Die 3 Kernbereiche der Sitzungsmanagementlösung

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1 prosessio basiert auf der Software Suite enaio und erweitert den Standardfunktionsumfang der digitalen Dokumenten- und Prozessmanagementplattform um Funktionen speziell für komfortables Sitzungsmanagement. Die Daten- und Dokumentenhaltung oder auch die Zugriffsberechtigungen erfolgen hierbei durch die enaio -Software. Die 3 Kernbereiche der Sitzungsmanagementlösung Der Planungsbereich setzt dort an, wo Geschäftsbereiche und Personen Tagesordnungspunkte für eine kommende Sitzung vorbereiten. Jeder Benutzer mit einem enaio -Login kann im Planungsbereich beliebig viele Vorgänge bilden, in denen jeweils ein zu entscheidender Tagesordnungs-punkt für eine Sitzung verwaltet werden kann. Hier unterstützt das enaio Vorlagenmanagement bei der Bereitstellung der aktuellen Vorlagen. Pro Tagesordnungspunkt in Planung können weitere beteiligte Personen (wahlweise mit Schreibrecht) hinzugefügt werden, so dass eine gemeinsame vorbereitende Planung eines Tagesordnungspunktes ermöglicht wird. Weitere enaio Standardfunktionen wie die Versionsverwaltung ermöglichen eine komfortable Vorbereitung. Ist die Planung eines Tagesordnungspunktes abgeschlossen, kann diese per enaio Workflow zum Organisator einer Sitzung eingereicht werden. Der Organisationsbereich für die verantwortlichen Organisatoren von Sitzungen wird durch das Sitzungsdashboard gelöst. Von hier können auf Grundlage einer kalendarischen Ansicht Sitzungen neu angelegt, verschoben oder auch abgesagt werden. Aus dem Dashboard wird eine Sitzung nicht nur organisiert es werden ebenfalls Einladungen, Agenden und Protokolle zu der jeweiligen Sitzung an die Teilnehmer verschickt.

2 Grafische Elemente unterstützten eine optimale Agendaerstellung. Tagesordnungspunkte mit Videokoferenzteilnehmer oder Teilnehmern per Telefonkonferenz werden farblich hervorgehoben. Zudem hilft eine grafische Übersicht dabei, dass Teilnehmer zu einzelnen Tagesordnungspunkten idealerweise nicht mehrfach zu unterschiedlichen Zeiten zu einer Sitzung erscheinen müssen. Bei der Vorbereitung der Agenda können die eingereichten Tagesordnungspunkte per Drag&Drop oder auch im Sortierungsmodus in eine zeitliche Struktur gebracht werden. An dieser Stelle können weitere Tagesordnungspunkte manuell erfasst werden, wenn z.b. der oben beschriebene Planungsbereich nicht genutzt wird und Tagesordnungspunkte per oder auf anderem Wege eingereicht wurden. Nach der zeitlichen Zusammenstellung der Sitzung erfolgt die Erstellung der Agenda für jeden Teilnehmer vollautomatisch. Hierzu werden die eingereichten Dokumente in ein PDF-Format konvertiert. Je nach Bedarf kann die Agenda in Kurzform (d.h. nur eine zeitliche Aufstellung der Tagesordnungspunkte), als Agenda inklusive der eingereichten Entscheidungsvorlagen oder auch als große Version inklusive aller zugehörigen Anlagen erstellt werden. Die Agenda kann nun entweder als PDF-Dokument mit Lesezeichen zu jedem Tagesordnungspunkt den Teilnehmern per zugeleitet oder als Link-Datei direkt aus dem enaio versendet werden. Der Aufgabenbereich verschafft einen Überblick auf Aufgaben und deren Bearbeitungsstatus. Im Zusammenhang mit dem Aufgabenworkflow Taskflow, der im enaio im Standardumfang zur Verfügung steht, entstehen weitere Möglichkeiten der Prozessbearbeitung bzw. verfolgung.

3 Die Sitzungsdurchführung und -dokumentation unterteilt sich in folgende drei Schritte: Im ersten Schritt erfolgt die Feststellung der anwesenden Personen. Hier können bei Bedarf weitere Teilehmer manuell erfasst werden, wie z.b. zeitweise anwesende externe Berater. Im zweiten Schritt sind die Entscheidungen zu den einzelnen Tagesordnungspunkten zu dokumentieren. Dies kann digital auf der Entscheidngsvorlage erfolgen oder durch das Scannen von unterschriebenen Entscheidungen. In diesem Schritt können auch unmittelbar neue Aufgaben erstellt und an die entsprechenden Verantwortlichen per oder Workflowprozess verteil werden. Weiter besteht die Möglichkeit der spontanen Erfassung weiterer Tagesordnungspunkte, die z.b. als Tischvorlage in die Sitzung eingebracht wurden. Im dritten Schritt erfolgt eine Zusammenfassung der Dokumentation. Im Anschluss wird das Protokoll konform zur Erstellung der Agenda angefertigt. Hier wird für jeden Teilnehmer ein individuelles Ergebnisdeckblatt mit der Zusammenfassung der Entscheidungen im PDF-Format erstellt. Die digital erfassten oder gescannten Entscheidungen werden der Zusammenfassung beigefügt. Über Lesezeichen ist ein schneller Zugriff auf die einzelenen Entscheidungen garantiert.

4 Transparenter und komfortabler Zugriff auf alle Informationen Die qualifizierte Recherche ist dank der logischen Verwaltung der Sitzungen und Tagesordnungspunkte sehr einfach. Zu jeder Sitzung wird ein logischer Ordner (Vorgang) gebildet. Hierunter befindet sich pro Tagesordnungspunkt ein Register (Untervorgang). Dort liegen die eingereichten Dokumente (Entscheidungsvorlage, Anlagen). Im Register Dokumentation werden Agenda und Protokoll abgelegt. Jeder sieht nur das, was man sehen darf, hierfür sorgt das Sicherheitssystem. Dies bedeutet, dass der ständige Teilnehmerkreis einer Sitzung (z.b. die Vorstände) Zugriff auf alle Tagesordnungspunkte sowie auf die vollständige Agenda und Protokoll haben. Beteiligte an einzelnen Tagesordnungspunkten sehen nur eigene eingereichte Unterlagen und im Register Dokumentation nur den persönlichen Auzug der Agenda und des Protokolls. Volltextanfragen sind auf die vorhandenen Dokumente über den enaio Volltext möglich und kombinierbar mit den qualifizierten Indexdaten. Ein Beispiel wäre eine Recherche nach dem Begriff Firmenfahrzeuge in allen Protokollen der Vorstandssitzung aus dem Jahr Der mobile Zugriff über mobile Endgereäte ist mittels der enaio -App gewährleistet. Die Vorbereitung auf die nächste Sitzung oder die Suche nach einer Entscheidung aus der Vergangenheit wird damit komfortabel ermöglicht.

5 Individualität inklusive Die Vorlagen erhalten Ihr Corporate Identity. Im Rahmen der Einrichtung werden die verwendeten Vorlagen auf Grundlage der bekannten und bisher verwendenten Dokumente angepasst. Fehlende Funktionen können auf Basis eines Change Request Prozesses angeboten und kurzfristig in die Lösung aufgenommen werden. Einfache Konfigurierbarkeit Neue und vorhandene Sitzungen können über den Konfigurationsbereich direkt im enaio Client konfiguriert werden. Neue Teilnehmer, andere Sitzungsorganisatoren oder der Verteilerkreis sind hierüber schnell und einfach angepasst. Im Konfigurationsbereich liegen auch die Vorlagen der Agenda und des Protokolls, die bei Bedarf schnell für die nächste Sitzung angepasst werden können. Viele weitere Möglichkeiten durch enaio Nahezu unbegrenzt sind die Aussichten und Möglichkeiten, die durch den Standardumfang von enaio zur Verfügung stehen. Beispiele: Revisionssichere Archivierung Digitale Signatur AdHoc-Workflows, z.b. zur vorherigen Abstimmung oder Freigabe eines Tagesordnungspunktes Strukturierte Workflows für Freigabe- oder Abstimmungsprozesse Bereitstellung von Sitzungsdokumenten in eine SharePoint-Umgebung Mobiler Zugriff über Tablet PCs Lizensierung und Standardumfang Die Lizensierung ist abhängig von der Anzahl der mit prosessio verwalteten Sitzungsarten und die Anzahl der Dashboard-Arbeitsplätze, mit denen Organisatoren Sitzungen planen, organisieren und dokumentieren können. Der weitere Funktionsumfang ist abhängig vom Umfang Das prosessio-lösungspaket enthält das Dashboard für die komfortable Organisation von Sitzungen, die enaio -Objektdefinition mit diversen Client-Events, drei Standard-Sicherheitsgruppen und einen Workflow zum Einreichen der Tagesordnungspunkte. Der weitere Lösungsumfang richtet sich in einer bestehenden enaio Installation nach den lizensierten und eingerichteten enaio Modulen und die Anzahl der enaio Clients. Im Rahmen eines Box-Angebotes kann der Lösungsumfang flexibel den jeweiligen Bedürfnissen angepasst werden. Systemvoraussetzungen Die Hard- und Softwarevoraussetzungen der jeweiligen enaio -Versionen gelten auch als Richtlinie für den Einsatz von prosessio. Besonders hervorzuheben sind eine Office-Version ab 2010, eine Auflösung von mindesten 1280 X 1024 und ein installiertes.net-framework 4 für die Arbeitsplätze der Sitzungsorganisatoren!