DMSEXPLORER PRODUKTINFORMATIONEN

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1 DMS Explorer DMSEXPLORER PRODUKTINFORMATIONEN BEL-IT GmbH 2014 Seite 1 von 26

2 1 INHALT 2 Motivation Funktionen DOMEA Bereiche Akten/Vorgänge Funktionen Metadatenbearbeitung Historie von Akten/Vorgängen Dokument Historie Favoriten Windows Detailbereich Dokumentversionen Drag & Drop Pflichtfeldprüfungen Export und Import (BITV) Suche Weiterleiten Drucken Wiedervorlagen versand Windows Systemintegration Preview integration Preview von CWF Dateien Preview von CWF Dateien in Outlook Darstellung in Listen BitV Konformität Erweiterbarkeit / Anpassbarkeit Systemvoraussetzungen und Technik Demoversion Seite 2 von 26

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4 2 MOTIVATION Der DMSExplorer ist mit der Motivation entstanden, den 80% der Anwender, die lediglich 20% der DOMEA Funktionalität benötigen ein passendes und leicht erlernbares Arbeitsmittel an die Hand zu geben. Ein Sachbearbeiter der einen Vorgang recherchiert oder ein Dokument verakten muss, soll nicht gezwungen sein, den komplexen Standard Client zu starten. Durch die Integration von DOMEA in den Windows Explorer, der von Microsoft entwickelten Standard Applikation zum Managen von Dokumenten, soll der Anwender in seinem gewohnten Umfeld bleiben. Die Einarbeitung und die Schulung auf einer eigenständigen Applikation sind damit nicht notwendig. Diese Umgebung, ermöglicht dem Anwender einen einfachen Weg, um DOMEA konform zu arbeiten. 3 FUNKTIONEN 3.1 DOMEA BEREICHE Die Darstellung der DOMEA Hauptbereiche im Explorer Seite 4 von 26

5 Die darzustellenden Hauptbereichen sind vom Anwender wählbar. Diese Einstellungen können zentral vorgegeben werden. Seite 5 von 26

6 3.2 AKTEN/VORGÄNGE FUNKTIONEN Die auf die DOMEA Daten anzuwendenden Funktionen werden über das Kontextmenu aufgerufen. Die zu Verfügung stehenden Funktionen sind über Customizing anpassbar. Seite 6 von 26

7 3.3 METADATENBEARBEITUNG Bei der Bearbeitung der Metadaten werden die im DOMEA Server konfigurierten Metadatenmasken verwendet. Seite 7 von 26

8 3.4 HISTORIE VON AKTEN/VORGÄNGEN In DOMEA protokollierte Aktionen können für Akten und Vorgänge eingesehen werden. Seite 8 von 26

9 3.5 DOKUMENT HISTORIE In DOMEA protokollierte Aktionen können auch für Dokumente eingesehen werden. Seite 9 von 26

10 3.6 FAVORITEN Die DOMEA Favoriten sind wie im DOMEA Standard-Client nutzbar. Im Gegensatz zum Standard Client besteht jedoch die Möglichkeit bis in die Dokumentenebene einer Akten/Vorgangsstruktur zu navigieren. 3.7 WINDOWS DETAILBEREICH Zu Grafiken wird, neben DOMEA Metadaten, eine Vorschau im Detailbereich angezeigt. Seite 10 von 26

11 3.8 DOKUMENTVERSIONEN Die Versionen von Dokumenten sind einsehbar und editierbar. D.h. eine ältere Version kann zur aktuellen Version gemacht werden. Seite 11 von 26

12 3.9 DRAG & DROP Die Standard Windows Drag & Drop Funktionalität wird unterstützt. Es können Dokumente nach DOMEA oder aus DOMEA kopiert werden. Die zusätzlich für DOMEA benötigten Informationen werden vom Benutzer in einem Extra Dialog abgefragt. Dieser Dialog kann durch projektspezifische Programmierung entfallen. Seite 12 von 26

13 3.9.1 PFLICHTFELDPRÜFUNGEN Eine Pflichtfeldprüfung ist vor Anlage der Dokumente im DOMEA System möglich. Abbildung 1 Import Pflichtfeldprüfung Seite 13 von 26

14 Abbildung 2 Import Dateneingabe Seite 14 von 26

15 3.10 EXPORT UND IMPORT (BITV) Neben dem Drag & Drop ist für eine BITV konforme Arbeitsweise eine Export- und Importfunktion für Dokumente implementiert. Abbildung 3 Export/Import Seite 15 von 26

16 3.11 SUCHE Die Suche in DOMEA Inhalten wird vollständig unterstützt. Ist im DOMEA System der Volltext konfiguriert kann dieser in der Suche genutzt werden. Es ist möglich die Sucheingaben mit einem Frei zu vergebenden Namen zu speichern. Diese gespeicherten Suchen können wieder verwendet werden. Abbildung 4 Suche Eingabe Abbildung 5 Suche Ergebnis Seite 16 von 26

17 3.12 WEITERLEITEN Das Weiterleiten (auch delegieren genannt) wird über einen eigenen Dialog angeboten. Es wird eine Liste der häufig verwendeten Empfänger vorgehalten. Es besteht zudem die Möglichkeit, einen Empfänger aus der Aufbauorganisation zu wählen oder in der Aufbauorganisation nach einem Empfänger zu suchen. Abbildung 6 Weiterleiten 3.13 DRUCKEN Das Drucken von Vorgängen aus DMSExplorer ist möglich. Hierbei wird auch der Druck des Deckblattes angeboten. Abbildung 7 Drucken Seite 17 von 26

18 3.14 WIEDERVORLAGEN Akten und Vorgänge im Arbeitskorb können auf Wiedervorlage gelegt werden. Abbildung 8 Weiterleiten VERSAND Das Versenden von Dokumenten aus dem DMSExplorer via -Client wird unterstützt. Hierbei werden definierbare Metadaten des Vorgangs in die übernommen. Abbildung 9 versandt Seite 18 von 26

19 3.16 WINDOWS SYSTEMINTEGRATION Durch die Integration in die Windows System Dialoge für Speichern und Öffnen wird das DOMEA System über alle sich an die Windows Standard haltenden Applikationen erreichbar. D.h. Sie können z.b. in WORD direkt mit Speichern unter ein Dokument in DOMEA ablegen! Abbildung 10 Microsoft Word öffnen Abbildung 11 Microsoft Word Speichern Seite 19 von 26

20 Abbildung 12 Notepad Speichern unter Abbildung 13 Notepad öffnen Seite 20 von 26

21 3.17 PREVIEW INTEGRATION Der DMSExplorer liefert Metadaten der Akten/Vorgänge zur Ansicht direkt an den Preview des Explorers. Bei Dokumenten kann zwischen einer Anzeige von Metadaten und Windows-Vorschau des Dokumententyps gewählt werden. Projektspezifisch können idvcontent Implementierungen für den Open Text Windesk in den Preview des DMSExplorers übernommen werden. Seite 21 von 26

22 3.18 PREVIEW VON CWF DATEIEN Das CWF-File auf dem lokalen Laufwerk liefert die Preview-Daten (wie z.b. Metadaten oder den Standort oder den Dokumenteninhalt oder zukünftig weitere Tas wie z.b. Dokumentversionen) PREVIEW VON CWF DATEIEN IN OUTLOOK Hier wurde das CWF-File via Attachment mit Outlook versendet. Solange der Empfänger Zugriffsrechte auf das Objekt hat, kann er im Outlook das Dokument direkt bearbeiten. Seite 22 von 26

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24 3.20 DARSTELLUNG IN LISTEN Die Darstellung der Listinhalte kann wie unter Windows üblich vom Anwender gewählt werden, Tooltips auf den angezeigten Objekten geben zusätzlich Informationen Seite 24 von 26

25 Abbildung 14 Darstellung in Listen Seite 25 von 26

26 4 BITV KONFORMITÄT Dem DMSExplorer wurde in einem Kundenprojekt ein BITV konformes Verhalten attestiert. 5 ERWEITERBARKEIT / ANPASSBARKEIT Der DMSExplorer ist durch eine Vielzahl von Schnittstellen an projektspezifische Bedürfnisse anpassbar. 6 SYSTEMVORAUSSETZUNGEN UND TECHNIK Der DMSExplorer nutzt für den Zugriff auf DOMEA Inhalte ausschließlich das vom Hersteller Open Text zur Verfügung gestellte Entwicklungsframework. Die Integration in den Windows-Explorer wird ausschließlich durch von Microsoft bereitgestellte Schnittstellen gewährleistet. Der DMSExplorer setzt die von Open Text angebotene DOMEA COM-Runtime Lizenz voraus. Alternativ kann der DMSExplorer auch mit dem DOMEA Windesk parallel betrieben werden. Als minimale Version wird DOMEA in der Version 4.5 SP3 benötigt. Der DMSExplorer ist derzeit für Windows XP SP3 und Windows 7 erhältlich. Geplante Funktionen: Integration der Windows Suche. 7 DEMOVERSION Bei Interesse an unserem Produkt wenden Sie sich bitte an Info@bel-it.de Seite 26 von 26