Dokumentenmanagement in der Praxis

Transkript

1 Dokumentenmanagement in der Praxis

2 zu mir! 35 Jahre alt, verheiratet und einen Sohn Berater im Prozessmanagement- und IT-Umfeld seit 1996 Gründung einer universitätsnahen Unternehmensberatung (1997) Geschäftsführer einer universitätsnahen Unternehmensberatung ( ) Geschäftsführender Gesellschafter der Unger, Welsow & Company GmbH (seit 2003) Geschäftsführender Gesellschafter der MEiM GmbH (seit 2008) Gründung und Mitglied des Vorstandes einer spezialisierten Telemarketingagentur (2008)

3 Beratung Wir bauen effiziente Prozess-, Qualitäts- und Wissensmanagementsysteme für Sie auf! ORGANISATION IT-Services Wir betreuen Ihre IT- Infrastruktur optimal für Sie! PLATTFORM WERKZEUGE Softwarelösung Wir finden oder entwickeln die richtige Lösung für Sie!

4 zu Unger, Welsow & Company Gründung: 1. Oktober 2003 Team: ca. 20 Mitarbeiter Beratungsschwerpunkte Prozess-, Qualitäts- und Wissensmanagement IT-Beratung und -Services Individuelle Softwareprojekte Sitz: Paderborn, Hamm Gesellschafter: Dipl.-Wirt.-Inf. André Unger Dipl.-Wirt.-Inf. Klaus-Oliver Welsow PAVONE AG

5 von den Anderen Mitarbeiterqualifikationen 10 IBM Certified Professionals 6 Microsoft Certified Professionals 2 ARIS Prozessberater 5 Agresso BM Berater 4 ViFlow Berater 2 TQM Coaches 2 EFQM Assessoren 1 LEP Assessor 1 Akkreditierter IBWF-Berater

6 ist uns das Wichtigste Erfolg durch Vertrauen! Über 90% stufen Unger, Welsow & Company als sehr vertrauenswürdig ein! Sympathisch und überzeugend! Wir sind stolz darauf, seit der Gründung des Unternehmens eine Weiterempfehlungsquote von 100% vorweisen zu können! Solide und anspruchsvoll! Unkomplizierter und pragmatischer Ansatz in der Bewältigung von individuellen Anforderungen Zuverlässigkeit, Höflichkeit, Kundenorientierung und service (Kommentare von Kunden)

7 OPTIMAL SYSTEMS - Kennzahlen

8 Die OS-Gruppe OS-Gruppe in Deutschland Sitz unserer europäischen Partner Mehr als Installationen bei ca. 650 Kunden in Deutschland und Europa über 200 engagierte Mitarbeiter einer der führenden deutschen Anbieter individuell konfigurierbarer Lösungen für digitale Archivierung, Dokumentenmanagement und Business Process Management 18 Jahre Tradition im ECM-Markt Hauptsitz in Berlin 6 weitere Gesellschaften in Berlin, Hannover, Bielefeld, München, Konstanz und Hüfingen

9 Produkthistorie 1991 Firmengründung OS / Bilddatenbank 1992 Digitales Archiv 1998 Erweiterung zum DMS 2002 Archiv, Dokumenten- und Workflow-Management-System 2005 Enterprise Content Management 2008 OS ECM Version 6 Workflow DMS DMS Archiv Archiv Archiv

10 Unsere Zielmärkte Chemie, Pharma & Life Sciences Gesundheitswesen Automotive & Fahrzeugbau Handel, Logistik & Verkehr Öffentliche Verwaltung Maschinenbau & Fertigung Industrie & Dienstleistungen Banken & Finance

11 Dokumentenmanagement Wieso brauche ich das?

12 Old School vs. DMS Quelle:

13 Typische Situationen aus der Praxis Rechnungseingang und -prüfung Rechnung an Buchhaltung Freigabe durch Fachabteilung Rücksendung an Buchhaltung Lange Durchlaufzeiten Skonto Zeitraum sehr kurz Vertragsmanagement Vielzahl an Verträgen (Lieferanten, Partner, Kunden) Unterschiedliche Laufzeiten Kündigungsfristen Kundenmanagement Vorbereitung auf Kundentermin Übersicht über lfd. Verträge Gesprächsprotokolle Sondervereinbarungen

14 Zielgruppen im Unternehmen Geschäftsführung Wettbewerb Börsenberichte Financials Interne Korrespondenz Marktbetrachtungen Forecasts Management Controlling Reports Verträge Prozessübersichten Auswertungen Ex- und interne Kommunikation Vertrieb Ausgangsrechnungen Verträge Reports Drucklisten Produktinformationen Webseiten Kundendossiers HR Personalakte Arbeitsverträge Gehaltslisten Post FiBu F&E Rechnungen Belege Kontenblätter Bilanzen Verträge Dokumentationen Produktinformationen Vorschriften Post Zeichnungen Produktion Handbücher Vorschriften Kataloge CAD Zeichnungen, Verträge

15 Ziele von Dokumentenmanagement Management Schneller Informationszugriff Gezielte Informationszusammenstellung Kompetentere Entscheidungen Auftragsabwicklung Prozessoptimierung Schnellerer Überblick Fehlervermeidung Datenaustausch mit ERP/FiBu Rechnungs- und Posteingang Automatische Posteingangslösungen Prozessbeschleunigung Schnellere Verfügbarkeit Vermeidung von Liegezeiten Gezielte Verteilung Datenaustausch mit ERP/FiBu Daten & Dokumente Schneller Zugriff Verbessertes Retrieval Verknüpfungen und Annotations Records Management Integration /Groupware Schnelle Verfügbarkeit, Optimierte Kommunikation, Gesteigerte Kapazitäten Personal Bewerbungsworkflow Personalakte Freigabeverfahren Vertragsmanagement Optimierte Erstellung und Verwaltung von Verträgen Hohe Automatisierung Historie Rechtssichere Archivierung Verbessertes Qualitätsmanagement ERP Datenbank Reorganisation Verbesserte Performance Archivierung Rechtssichere Archivierung (GDPdU) Kosteneinsparung Schneller Zugriff Höhere Sicherheit ERP-Integration

16 Informationen managen

17 Kennen Sie das?

18 Ablage in Firmen Für jeden Geschäftspartner gibt es einen Ordner. Auch Lieferanten bekommen einen Ordner. Alle Ordner stehen in einem großen Schrank Nach den Daten auf dem Ordnerrücken (den sog. Indexfeldern ) können Sie suchen

19 Ablage in Firmen Eine Firma enthält mehrere Projekte (Register), die ihrerseits Vertragswerke (als Register) enthalten, die mehrere Verträge enthalten

20 Ablage in Firmen Dokumentensuche Kundennummer Kundenadresse Rechnungsnummer Datum Sachbearbeiter

21 Ablage in Firmen Suchbegriffe Kundennummer Kundenname Rechnungs ID Datum

22 Strukturierte Ablage und Recherche Der Aufbau / die Struktur Schränke Entwicklung Kunden Ablagestruktur und Datenmasken sind frei konfigurierbar! Ordner Mandant A Mandant B Register Support Vertrieb Dokumente + Informationen Angebot

23 Strukturierte Ablage und Recherche Volltextund/oder Indexrecherche Kombinierte, mehrdimensionale Recherchen Volltextrecherche + Content Mining + + Gespeicherte Anfragen mit Variablen Expertenmodus (Boolesche Operatoren)

24 Strukturierte Ablage und Recherche Personalwesen Vertrieb QS-Management

25 Die ersten Schritte

26 Die ersten Schritte Damit Arbeiten DMS Einführen Konzept-Erstellung Anforderungen definieren Stand C4 besuchen

27 Was ist bei Dokumentenmanagement zu beachten? Dokumentenmanagement ist kein reines IT-Problem Organisatorische Anpassungen i.d.r notwendig Änderungen in den Verhaltensweisen Prozesse und Verantwortlichkeiten müssen dokumentiert sein Wer muss welches Dokument freigeben? Wer benötigt auf welche Dokumente Zugriff? Ziele festlegen Was will ich mit einem Dokumentenmanagementsystem erreichen? Schrittweise Vorgehen

28 Fragen & Antworten Gerne beantworten wir Ihnen Ihre Fragen! Tragen Sie sich bitte in die Liste ein, wenn Sie die Präsentation haben möchten. Unger, Welsow & Company GmbH André Unger geschäftsführender Gesellschafter Optimal Systems Gesellschaft für innovative Computertechnologien mbh Oliver Jacobeit Telefon: +49 (0) Telefon: +49 (0)

29 Vielen Dank für die Aufmerksamkeit Besuchen Sie uns auf unserem Stand C4! Wir wünschen Ihnen weiterhin viel Spaß auf der Kongressmesse!