Enterprise Content Management im Gesundheitswesen - Defini8onen, Anforderungen und Lösungsansätze

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1 Enterprise Content Management im Gesundheitswesen - Defini8onen, Anforderungen und Lösungsansätze 2. Workshop der Fachgruppe ECM- Systeme und IHE der Entscheiderfabrik 03. September 2013, Lübeck Dr. Carl Dujat promedtheus AG Erkelenz

2 Inhalte Was ist ECM (im Gesundheitswesen)? Anforderungen an ECM- Systeme im Krankenhaus Thesen zur Systemintegra8on & - abgrenzung Aufgabenstellung für Anbieter Diskussion

3 Enterprise Content Management (ECM) Enterprise- Content- Management (ECM) umfasst die Methoden, Technologien und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse im Unternehmen ECM schließt dabei herkömmliche Technologien ein wie (nach Wikipedia) Input- Management, Dokumentenmanagement, Collabora8on, Web- Content- Management, Workflow, Business Process Management, Output- Management, Storage und elektronische Archivierung.

4 i Ggenstand der Dokumentation im KH Übersicht (1/5) Inhalte von ECM im Gesundheitswesen / Krankenhaus Pa8entenbezogene Unterlagen wie Auclärungsbögen, Arztbriefe, Berichte, Befunde, Bilder, Filme etc. einschließlich der Abrechnungsunterlagen. Unternehmensgebundene Unterlagen z.b. aus Verwaltungsvorgängen der Einkaufsabteilung, der Finanzbuchhaltung, der Personalverwaltung etc. Technische Unterlagen wie Dokumenta8onen zu Gebäuden, Anlagen etc. Forschungsunterlagen, klinische Studien und sons8ge medizinische Forschungsdokumenta8onen. Sons8ge Dokumente und Workflows.

5 Grundsätze zur revisionssicheren Archivierung* 1. Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden 2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen 3. Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein 4. Es muss genau das Dokument wieder gefunden werden, das gesucht worden ist 5. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können 6. Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können 7. Jedes Dokument muss zeitnah wieder gefunden werden können 8. Alle Ak8onen im Archiv, die Veränderungen in der Organisa8on und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist 9. Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migra8on auf neue Planormen, Medien, Soowareversionen und Komponenten ohne Informa8onsverlust möglich ist 10. Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bes8mmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bes8mmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen (nach VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.v.)

6 Rechtliche Anforderungen 1. Datenschutz 2. Ärztliche Schweigepflicht 3. Dokumenta8onspflicht der Ärzte und Pflegekräoe 4. Informa8onelles Selbstbes8mmungsrecht 5. Recht der Pa8enten zur Einsichtnahme in Pa8entenunterlagen 6. Zeugnisverweigerungsrecht 7. Auqewahrungsfristen 8. Verjährung 9. Zulässigkeit elektronischer Dokumenta8on und Archivierung 10. Zivilprozessordnung 11. Signaturgesetz 12. Verschlüsselung 13. Medizinproduktegesetz (MPG) 14. Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) 15. Gesetz zur Modernisierung der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV- Modernisierungsgesetz GMG) 16. Rechtliche Anforderungen an die Archivierung von klinischen Studienunterlagen 17. Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüqarkeit digitaler Unterlagen durch die Finanzämter (GDPdU) 18..

7 Komponenten von ECM- Systemen im Krankenhaus Medizinische Dokumenta8on Workflow- management Pa8entenakten- verwaltung Dokumenten- management Archivierung

8 Standard- Funk8onalitäten eines digitalen Archivsystems Revisionssichere Archivierung Mandantenfähigkeit Integra8on Akten- / Fundortverwaltung Schnitstellen zum Scan- Import Intern Extern (Dienstleister) Anschluss Scanner Abbildung kleinerer Standard- Workflows Dokumentenweiterleitung Versionierung

9 Op8onale Funk8onalitäten eines digitalen Archivsystems Signatur- Integra8on (ggf. auch über KIS- Integra8on) Massensignatur Komfortsignatur Einzelsignatur E- Mail- Archivierung Komplexere Workflows Mitzeichnungsverfahren Signatur- Workflow (Mehrfachsignaturen) OCR- Erkennung und Volltextrecherche Erweiterte Funk8onalitäten ERP (nächste Folie)

10 Erweiterte Funk8onalitäten ERP Rechnungseingang Frühes Archivieren Spätes Archivieren Posteingang Zentral Dezentral Vertragsmanagement Personalmanagement Logis8k, Bauakten etc. Klinische Studien / Forschungsakten (!!)

11 Funk8onale Übersicht von ECM, bezogen auf Dokumente Dokumentenmanagement Ablage und Archivmanagement Wiederauffinden und Präsen8eren der Dokumente Scannen und Archivimport Indexierkonzept(e) Datenmodell(e) Workflows Aktenzusammenführung mit Historienweiterführung Migra8onsfähigkeit IHE- Fähigkeit

12 Notwendige System- Integra8on Daten Dokumente / Texte Bilder (DICOM, NON- DICOM, ) Biosignale Sprache Formayreiheit: PDF (/ A), TIFF, JPEG, ASCII... Standardisierung: HL7, DICOM, IHE, XML...

13 Reale System- Integra8on Thesen zu klinischen Akten: Das KIS ist das führende System. Das KIS ist das DMS?! Archivkomponente ausreichend?! Thesen zu Verwaltungs- Akten: Das ERP ist das führende System. Das ERP ist aber nicht das DMS?! Workflows / DMS- Funk8onen notwendig?! Thesen zu IHE- basierten Akten: Mehrwerte durch Systemintegra8on Mehrwerte bei der Kommunika8on über System- und Ins8tu8onsgrenzen hinaus (Portale, Kollabora8on) Mehrwerte bei Konsolidierungen (MPI, Repositories) Mehrwerte bei der inhaltlichen Erschließung (- > Forschung)

14 Aufgabenstellung für Anbieter..\Users\Dozent1\Desktop \GMDS_AM3\03_09_Dienstag \09_00_WS_MI17_IHE_Archiv\IHE- ECM- Workshop Lübeck 2013 Präsenta8onsleiyaden.pdf

15 Diskussion Dr. Carl Dujat promedtheus AG Scheidt 1, Erkelenz Tel: / Fax: /