherplatzes wird nach der Installation freigegeben, wenn das ursprüngliche Downloadpaket von der Festplatte entfernt wird. Laufwerk CD-ROM- oder DVD-Laufwerk Bildschirm Auflösung von 1024 x 768 oder höher Betriebssystem Microsoft Windows(R) XP mit Service Pack (SP) 2, Windows Server(R) 2003 mit SP1 oder höher. Bestimmte erweiterte -Funktionen in Accantum 4.2 erfordern eine Verbindung zu Microsoft Outlook2003 oder höher und Exchange Server 2003/2007. Folgende Internetbrowser werden unterstützt: InternetExplorer 7.x oder höher Weitere Informationen Die tatsächlichen Anforderungen und Funktionen des Produkts können je nach Systemkonfiguration und Betriebssystem variieren. Eine vollständige Liste der Anforderungen finden Sie in unserem Handbuch Systemanforderungen! Systemanforderungen Schnittstelle: PDF Creator muss die Version oder höher haben Ansonsten gleiche Anforderungen wie Ihre Microsoft Dynamics NAV Installation Hinweise für Dynamics NAV Partner: Durch die bekannte Flexibilität von Microsoft Dynamics NAV können beliebige Kundenwünsche von uns oder dem betreuenden Dynamics NAV Partner berücksichtigt werden. Klarerweise garantieren wir für die Schnittstelle nur im Falle der Durchführung aller Änderungen und Erweiterungen durch die Grothusen GmbH. Als Microsoft Dynamics NAV Modul wurde die vorliegende Schnittstelle nach den gängigen Konventionen programmiert, Sie können den Sourcecode, der geistiges Eigentum der Grothusen GmbH ist für jeweils einen Ihrer Kunden aber bei ordnungsgemäßer Lizensierung durch Accantum erhalten und frei bearbeiten. Die weitere Infos im technischen Anhang der Doku bitte beachten! Solution Partner Microsoft Dynamics NAV- Schnittstelle: GrothusenGmbH Albert-Schweitzer-G. 5, 1140 Wien Tel. +43 (1) Accantum GmbH Schönfeldstrasse Rosenheim Tel. +49 (0)

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