Leistungsbeschreibung PHOENIX HR. Oktober 2014 Version 1.0

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1 Leistungsbeschreibung PHOENIX HR Oktober 2014 Version 1.0

2 Businesslösung Personalakte (HR) PHOENIX HR ist eine speziell für die Verwaltung von Personalakten konzipierte Erweiterung von PHOENIX. Sie enthält die typischen Tabellen, Workflows, Formulare und Erweiterungen für die Erstellung, Bearbeitung, Verwaltung und Überwachung von Akten, Dokumenten und Vorgängen. PHOENIX HR ist ohne jegliche zusätzliche Anpassung sofort einsetzbar. Abb. Übersicht Mitarbeiter-Stammdaten PHOENIX Stand Oktober 2014 Seite 2 von 7

3 Individuelle Erweiterungen PHOENIX kann beliebig erweitert werden. Dazu gehört nicht nur die Integration in die vorhandene IT-Landschaft, sondern auch Anpassungen im Datenmodell oder den Workflows. Dies kann durch den Kunden selbst oder IQUADRAT durchgeführt werden. Auch die Erstellung ergänzende Prozesse, wie z. B. Workflows für Urlaubsanträge oder Weiterbildung, können Sie selbst leisten oder bei IQUADRAT in Auftrag geben. Schnittstellen Optional z.b. zur Übernahem der Mitarbeiterstammdaten Importieren PHOENIX HR bietet vielfältige Möglichkeiten, um elektronische Personalakten, Verträge sowie Belege aus Papier zu übernehmen. Importieren von Dateien (z.b. gescannten PDF-Dateien oder beliebigen anderen Dateiformaten) aus dem Filesystem Optional: Scannen mit PHOENIX Capture oder Schnittstelle zu vorhandenem Capture-Client Optional: Import aus Mail-Client: Schnittstelle zu Outlook oder anderen Mailsystemen zum komfortablen Import von PDF- Anhängen Erstellen Neue Dokumente und Anlagen können über die serienmäßige Office-Schnittstelle auf Basis von zentral verwalteten Vorlagen direkt erzeugt werden. Mit dem optionalen Modul Textbausteine kann das Erstellen von wiederkehrenden Dokumenten automatisiert werden. Außerdem werden damit die Fragen Welcher Textbaustein ist in welchem Dokument vorhanden? und Aus welchen Textbausteinen besteht ein Dokument? beantwortet. PHOENIX Stand Oktober 2014 Seite 3 von 7

4 Zuordnen Akteneinträge o Editierbar nach Reihenfolge, Symbol, Sortierung z. B. Abteilung, Personalnummer, Dokumentenart Mitarbeiterstammblatt o Persönliche Daten/Foto o Personalnummer o Status o Funktion o Qualifikation o etc. o Abteilung o Kostenstelle o Mandant o Eintritts-/Austrittsdatum o Genehmigungen (z. B. Budget, Schließanlage) etc. Assoziierte Dokumente Zusätzlich zum Hauptdokument können beliebige zusätzliche Dokumente (z. B. Korrespondenz, Nachträge, Bilder etc.) erfasst werden. PHOENIX Stand Oktober 2014 Seite 4 von 7

5 Verwalten und Überwachen Terminüberwachung Mit dem Status des jeweiligen Akteneintrags wird die Überwachung gesteuert. Für jeden Akteneintrag werden die wichtigen Termine nicht nur angezeigt; Folgetermine wie nächstmöglicher Kündigungstermin werden neu berechnet. Erinnerungs- und Eskalations-Workflow PHOENIX Contract versendet automatisch Erinnerungs- und Eskalations-Mails. Dazu können beliebig viele Termine schon bei der Dokumentenanlage erfasst werden. Editierbare Bedingungen dieser Termine: o Erinnerungs-Datum o Erinnerungs-Neuberechnung (Wiederholung) o Zuständiger Mitarbeiter o Beschreibung der Aufgabe o Vermerk für Erledigt Workflow z. B. für die Bearbeitung einer Bescheinigung o Ad Hoc Mail mit direkter Auswahl bestimmter Mitarbeiter o Freigabe, Genehmigung o Automatische Übernahme nach dem Einscannen des unterschriebenen Dokuments o Festlegung der Löschfristen Workflow Dokumenten-Kenntnisnahme/-prüfung Nach dem Scannen wird jedes Dokument nach Vorgabe zur Kenntnisnahme/Prüfung an bestimmte Mitarbeiter weitergegeben. PHOENIX Stand Oktober 2014 Seite 5 von 7

6 Zugriff auf die Personalakten und -dokumente Jeder Zugriff wird chronologisch mit Datum und Mitarbeiter erfasst (lückenloser Nachweis aller Einsichtnahmen). o Eigene Personalakte nach 83 BetrVG Terminierte Einladung zur Einsichtnahme per Mail Eingrenzung der First zur Einsichtnahme Automatische Erzeugung und Verteilung der notwendigen Zugangsdaten Einsichtnahme ohne Abbuchung einer Lizenz. o Von Vorgesetzten auf die Personalakten Dauerhaft oder temporär Einrichtung der notwendigen Hierarchiestruktur Leichte Einsichtsbegrenzung Optionale Verschlüsselung von Personal-Dokumenten und -Daten nach dem 4-Augen-Prinzip Historie Automatische, chronologische Erfassung relevanter Aktionen unter Angabe von Mitarbeiter, Datum, Uhrzeit Bemerkungen Chronologische und revisionssichere Erfassung der Bemerkungen PHOENIX Stand Oktober 2014 Seite 6 von 7

7 Auswerten Einfacher Export zu Excel Integrierter Reportgenerator (List & Label), wahlweise Schnittstelle zu Crystal Reports Besonderheiten von PHOENIX HR Im PHOENIX HR können beliebig viele Mitarbeiterdaten verwaltet werden. Lizenztechnisch unterscheidet PHOENIX zwischen den Mitarbeitern, die nur im System geführt werden (keine Lizenz nötig)und den Mitarbeitern, die PHOENIX für die Personalverwaltung nutzen (Lizenznutzer). Letztere benötigen eine Named- oder Floatinglizenz. Sie unterliegen einem detaillierten Rechtesystem, das über die jeweils zugeteilte Rolle festgelegt wird. PHOENIX Stand Oktober 2014 Seite 7 von 7

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