Die Integration elektronischer Akten in die strategischen Plattformen der IBM

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1 CENIT EIM Innovations-Tag, 09. Juni 2015 Empower Your Digital Business! Die Integration elektronischer Akten in die strategischen Plattformen der IBM Carlsen, Andreas, R&D Abteilungsleiter, Stuttgart

2 Agenda Aktenverwaltung mit CENIT ECLISO Strategische IBM-Plattformen Produktstrategie für ECLISO mit den strategischen IBM- Plattformen Neues Produkt ECLISO für den IBM Content Navigator Fazit Weitere Fragen Seite 2

3 Was ist eine elektronische Akte? Die elektronische Akte ist eine Zusammenstellung und Darstellung aller zugehörigen Informationen und Inhalte zu einem speziellen Ablagekriterium ist nicht bloß eine lange Liste von Dokumenten ergänzt ein Enterprise Content Management (ECM) System um besondere Sichten auf dessen Inhalte und vereinfacht dessen Handhabung für den Anwender ist eine Darstellung der Inhalte und Funktionen eines ECM Systems, zugeschnitten auf die (fachlichen) Anforderungen der Anwender Instant Messages Seite 3

4 Ausgangssituation im Unternehmen Zu hohe Kosten für Ablagen und Recherchen Schlechte Datenqualität und integrität Nachvollziehbarkeit von Änderungen nicht möglich Notwendigkeit von standortübergreifenden Zugriffen Verbesserung der Auskunftsfähigkeit Wunsch nach Prozessunterstützung Interne Compliance-Richtlinien müssen erfüllt werden Erfüllung externer rechtlicher Vorgaben Lösung: Einführung einer elektronischen Akte Seite 4

5 CENIT ECLISO bietet die Lösung für die Aktenverwaltung Einfach und intuitiv zu bedienen Hauptfunktionen Aktenverwaltung Postkorb Arbeitslisten Recherche nach Dokumenten und Akten Optimierte Sichten für Benutzergruppen Flexible Erweiterbarkeit für individuelle Kundenwünsche Browser oder Rich Client basiert Basiert auf den zukunftssicheren skalierbaren IBM Enterprise Content Management (ECM) Plattformen Seite 5

6 CENIT ECLISO Funktionen für die Bearbeitung von elektronischen Akten Beliebige Aktenarten können für Anwendungsfälle konfiguriert werden. Elektronische Akte Postkorb MS Office Integration Arbeitslisten Viewer Indizierung Explorer Administration Reporting Suche Seite 6

7 ECLISO ICN Browser basiert Verwaltung von Akten Die Aktenperspektive ermöglicht die Anzeige und Arbeit mit den Akten. 1 Übergreifende Funktionen 1 2 Verfügbare Navigationsbereiche 3 3 Aktendeckel 4 Vordefinierte Ablagestruktur 2 5 Akteninhalt 6 Dokumentvorschau und Eigenschaften Seite 7

8 Beliebige Akten lassen sich mit ECLISO abbilden Projektakten Einkaufsakten Personalakten Schadensakten QM-Akten Steuerakten Vorgangsakten Leasingakten Vertragsakten Seite 8

9 Nutzen von elektronischen Akten mit CENIT ECLISO Zugriff immer und von überall Schneller Zugriff über optimierte Arbeitslisten Schnelle Suchen über Aktenattribute Einheitliche Ablagestrukturen (QM / ISO) Senkung von Transport- und Lagerkosten Geschützt vor unbefugtem Zugriff Geschützt vor Verlust und Manipulation Nachvollziehbarkeit von Änderungen Seite 9

10 Agenda Aktenverwaltung mit ECLISO Strategische IBM-Plattformen Produktstrategie für ECLISO mit den strategischen IBM- Plattformen Neues Produkt ECLISO für den IBM Content Navigator Fazit Weitere Fragen Seite 10

11 Strategische IBM-Plattformen Folgende Plattformen sind für IBM und die CENIT-Produktentwicklung strategisch und von hoher Relevanz für die ECLISO-Produkte. Benutzeroberflächen ECM- Plattformen Content Navigator FileNet P8 Case Manager Content Manager Seite 11

12 Benutzeroberflächen IBM Content Navigator (ICN) Zentrale Benutzeroberfläche Moderner Web-Client Integration externer Daten (EDS) Entwicklungsplattform DMS-Standardfunktionalität Dokumente erstellen, in Ordner organisieren, suchen, als Anhang/Link senden, drucken Thumbnails und integrierter Viewer Drag & Drop, Mehrfachänderungen Flexible Sicherheit Workflowunterstützung Kollaboration Teamräume aus Vorlagen, Annotationen, Kommentare Mobilität & Microsoft Office Unterstützt mobiles Arbeiten Office Integration für IBM P8 und CM Seite 12

13 Benutzeroberflächen IBM Case Manager (ICM) Prozessunterstützung Unterstützt die Fallbearbeitung von einfachen und komplexen Prozessen Unterstützt Advanced Case Management IBM Case Manager Stellt integrierte Werkzeuge zur Erstellung einer Fallmanagementlösung bereit. Modellierung von Prozessen Gestaltung der Oberfläche Benutzeroberfläche kann mit unterstützenden Wizards individuell gestaltet werden. Enterprise Content Management Geschäftsprozess modellierung Tools zum Entwurf &. Bereitstell en von Fallmanagementlösungen Basiert auf dem Content Navigator (ECM) (BPM) (CM) Alle Funktionen können genutzt werden Customizing Seite 13

14 IBM Content Navigator Mobile App (iphone/ipad & Android) IBM Content Navigator Mobile App Eine App unterstützt eine Vielzahl von ECM-Funktionalitäten IBM Content Navigator IBM Case Manager Ortsunabhängige Arbeit mit Dokumenten Ordner durchsuchen, Dokumente anschauen Nach Dokumenten suchen Dokumente aus- /einchecken Dokumente in anderen APPs bearbeiten Dokumenteigenschaften bearbeiten Ortsunabhängige Fallbearbeitung Erfordert nicht den Ersatz der vorhandenen Desktop-Lösung Speziell auf den mobilen Einsatz abgestimmte Workflows können erstellt werden Seite 14

15 ECM Plattformen IBM FileNet P8 und Content Manager 8 Erprobte High-End IBM Enterprise Content Management (ECM) Plattformen Bieten alle notwendigen DMS- Funktionen Ordnerstrukturen nutzen Check-in/ Check-out DMS-Funktionen Versionierung Protokollierung Beliebige Berechtigungsstrukturen (einfach oder komplex) sind möglich Ausgefeilte Protokollierungsmöglichkeiten zur Nachvollziehbarkeit Workflow- und BPM-Unterstützung Skalierbarkeit der Lösungen Referenzieren von Dokumenten Berechtigungen Suchen/ Recherche/ Volltext Dokumente ablegen Bearbeiten von Dokumenten Klassifizieren von Dokumenten Vorlagenverwaltung Seite 15

16 Agenda Aktenverwaltung mit ECLISO Strategische IBM-Plattformen Produktstrategie für ECLISO mit den strategischen IBM- Plattformen Neues Produkt ECLISO für den IBM Content Navigator Fazit Weitere Fragen Seite 16

17 CENIT Produktentwicklung Strategische Ausrichtung Kombination der Stärken der IBM-Produkte mit den fachlichen Stärken der CENIT Entwicklung neuer Produkte ECLISO IBM Content Navigator Weiterentwicklung der Bestandsprodukte ECLISO Rich Client ECLISO iq ECLISO Notes-Integration Nutzung vorhandener fachlicher Stärken Nutzung der vorhandenen Möglichkeiten der IBM- Produkte Fokussierung auf die IBM Plattform Neue Produkte und Weiterentwicklung unserer Bestandsprodukte Seite 17

18 Integration von ECLISO ICN mit den strategischen IBM-Produkten CENIT ECLISO steht als Erweiterung im IBM Content Navigator (ICN) zur Verfügung VERTRAGS- MGMNT CENIT LÖSUNGEN BESCHWERDE- MGMNT HR-AKTE Kombination der Stärken des ICN mit CENIT ECLISO DMS-Funktionen MS Office-Integration Offline-Fähigkeit Integration mit IBM-Produkten Fachlichkeit aus den CENIT ECLISO-Produkten Aktenverwaltung Erweiterte Suche Sichten für Anwendergruppen ECLISO ICN (Aktendeckel, Arbeitsliste, Suchen, Sichten für Anwendergruppen) IBM CONTENT NAVIGATOR (ICN) (Benutzeroberfläche, Office, Mobility) ECLISO SERVICES IBM ICN SERVICES IBM CM8 oder IBM FILENET P Seite 18

19 Architekturübersicht aller ECLISO- Produkte mit den IBM-Produkten CENIT LÖSUNGEN VERTRAGS- MGMNT BESCHWERDE- MGMNT GERICHTSAKTE HR-AKTE ECLISO ICN IBM CONTENT NAVIGATOR IBM CASE MANAGER ECLISO RICH CLIENT NOTES INTEGRATION ECLISO IQ WEB SERVICES IBM ICN SERVICES ECLISO BUSINESS SERVICES IBM CONTENT MANAGER 8 oder IBM FILENET P Seite 19

20 Agenda Aktenverwaltung mit ECLISO Strategische IBM-Plattformen Produktstrategie für ECLISO mit den strategischen IBM- Plattformen Neues Produkt ECLISO für den IBM Content Navigator Fazit Weitere Fragen Seite 20

21 Kombination der Vorteile von ECLISO und den IBM-Produkten ECLISO ICN: Aktenverwaltung Arbeitslisten Optimierte Sichten Workflow MS Office Integration Administration Seite 21

22 ECLISO ICN Anmeldedialog Der Anmeldedialog zeigt die Anpassungsmöglichkeiten an die Corporate Identity des Unternehmens. 1 Konfigurierbare Farben 2 Konfigurierbares Logo 3 Konfigurierbarer Text Seite 22

23 ECLISO ICN Auswahl der Sicht auf die Anwendung für den Benutzer Der Anwender kann abhängig von seinen Gruppenzugehörigkeiten z.b. Einkauf die optimale Sicht (Desktop) für die Arbeit wählen. Sichten steuern, welche Anwendungsbereiche angezeigt werden. Auswahl entfällt, wenn der Benutzer nur einer Sicht zugewiesen ist Seite 23

24 ECLISO ICN Verwaltung von Akten Die Aktenperspektive ermöglicht die Anzeige und Arbeit mit den Akten. 1 Konfigurierbarer Aktendeckel 2 Vordefinierte Ablagestruktur Abhängig vom Aktentyp 1 3 Akteninhalt 4 Sichten auf den Akteninhalt 5 Dokumentvorschau und Eigenschaften Seite 24

25 ECLISO ICN Arbeitsliste Die Arbeitsliste unterstützt den Anwender bei der leichten Bearbeitung der Dokumente, in dem diese alle Dokumente in Bearbeitung anzeigt Seite 25

26 ECLISO ICN Suchmöglichkeiten Jedem Anwender werden abhängig von seinen Berechtigungen die relevanten Suchen angezeigt, die beliebig strukturiert werden können Seite 26

27 ECLISO ICN Explorer-Sicht Über die Standard Explorer-Sicht kann wie im Windows-Explorer mit DMS- Funktionen gearbeitet werden. 1 Ordnerstruktur 2 Ordnerinhalt mit verschiedenen Sichten 3 Kontextmenü mit allen DMS- Funktionen Seite 27

28 ECLISO ICN Workflow Integration mit der Case Foundation oder Manager Einfache oder komplexe Workflows können mit der Integration verwendet werden. Die Integration mit dem Case Manager ermöglicht noch darüber hinausgehende Szenarien Seite 28

29 ECLISO ICN MS Office Integration Der Benutzer kann mit der MS Office Integration direkt mit den Akten und Dokumenten arbeiten. 1 1 ECLISO ICN Menüleiste in MS Word 2 Anzeige der Favoriten Anzeige des Explorers Seite 29

30 ECLISO ICN Administration Die Administratoren können viele Einstellungen direkt im Content Navigator vornehmen. ECLISO ICN integriert sich ebenfalls in die Adminstration Seite 30

31 Agenda Aktenverwaltung mit ECLISO Strategische IBM-Plattformen Produktstrategie für ECLISO mit den strategischen IBM- Plattformen Neues Produkt ECLISO für den IBM Content Navigator Fazit Weitere Fragen Seite 31

32 Fazit Integration elektronischer Akten in die strategischen Plattformen der IBM Die IBM-Produkte: Content Navigator und ECM-Plattformen stellen die optimalen Basisfunktionen für ein Aktenverwaltungssystem zur Verfügung. CENIT hat langjährige Erfahrung in der Entwicklung von Aktenverwaltungsprodukten auf Basis der IBM-ECM Plattformen. CENIT hat mit ECLISO ICN das erste Aktenverwaltungssystem auf Basis des IBM Content Navigators erstellt. Mit CENIT ECLISO ICN können sie alle Akten in Ihrem Unternehmen elektronisch abbilden Seite 32

33 Agenda Aktenverwaltung mit ECLISO Strategische IBM-Plattformen Produktstrategie für ECLISO mit den strategischen IBM- Plattformen Neues Produkt ECLISO für den IBM Content Navigator Fazit Weitere Fragen und EXPO-Stand Seite 33

34 Weitere Fragen und EXPO-Stand Welche Fragen haben Sie? Schauen Sie sich ECLISO ICN auf unserem EXPO-Stand an Seite 34

35 Vielen Dank! Andreas Carlsen ECM R&D Abteilungsleiter Telefon +49 (40) CENIT AG Industriestraße Stuttgart

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