Enterprise Content Management mit OS ECM Version 6.20 Collaboration makes yourwork flow

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1 Enterprise Content Management mit OS ECM Version 6.20 Collaboration makes yourwork flow

2 Agenda Vorstellungsrunde OPTIMAL SYSTEMS GmbH Ablagestruktur (Systemlogik) Lösungsszenarien Workflow und Automatisierung im Personalwesen Von der Personalakte bis zum Vertragsmanagement Bedarfsorientierte Personalpolitik

3 OPTIMAL SYSTEMS - Kennzahlen

4 Die OPTIMAL SYSTEMS Gruppe Bielefeld Hannover Berlin Firmengründung: 1991 Geschäftsform: GmbH Hauptsitz: Berlin Mitarbeiter: 255 Umsatz (2009): 24,6 Mio. Installationen: Partner: > 30 Tochtergesellschaften: Berlin, Konstanz, Hannover, Bielefeld, München, Stuttgart, Wien Standorte europ. Partner: Österreich, Schweiz, Polen, Lettland, Ungarn Stuttgart München Konstanz

5 Produkthistorie Bilddatenbank Digitales Archiv Erweiterung zum Dokumenten- Management- System (DMS) Archiv, Dokumentenund Workflow- Management-System Enterprise Content Management (ECM) OS ECM Version

6 Kernkompetenz: Enterprise Content Management Dokumente Bearbeitung Eingangspost Druck Fax Portale Erfassung Archiv, DMS, Workflow Bereitstellung Anzeige Portale/ Export Übernahmen von anderen Anwendungen (ERP, FiBu ) Revisionssichere Archivierung Vernichtung Inter-/ Intranet

7 Referenzen - Übersicht

8 Unternehmenslösungen OS ECM bietet u.a. in einer Lösung: -Management Business Process Management Post- und Rechnungseingang Vertragsmanagement Records Management Qualitätsmanagement Customer Relationship Management Personalmanagement und erfüllt dabei die Compliance-Anforderungen laut GDPdU und GoBS zur elektronischen Datenhaltung von aufbewahrungspflichtigen Daten und Dokumenten.

9 Zielsetzungen Kernziele: Effizienzsteigerung bei der Erstellung und Ablage von Dokumenten Schaffung von Transparenz (Zugriffskontrolle, Protokollierung, Rechteverwaltung, Controlling) Informationsverfügbarkeit im Unternehmen Optimierung derzeitiger Arbeitsprozesse und Bearbeitungszeiten Qualitätssteigerung Revisionssichere Archivierung Vermeidung von Redundanzen anhand eines zentralen Systems Fußzeile, z. B. Präsentationsname, Datum, Autor

10 Was von Beginn an überzeugte, war die Verbesserung der Auskunftsfähigkeit durch sofortige Bereitstellung der Informationen an den Arbeitsplätzen. Roland Geiger, Project-and Application-Manager 24/7 IT-SERVICES GmbH (Dienstleistungsbereich IT bei MVV Energie) Wir wollen das Beste! Zitate zufriedener OS ECM-Anwender.

11 Strukturierte Ablage und Recherche

12

13 Ablage in Firmen Für jeden Geschäftspartner gibt es einen Ordner. Auch Lieferanten bekommen einen Ordner. Alle Ordner stehen in einem großen Schrank. Nach den Daten auf dem Ordnerrücken - den Indexfeldern -können Sie suchen.

14 Ablage in Firmen Ein Personalakte(Ordner) realisiert mehrere Bereiche(Register), die ihrerseits unterschiedliche Vertragswerke (UnterRegister) enthalten können, die wiederum verschiedene Verträge einschließen.

15 Strukturierte Ablage und Recherche Aufbau und Struktur Schränke Mandant A Mandant B Ablagestruktur und Datenmasken sind frei konfigurierbar! Ordner Personal Kunden Register Unterlagen Vertrieb Dokumente/ Informationen Vertrag Angebot

16 Strukturierte Ablage und Recherche Volltextund/oder Indexrecherche Kombinierte, mehrdimensionale Recherchen Volltextrecherche + Content Mining + + Gespeicherte Anfragen mit Variablen Expertenmodus (Boolesche Operatoren)

17 Strukturierte Ablage und Recherche Individuelles Finden - Abteilungsübergreifend Personalwesen Kunden QS-Management

18 Strukturierte Ablage und Recherche Mögliche Ausbaustufen Kunden Archivierung Integration Workflows Personal Projektakte Vorlagen Workflows QM Handbücher Vorlagen Workflows Plattform OS ECM

19 PENTADOC Radar ECM-Kundenmonitor 2008 / 2009 / 2010 Kundenzufriedenheit OS ECM

20 Lösungsszenarien digitale Personalakte

21 Beispiel: Bewerbungsworkflow Vertragsmanagement Dokumentenmanagement Verwaltung sämtlicher Personal-dokumente (Zeugnisse, Gehalts-erhöhungen, Urlaubsworkflow, Bewerbungsunterlagen, Entgelt-vereinbarungen, Abmahnungen, Beurteilungen, Werdegang, Pensionierungsansprüche etc.) Wiedervorlagen Mahn-und Sperrfristen Vorstellungsgespräch Datenaustausch Image Enabling SAP, MS Dynamics NAV, Varial etc. Anschreiben Vorlagenverwaltung, Ergänzung, Recherche, Datenübernahme OS "ihcm" Fertiger Vertrag Eingangspost Scannen, Extrahieren, Indexieren, Klassifizieren, Prüfen Anlegeneiner Personalakte

22 Workflow und Automatisierung im Personalwesen

23

24 Bewerbungsprozess Auto- Automatisch mit dem Anlegen der Bewerberakte wird eine als Eingangsbestätigung versendet. Microsoft Office Outlook

25 Bewerbung neue Bewerberakte einsehen Über die Personalrecherche (links) kann man z. B. über Name den neuen Personalordner einsehen: vordefinierte Registerstruktur wurde angelegt (mitte) die Auto- wurde auch gleich dort archiviert (rechts)

26 Bewerbung Bearbeitungsmasken und Aufgaben Office - Einladung Bewerber Personalmappe anlegen Fachbereich Sichtung Bewerbung

27 Bewerbung Prozessdetails einsehen Über den Korb Laufenden Vorgänge lassen sich die jeweiligen Prozessdetails anschauen. Aktuelle Aktivität ist: Prüfung BL Gelb: Aktuelle Aktivität Grün: Erledigte Aktivitäten Grau: Offene Aktivitäten

28 Von der Personalakte bis zum Vertragsmanagement

29 Personal: Ablagestruktur und Suchleiste Suchleiste im Modell: OS Client:

30 Ordner-Klassifizierung für die Suche Über die Personalrecherche können so z.b. alle Personen mit dem Status Mitarbeiter angezeigt werden.

31 Registerstruktur in jedem Personalordner In jedem Personalordner gibt es eine feste Registerstruktur für die Ablage aller Personaldokumente und des Schriftverkehrs (inklusive s). Diese Registerstruktur wird bei Neuanlage eines Personalordners automatisch erstellt über den Prozess Bewerbung.

32 Bedarfsorientierte Personalpolitik

33 Verschlagwortung Personal -Stammdaten Register mit Stammdaten zur Person Klassifizierung

34 Verschlagwortung Personal Verwaltung Register mit den Eckdaten zur Personalverwaltung Sachbearbeiter für dauerhafte Zuordnung des internen Kunden

35 Indexdaten zum Bewerbungsverfahren Register mit Daten für die Kommunikation im Bewerbungsverfahren

36 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Wir freuen unsauf den Dialog!

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