Vereinfachen Sie Ihre Prozesse und werden Sie effektiver!

Transkript

1 Vereinfachen Sie Ihre Prozesse und werden Sie effektiver! Wir bringen Ihre Buchhaltung, Lohnverrechnung und Personalprozesse zusammen - unter einer internationalen Plattform

2 Was ist TULIP? Geschäftsprozessoptimierung entwickelt in enger Zusammenarbeit mit Experten in der Buchhaltung, Lohnverrechnung und im Personalmanagement Entworfen um eine Reihe von Problemen zu vermeiden: Verzögerung in Empfangen von Informationen für die Entscheidungsfindung Mangelnde Kontrolle und Kommunikationsprobleme Schwierige Genehmigungsabläufe Unterschiedliche Anforderungen der zahlreichen Gesetzgebungen Zusätzliche Ressourcen erforderlich für neue Technologien Schwierigkeiten bezogen auf konsolidierte Zahlen

3 Geschichte Warum haben wir TULIP entwickelt? Während der letzten Jahre, als unser Unternehmen stetig wuchs und neue Niederlassungen in Europa eingerichtet worden sind, war es notwendig, dass unsere Outsourcing- und Beratungsdienstleistungen noch näher an unseren Kunden gebracht wurden. Demnach, während unser Geschäft über Grenzen hinweg wuchs, haben wir begonnen, unsere eigenen Lösungen unter dem Namen TULIP zu entwickeln, um alle Prozesse unter einer internationalen Plattform zu vereinheitlichen und die Zusammenarbeit mit unseren Kunden und Anbietern in den Ländern, wo wir tätig sind, zu optimieren.

4 Sicherheit des Portals Hypertext Transfer Protocol Secure (HTTPS): sicheres Protokoll verwendet für die Kommunikation zwischen dem Endbenutzer und dem Server Microsoft Forefront Threat Management Gateway: verwendet als zusätzliche Firewall zwischen dem Klienten und dem Server Alle Benutzer, Benutzerrechte und der Dateizugriff in die Plattform werden durch Active Directory (AD) und seine Gruppen verwaltet Security Assertion Markup Language (SAML) und Active Directory Federation Services (AD FS) werden verwendet, wenn Single-Sign-On notwendig ist BitLocker wird für zusätzliche Verschlüsselung der physischen Dateien verwendet. Physische Dateien sind regelmäßig sichtbar nur für TULIP Benutzer.

5 TULIP Accounting Vom intelligenten Dokumentenmanagement und automatischen Buchung zur Berichterstattung online - unter einer Plattform AP Management Digitalisierung von Rechnungen Scannen von Papierdokumenten OCR Datenextraktion Import von Daten in Buchhaltungssoftware Online Archivierung von Dokumenten Individualisierte Übersichte und Berichte Automatische Buchhhaltung AP und Dokumentenmanagement Individualisierte Genehmigungsabläufe Automatisierte Buchung Dienstreise Management Individualisierte Echtzeit-Berichte Online Archivierung an einer Stelle

6 Dokumentenmanagement Effektives Scannen Direktes Web-Scannen I EDI Genehmigungsprozess Individualisiertes Workflow -Benachrichtigungen Berichte Echtzeit-Berichte direkt in TULIP Automatische Buchung Intelligentes Lernsystem Automatische Duplizitätsprüfung Masterdaten-Management Bidirektionale Synchronisierung mit ERP-System Datenextraktion und -validierung Wie funktioniert es? OCR-Extraktion Zusätzliche Validierung Archivierung

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8 Möglichkeiten des Dokumentenmanagements EDI-Kommunikation EDI-Verfahren / EDIFACT Protokoll Unstrukturierte Daten (PDF) Verwaltung von Papierdokumenten Scannen in spezialisierten Scan-Centern Scannen direkt in TULIP Übertragung von -Adressen Dokumentenmanagement

9 OCR-Software: Abrufen von allen Dateien einschließlich Belegzeilen Dokumenttypen durch OCR unterstützt Einkauf: Rechnung, Gutschrift, Vorausrechnung, Voraussteuerzahlung, Voraussteuergutschrift Verkauf: Rechnung, Vorausrechnung, Voraussteuerzahlung, Gutschrift, Voraussteuergutschrift Andere Dokumenttypen werden gescannt und nur als PDF hochgeladen Daten-Extraktion und Validierung

10 Validierung in der ERP-System Datenbank Alle relevanten Daten werden immer validiert und verglichen mit ihren tatsächlichen Zustand im ERP-System. Im Falle von identifizierten Unterschieden, wird der zuständige Benutzer benachrichtigt und die Stammdaten können nach Bedarf geändert werden. Validierung des spezifischen Feldformats Spezifische Felder werden immer validiert und verglichen mit dem geforderten Format wie etwa MwSt. Nummer, IBAN-Code usw. Mathematische Validierung Möglichkeiten der Datenvalidierung

11 Standardisierte Workflows bereits umgesetzt, diese können aber individuell angepasst werden oder neue Workflows können entwickelt werden. TULIP ermöglicht Einrichtung einer beliebigen Dokumenten-Workflow auf der Grundlage von spezifischen Anforderungen Benutzer wird immer über die angeforderten Workflow-Aktionen benachrichtigt Genehmigungsprozess

12 Daten aus TULIP werden mit ihrem Stand im ERP- System verglichen. Im Falle von identifizierten Unterschieden wird der Benutzer über Überprüfung von solchen Änderungen benachrichtigt. TULIP bereitet immer Stammdatenaktualisierung im ERP-System auf Basis von Informationen aus dem Dokument vor, während der Benutzer die letzte Änderung bestätigen muss, um diese Änderung im ERP-System zu aktualisieren. Kontrolle

13 Folgende Daten werden online mit ERP-System synchronisiert Lieferanten, Kunden Dimensionen Projekte, Kostenstellen, Ressourcen Relevante Dokumenttypen Eingangsrechnungen, Gutschriften Schnittstelle zu ERP ist nur für automatische Buchhaltung erforderlich. Andere TULIP Funktionen können ohne Schnittstelle zu ERP verwendet werden. Schnittstelle zum ERP-System

14 TULIP Payroll Eine Plattform für einen sicheren Austausch von Gehaltsabrechnungsund HR-Dokumenten, Mitarbeiter-Self-Service und Zeiterfassung Employee Lounge Gewinnen Sie einen einfachen Zugriff auf alles, was Sie brauchen - Ihre Dokumente, Ihre Aufforderungen, Ihre Gehaltsabrechnungen und Tickets - wann immer Sie sie brauchen Gehaltsabrechnungen HR-Dokumenten-Archiv Verwaltung von Gehaltsabrechnungen Dienstreisemanagement Genehmigung von Urlaubsanträgen und Anwesenheit Manager Lounge Gewinnen Sie sich einen sicheren Kanal für die Gehaltsabrechnung und den Personaldatenaustausch, verwalten Sie Ihre Aufgaben und ermöglichen Sie den Zugriff auf Ihre Berichte Gehaltsabrechnung Datenaustausch Gehaltsabrechnungskalender Kundenspezifische Genehmigungsworkflows Online-Berichte

15 Gehaltsabrechnungen & Tickets 24/7 online Zugang zu Gehaltsabrechnungen Top-Sicherheits-Passwort-Regel Gehaltsabrechnungs- und HR-Dokumenten-Archiv Integriertes System der -Benachrichtigungen Gehaltsabrechnung als PDF zum Herunterladen HR-, Gehaltsabrechnungs- und IT-Hotline & Rückverfolgbarkeit von gesendeten Anträgen Employee Lounge

16 Zeit & Anwesenheit Eingabe von Anwesenheitslisten Direkte Schnittstelle zu elektronischen Z&A Systemen Maßgeschneiderte Berichte für Mitarbeiter und Manager Abwesenheitsmanagement Anträgen für unterschiedliche Abwesenheitsarten Transparente Genehmigungsworkflows Integriertes System der -Benachrichtigungen Übersichten und Plankalender

17 Monatlicher Gehaltsabrechnungskalender Jeden Monat eine genaue Übersicht über den Gehaltsabrechnungsprozess Vordefinierte Monats- und Jahrespläne Extra Anträge außer dem vorherbestimmten Kalender Aktualisierung des Kalenders mittels Genehmigungsworkflows Automatische Synchronisation des Gehaltsabrechnungskalenders in TULIP mit dem. des Benutzers Manager Lounge

18 Gehaltsabrechnung / Daten Ein- & Ausgabe Einfache Anpassung der Verzeichnisstruktur Automatische Erstellung von Verzeichnissen für jede neue Gehaltsabrechnung Zugriff zu bestimmten Verzeichnissen auf Basis von individuellen Benutzerrechten Datei-Manager Flexibles Datenmanagement - Drag & Drop Funktionalität, Hochladen von mehreren Dateien, Herunterladen und Löschung Vielfalt an zusätzlichen Verzeichnisansichten und Listen

19 Genehmigungsworkflow Bestimmter Workflow auf der Oberseite jedes Verzeichnisses Maßgeschneiderte Workflows angesichts der Benutzerrechten -Benachrichtigung über jede bevorstehende Aufgabe Kommentare zu genehmigten und abgelehnten Anträgen Rückverfolgbarkeit von allen durchgeführten Aktivitäten, Verantwortlichen und Status auf der Oberseite jedes Workflows

20 Berichtswesen Integration mit jeder Drittpartei-ERP-Lösung bietet die Möglichkeit des Echtzeit-Zugriffs zu den gewünschten Berichten und anderen Informationen betreffend der Entscheidungsfindung

21 Erfahren Sie, wie TULIP Ihrem Unternehmen helfen kann! Accace Outsourcing GmbH, Föhrenweg 1, Vaterstetten, Deutschland