Mehr Transparenz und effiziente Prozesse Dokumenten- und Vertragsmanagement in der Rechtsabteilung. Michael Grötsch,

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1 Mehr Transparenz und effiziente Prozesse Dokumenten- und Vertragsmanagement in der Rechtsabteilung Michael Grötsch, , Berlin

2 Circle Unlimited AG SAP- und Microsoft-integriertes Dokumenten-, Vertrags- und Lizenzmanagement, - Per SAP, Web und Mobile App. - Für alle Branchen und Fachbereiche. Gründung: 2000 Mitarbeiter: ca. 100 (Innobis Gruppe) Sitz: Norderstedt / Hamburg Circle Unlimited AG BUJ_2015_CU_Jowat_Vertragsmgmt_im_Vertrieb_2015_01_29 / 2

3 Referenzen (als Auszug) finden Sie auf unserer Homepage Circle Unlimited AG BUJ_2015_CU_Jowat_Vertragsmgmt_im_Vertrieb_2015_01_29 / 3

4 Verträge als wesentliche Bestandteile der Wertschöpfungsketten eines Unternehmens Management / Vorstand Zugriff auf Verträge aller Art, z. B. Konzerngesellschaften Lieferanten Eingangslogistik Verträge mit Lieferanten, Transportunternehmen Fertigung Verträge mit Subunternehmen, Partnern Marketing & Vertrieb Verträge mit Werbeagenturen, Medien, Kunden Ausgangslogistik Verträge mit Kunden, Post, Transportunternehmen Kundendienst Verträge mit Kunden Partner Bewerber IT Personalwesen Finanzabteilung Einkauf Rechtsbereich Beteiligungsmanagement Kunde Circle Unlimited AG BUJ_2015_CU_Jowat_Vertragsmgmt_im_Vertrieb_2015_01_29 / 4

5 Der Anwender entscheidet wie und womit er arbeiten möchte Anwender Mobile Devices MS Outlook MS SharePoint MS Windows Integrationslösung cuconnect KEINE Nutzungsbarrieren SAP-System Daten / Dokumente (inkl. , Bild) Vertrags- und Dokumentenmanagement Circle Unlimited AG BUJ_2015_CU_Jowat_Vertragsmgmt_im_Vertrieb_2015_01_29 / 5

6 Akten und Verträge: Der Lebenszyklus von der Erstellung bis zur Vernichtung Erstellung Planen, Klassifizieren, Designen, Generieren, Versionieren, Überprüfen, Importieren, Scannen Verhandlung, Genehmigung und Verteilung Workflow, Collaboration, Umläufe, Risikoanalysen, Freigaben Nutzung Recherche, Bearbeitung, Verknüpfung; Termine und Fristen, Vertragsprüfung, Gebührenabführung, Ermittlung und Überwachung von Risiken Vertragserfüllung, Buchung von Rückstellungen Verwaltung Information Lifecycle Management / Compliance (revisionssichere Archivierung / Digitale Akte, e-akte) Vernichtung Unternehmensweites, revisionssicheres Löschen gemäß Aufbewahrungsfristen und GoB Vertragslebenszyklus Circle Unlimited AG BUJ_2015_CU_Jowat_Vertragsmgmt_im_Vertrieb_2015_01_29 / 6

7 Die Benutzeroberfläche

8 Einfaches Suchen und Finden, per Drag&Drop in der Rechtsakte ablegen Circle Unlimited AG BUJ_2015_CU_Jowat_Vertragsmgmt_im_Vertrieb_2015_01_29 / 8

9 Mobile culösungen mit immer mehr Funktionen. Smartphones: Ausgewählte Funktionalitäten über unser plattformübergreifendes Framework: Termine und Fristen überwachen ToDo-Liste Genehmigungsworkflow Tablets: Wie Smartphones Vielfältige Funktionen zum Dokumentenmanagement, Reporting u.v.m. Online und Offline Circle Unlimited AG BUJ_2015_CU_Jowat_Vertragsmgmt_im_Vertrieb_2015_01_29 / 9

10 Aktuell neue Funktionalitäten - Mobile Akte, überall auch Offline nutzbar - PDFs signieren und annotieren - Dokumente vergleichen (Neben MS Word- jetzt auch PDF-Dokumente)

11 Vergleich von PDF-Dokumenten und Formularen Circle Unlimited AG BUJ_2015_CU_Jowat_Vertragsmgmt_im_Vertrieb_2015_01_29 / 11

12 Integration der digitalen Unterschrift in der Vertragserstellung und bei der Vertragsunterzeichnung

13 Traditioneller Unterschriftsverlauf ggf. -Versand ggf. -Versand Vertrag Elektronisch erstellen ausdrucken unterschreiben einscannen ablegen Probleme kostet Zeit, verursacht Aufwand benötigt Drucker und anschließend Scanner Circle Unlimited AG BUJ_2015_CU_Jowat_Vertragsmgmt_im_Vertrieb_2015_01_29 / 13

14 Die Alternative: Die fortgeschrittene Digitale Signatur Circle Unlimited AG BUJ_2015_CU_Jowat_Vertragsmgmt_im_Vertrieb_2015_01_29 / 14

15 Unterschrift mit einem speziellen Signaturpad mit ergänzender Erkennung biometrischer Merkmale Circle Unlimited AG BUJ_2015_CU_Jowat_Vertragsmgmt_im_Vertrieb_2015_01_29 / 15

16 Unterschrift auf dem iphone mit einem geigneten Spezialstift Circle Unlimited AG BUJ_2015_CU_Jowat_Vertragsmgmt_im_Vertrieb_2015_01_29 / 16

17 Anzustrebende vollelektronische Variante des Unterschriftsverlaufs Vertrag ggf. -Versand ggf. -Versand Elektronisch erstellen Elektronisch signieren ablegen Nutzen Geht schnell vereinfacht die Ablage benötigt keine teure Hardware Funktioniert auch Offline Circle Unlimited AG BUJ_2015_CU_Jowat_Vertragsmgmt_im_Vertrieb_2015_01_29 / 17

18 Zur Technik der Lösung: - Revisionsfest, Zukunftssicher - SAP-integriert für Daten und Funktionen

19 Verschiedenste Nutzungsvarianten für den Außendienst Offline Online culösungen SAP-Server SAP Datenbank Dokumentenarchiv Circle Unlimited AG BUJ_2015_CU_Jowat_Vertragsmgmt_im_Vertrieb_2015_01_29 / 19

20 Fazit

21 Das Fazit Die gesetzlichen Voraussetzungen für vollelektronische Geschäftsabwicklungen im Geschäftsalltag sind gegeben. Kaum jemand möchte mehr Papierausdrucke (wohin damit?) Mobilität ist spätestens heute Geschäftsalltag geworden. Auf Unterschriften kann, muss jedoch nicht verzichtet werden, sie werden jedoch zukünftig anders geleistet. Die Technik ist vorhanden, bezahlbar und erprobt. cucontract zum Vertragsmanagement und cusmartext für die Elektronische Aktenführung sind State of the Art in Bezug auf Usability, Technik und Revisionssicherheit. nicht nur im Rechtbereich, sondern für sämtliche Unternehmensfunktionen, je mobiler, desto besser! Circle Unlimited AG BUJ_2015_CU_Jowat_Vertragsmgmt_im_Vertrieb_2015_01_29 / 22

22 Haben Sie noch Fragen? Michael Grötsch CEO Fon: Mobil: Nils Günter Jowat AG Leiter Recht & Personal Circle Unlimited AG BUJ_2015_CU_Jowat_Vertragsmgmt_im_Vertrieb_2015_01_29 / 23

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