Claudia & Michael Lauterbach ohg

Transkript

1 Claudia & Michael Lauterbach ohg

2 Ihre Rundumversorgung für analoges und digitales Dokumentenmanagement

3 ScanAll bietet unabhängige und objektive Dienstleistungen, sowie Beratungen rund um retrospektive Digitalisierung, digitales Dokumentenmanagement (DDM), elektronische Archivierung sowie optimiertes Retrieval. Datenpflege, Migration älterer Scans sowie elektronische Dokumentensicherheit sind weitere Eckpfeiler unseres Dienstleistungspaketes. Der Schritt zu einem beständigen und zukunftsorientierten DDM ist unser Ziel. Von der analogen Aktenverwaltung in das digitale Dokumentenmanagement Wir sind spezialisiert auf ein Dokumentenmanagement, das sowohl alle analogen (papiergebundenen) Arbeiten als auch die Transformation in die digitale Ebene und deren Verwaltung einschließt. Wir verwalten Archive und bieten Dienstleistungen rund um die Registratur. Der Kernbereich unserer Dienstleistungen ist dem nahtlosen Übergang von der analogen Aktenverwaltung in das zeitgemäße, digitale Dokumentenmanagement gewidmet. Wir konvertieren Ihr Papier-Dokumente, Belege und Akten in elektronische Dokumente. Ihr Papier-Archiv kann so in ein elektronisches Dokumentenmanagement- System (DMS) importiert oder umgewandelt werden. Wir digitalisieren nicht nur, sondern gewährleisten, dass der Übergang nahtlos und fast unbemerkt erfolgt. Wir korrigieren Falschablagen und ordnen bereits vor dem Scannen alle Akten und Dokumente so, dass in den digitalen Dokumentensammlungen von Beginn an alles korrekt zugeordnet ist. Wir kümmern uns selbstständig um alle Arbeiten, die in Registraturen und Aktenanlagen vorkommen. Von der Aktenanlage, der Ablage bis hin zur Karteiverwaltung. Durch die Kenntnis aller Belange der analogen Aktenverwaltung ist es uns möglich, völlig eigenständig eine Digitalisierung der Akten und Dokumente vorzunehmen und dies nicht nur in der Form eines schnellen Produktionsscannens, sondern mit allen nötigen Vorarbeiten wie der Beleg- und Aktenvorbereitung sowie Sortierung.

4 Die Digitalisierung und was danach kommt Beim Scannen werden zuerst lediglich digitale Bilder (Images) erzeugt. Unsere Arbeit hört hier jedoch nicht auf, sondern wir übernehmen auch die Indexierung oder Verschlagwortung. Dazu werden nach Ihren Vorgaben spezifische Informationen aus den Scans ausgelesen und an Hand dieser die Dokumente in einem DMS auffindbar gemacht. Die elektronischen Dokumente werden derart aufbereitet, dass verschiedenste Suchmechanismen nach bestimmten Kriterien diese aus einem Pool (elektronischem Archiv) gezielt auffinden können. Dabei wird dies so gestaltet, dass sich die Einordnung strikt nach Ihren bestehenden Systemen und dem gewohnten Arbeitsablauf richtet. (Natürlich sind wir auch auf IPAS eingearbeitet und in der Lage alle PDFs in dieses, ohne weitere Voraussetzungen oder Umstellungen, tagesaktuell einlaufen zu lassen.) Wie Sie sehen ist gerade die Rundum-Versorgung um das papiergebundene, wie auch digitale Dokumentenmanagement unser Schwerpunkt. Wo andere Scan-Dienstleister ihre Arbeit schon als erledigt betrachten, kümmern wir uns auch gewissenhaft um die nötigen Nacharbeiten vom PDF Management bis hin zum Rücksortieren und Heften der bereits gescannten Dokumente (falls sie das Papier-Archiv weiterhin bestehen lassen oder lediglich auslagern möchten). Originaldokumente

5 Logistik Durch unser hauseigenes Transportunternehmen, welches seit 1987 sicherheitsrelevante Dokumententransporte ausführt, sind wir in der Lage den Ab- und Rücktransport der zu digitalisierenden Unterlagen tagesspezifisch auszuführen. Das bedeutet, dass täglich nur die Dokumente außer Haus sind, die an diesem Tag digitalisiert werden. Kein Dokument ist also länger als einen Tag nicht zugreifbar. Dadurch, dass wir alles nach dem scannen wieder so zurück sortieren wie es vorher war, kann jederzeit mit den Papieren weiter gearbeitet werden, auch noch bevor die Umstellung auf den digitalen Zugriff erfolgt ist. Für Spezialfälle bieten wir auch In-Haus-Scannen an, oder digitalisieren außerhalb der Kernarbeitszeiten. Scan Verschlagwortung, digitale Archivierung Aktensuche

6 Leistungsspektrum ScanAll Lauterbach ohg Project-Analysis ( Prozessberatung, Verfahrensausarbeitung) Preparatory-Work (Belegsortierung, Entklammerung) Imaging/Scanning (Volumenscannen mit Hochleistungs-Produktionsstrecken) Image-Processing (virtuelles Nachscannen; Bildbearbeitung- und Verbesserung) Image-Recognition (Erfassen von Daten, Grafiken und Informationen; Segmentierung) Document-Processing (OCR Texterkennung, Klassifizierung, Indexierung und Verschlagwortung) PDF-Conversion (Transformation in das PDF und dessen Optimierung) Postproduction (Nacharbeiten; Belegrücksortierung, Klammerung, Abheften) Content Management (unter anderem z.b. Einbinden der PDFs ins IPAS) Postfach D München Inh.: Claudia & Michael Lauterbach ohg Büro: Biberkorstrasse 15 D Höhenrain Fon: Fax: Funk: mail@scanall.de