immotion -Update 2015/2016

Transkript

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2 immotion -Update 2015/2016 Inhalte, Funktionserweiterungen, Auslieferung und Begleitung Ihre Referenten: Meike Beckmann, GAP-Group Katja Schröder, GAP-Group Fachforum für die Wohnungs- und Immobilienwirtschaft Bremen Sep.

3 Agenda Inhalte immotion Update 2015/2016 Vorstellung der Neu- und Weiterentwicklungen in 2015/2016 Schwerpunktthema Auftragsverwaltung und Rechnungseingangsbuch Neue Auftragsverwaltung Neues Rechnungseingangsbuch Auslieferung und Begleitung Ausblick Weiterentwicklung 2016/2017 Vorstellung der kurz- und mittelfristigen Neu- und Weiterentwicklung in 2016/2017

4 Inhalte immotion Update 2015/2016 Neu- und Weiterentwicklungen in 2015/2016 Mobile Wohnungsabnahme (WS 3: Mobile Prozesse mit Smart Work) immotion mit Diamant - Buchhaltung (WS 14: Diamant/3 Rechnungswesen) Sollmietennachweis über Berichtsmanager Erweiterungen im Baubuch (aus Maßnahmenplan Facharbeitskreis Baubuch) Bereitstellung neuer Platzhalter für den angemeldeten User (Mieterdaten) Ausbau -Versand (Mieter, Interessenten, Sondereigentümer)

5 Inhalte immotion Update 2015/2016 Ausbau -Versand (Mieter, Interessenten, Sondereigentümer) Voraussetzung für die Nutzung des neuen -Versands die Einrichtung der Zugangsdaten zum SMTP-Server in der Konfiguration von immotion Um den Schriftwechsel per zu versenden, ist der Haken Anschreiben per versenden zu setzen. Ist in einzelnen PNAs keine -Adresse gespeichert, erfolgt der Druck des Dokuments wie bisher.

6 Inhalte immotion Update 2015/2016 Der Versand wird zusätzlich in der Datenbank protokolliert.

7 Inhalte immotion Update 2015/2016 Neu- und Weiterentwicklungen in 2015/2016 Mobile Wohnungsabnahme (WS 3: Mobile Prozesse mit Smart Work) immotion mit Diamant - Buchhaltung (WS 14: Diamant/3 Rechnungswesen) Sollmietennachweis über Berichtsmanager Erweiterungen im Baubuch (aus Maßnahmenplan Facharbeitskreis Baubuch) Ausbau -Versand (Mieter, Interessenten, Sondereigentümer) Sollstellungswerte prüfen

8 Inhalte immotion Update 2015/2016 Sollstellungswerte prüfen Sie erhalten, nach Abruf im Ergebnis, eine Liste von fehlerhaften Verträgen sowie fallweise auch Warnmeldungen. Das Programm erfüllt eine Teilaufgabe auf dem Weg zur Automatisierung der Sollstellung.

9 Inhalte immotion Update 2015/2016 Neu- und Weiterentwicklungen in 2015/2016 Mobile Wohnungsabnahme (WS 3: Mobile Prozesse mit Smart Work) immotion mit Diamant - Buchhaltung (WS 14: Diamant/3 Rechnungswesen) Sollmietennachweis über Berichtsmanager Erweiterungen im Baubuch (aus Maßnahmenplan Facharbeitskreis Baubuch) Ausbau -Versand (Mieter, Interessenten, Sondereigentümer) Sollstellungswerte prüfen Automation Service - zeitgesteuertes durchführen der BK-Abrechnung

10 Inhalte immotion Update 2015/2016 Automation Service (zeitgesteuertes Durchführen der BK-Abrechnung) Mit dem Automation Service können zukünftig Funktionsaufrufe von immotion - Anwendungen zeitgesteuert auf einem Server abgerufen werden. Zeitintensive Berechnungen können in Tageszeiten verlagert werden, die freie Serverleistungen garantieren. Der Arbeitsplatz der Mitarbeiter wird im Tagesgeschäft nicht blockiert

11 Inhalte immotion Update 2015/2016 Im ersten Schritt kann die BK- Abrechnung zeitgesteuert durchgeführt und festgeschrieben werden. Der Programmlauf wird zum vorgegebenen Ausführungszeitpunkt durchgeführt. In der Konfiguration können Zeiten zur Durchführung vom Administrator ausgeschlossen werden! Ein Ausführungszeitraum, der in eine gesperrte Zeitspanne fällt, wird im Anschluss an die Sperrzeit durchgeführt.

12 Inhalte immotion Update 2015/2016 Die ausstehenden Aufträge können über das Sidepanel in immotion eingesehen und überwacht werden.

13 Inhalte immotion Update 2015/2016 Neu- und Weiterentwicklungen in 2015/2016 Mobile Wohnungsabnahme (WS 3: Mobile Prozesse mit Smart Work) immotion mit Diamant - Buchhaltung (WS 14: Diamant/3 Rechnungswesen) Sollmietennachweis über Berichtsmanager Erweiterungen im Baubuch (aus Maßnahmenplan Facharbeitskreis Baubuch) Ausbau -Versand (Mieter, Interessenten, Sondereigentümer) Sollstellungswerte prüfen Automation Service - Zeitgesteuertes durchführen der BK-Abrechnung Neu- und Weiterentwicklung Auftragsverwaltung und Rechnungseingangsbuch

14 Neue Auftragsverwaltung

15 Neue Auftragsverwaltung Statusänderung im Auftrag Erfassung mehrerer Leistungspositionen unterschiedlicher Gewerke vordefinierte Mengen, Preise, Beschreibungen

16 Neue Auftragsverwaltung Maßnahmen 9-stellige Maßnahmennummer, Beschreibung, Jahr

17 Neue Auftragsverwaltung

18 Neue Auftragsverwaltung keine obligatorische Freischaltung Nutzung ist nur in Verbindung mit dem Rechnungseingangsbuch möglich

19 Neues Rechnungseingangsbuch

20 Neues Rechnungseingangsbuch tagesaktuelle Anzeige Bauabzugssteuer Empfängergruppen als vordefinierte Verteiler Auswahl einer Auftraggeber-Bankverbindung

21 Neues Rechnungseingangsbuch Benutzerrechtegesteuerter Zugriff auf die Erfassung und/oder Bearbeitung einer Eingangsrechnung Benutzerdefinierte Tastatursteuerung für Seitenwechsel, Speichern, Nächstes Feld Verteilergruppen und Freigabeberechtigungen als Vorstufe eines Workflow Kontierhilfe Soll/Haben

22 Neues Rechnungseingangsbuch

23 Neues Rechnungseingangsbuch Unterstützt werden weiterhin beide Varianten der Verbuchung: a) Eingabe der Buchungsdaten im REB und Übergabe an die Buchhaltung b) Verbuchung der Eingangsrechnung über Buchungen erfassen Sofern mit mehreren Leistungspositionen in einem Auftrag gearbeitet wird, steht nur Variante a) zur Verfügung

24 Neues Rechnungseingangsbuch

25 Auslieferung und Begleitung Umstellungsprojekt Die Einführung des Rechnungseingangsbuches für die Verwendung der neuen Auftragsverwaltung ist obligatorisch Umstellung erfolgt mit einem Kundenberater Vor Ort 1 2 Tagewerke Aufwand Vereinbaren Sie einen Termin mit Ihrem Kundenberater

26 Ausblick Weiterentwicklung 2016/2017 Zur Zeit in der Entwicklung (Service Pack zum Update 2016) Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben (Sollstellung, Import von Kontoauszügen u.ä.) Vereinfachung der Buchung von Haushaltsnahen Dienstleistungen (AK Fremd) Neuentwicklung Buchungen drucken und Verarbeiten mit diversen Erweiterungen (Pilotphase) (AK Fremd) Neuentwicklung Einlesen von Kontoauszügen (AK Fremd) SEPA 3.0 Entwicklung Mietvertragskorrekturassistent (AK Nord Hawi) Erweiterung und Standardisierung der Schnittstelle zu immosolve

27 Ausblick Weiterentwicklung 2016/2017 Einlesen von Kontoauszügen per Automation Service Durch das Einlesen der Kontoauszüge per Automation Service entfällt für den Anwender das Einlesen der Kontoauszüge und somit auch die damit verbundene Wartezeit Der Service übernimmt, soweit erforderlich, auch das Splitting der STA-Datei und übernimmt anschließend alle kontierbaren Buchungen direkt in ein Journal. Je detaillierter die Kontierregeln, desto weniger Aufwand beim Bearbeiten Es besteht die Möglichkeit, alle Buchungen des Kontoauszugs zu buchen, wenn das Buchen auf ein WE/WEG-bezogenes Differenzenkonten erlaubt wird. Der Anwender muss nur noch die Differenzenkonten klären oder die nicht kontierten Importdaten bearbeiten.

28 Ausblick Weiterentwicklung 2016/2017 S PA 3.0 Zum 20. November 2016 tritt die Version 3.0 der Spezifikation der Datenformate vom in Kraft. Mit dieser Version werden einige der bisherigen Regeln zum SEPA-Lastschriftverfahren vereinfacht. Hier die wichtigsten Änderungen im Überblick Die nationale Regelungen der LastschriftArt COR1 wird zukünftig unter CORE für den gesamten SEPA- Zahlungsraum gültig. D.h., COR1 entfällt und CORE hat zukünftig nur noch einen Werktag als Vorlagefrist. Eine Erstlastschrift kann ab auch mit RCUR gekennzeichnet werden. Die Deutsche Kreditwirtschaft empfiehlt grundsätzlich nur noch RCUR zu melden und auf FRST-Meldungen zu verzichten. Die Schemata der Dateien haben sich aufgrund der organisatorischen Anpassungen geändert und müssen angepasst werden. Es wird empfohlen, die Umstellung auf Version 3.0 mit allen ausführenden Kreditinstituten abzustimmen, bevor auf die Version 3.0 umgestellt wird. Eine Übergangsfrist gilt voraussichtlich, wie bisher, bis zur nächsten Schemaänderung Ende 2017.

29 Ausblick Weiterentwicklung 2016/2017 Kurz-/Mittelfristig geplante Entwicklung (Update 2017) Das Programm Mieterdaten wird obligatorisch! Das Programm Mietbescheinigung entfällt. Automatisierung der Sollberichtigung (AK Nord Hawi) Weiterentwicklung Wohnungsabnahme (Rückführung von Daten, mobile Mieterakte) Mobile Vorgangsbearbeitung / Mängelmanagement Verwaltung komplexer Druckausgaben ( u.a. E898-Verfahren) Upload von Druckausgaben im Mieterportal Erweiterungen Rechnungseingangsbuch (Rechnungsfreigabe, Stichprobengenerator)

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31 Die in diesen Unterlagen enthaltenen Angaben und Daten dienen der Veranschaulichung und stellen keine Leistungsbeschreibung dar; sie können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Jede Ähnlichkeit mit bestehenden Firmen, Organisationen, Produkten, Personen etc. ist rein zufällig. Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis der GAP mbh darf kein Teil dieser Unterlagen für irgendwelche Zwecke vervielfältigt, verarbeitet oder verbreitet werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln elektronisch, mechanisch, durch Fotokopieren, Aufzeichnen usw. dies geschieht. Die aufgeführten tatsächlichen Produktbezeichnungen, Firmennamen und Logos sind zugunsten der jeweiligen Hersteller bzw. Firmen als Marken oder eingetragene Marken geschützt GAP Gesellschaft für Anwenderprogramme und Organisationsberatung mbh Neidenburger Str Bremen Telefon: Fax