EASY NOTES. Applikations- und Mailarchivierung für IBM Lotus Notes & Domino

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1 Applikations- und Mailarchivierung für IBM Lotus Notes & Domino

2 Häufig auftretende Schmerzen ADMINISTRATOREN» Wachsende Datenbanken» Index vergrößert sich kontinuierlich» Zunehmende Server-Infrastruktur» Überlastung der Server» Schrumpfende Wartungsfenster» Ängste der Benutzer vor Veränderungen» Absehbare Lotus-Migration» Unerfahrenheit mit ECM-Lösungen BENUTZER» Quota auf Mailboxen (Limitierung)» Suche, Aufbau von Ansichten und Ordnern zu langsam» Keine Zeit für Veränderungen» Eventuelle Schulungen werden als störend empfunden» Archiv-Lösungen gelten meist als zusammengeschustert Seite 2

3 Der Schmerzstiller Seite 3

4 Die Lösung ADMINISTRATOREN» Reduktion der Datenbankengröße bis zu 90%» Datenbanken beinhalten lediglich Bytegroße Referenzen» Senkung der Hardwarekosten» Verbesserte Server Performance» Wartungsfenster werden erweitert» Transparente Integration» Erleichtert Migrationsprozesse BENUTZER» Nahezu unlimitierte Mailbox» Bessere Performance» Nahtlose Integration» Verbesserte Suchmöglichkeiten» Eine Lösung für die unternehmensweite Transparenz» Minimale Veränderungen der Benutzeroberfläche» Keine Client-Installation notwendig» Einsatz kostengünstiger Speichermedien» Vollständig integrierte ECM-Lösung Seite 4

5 Suchen, Finden und Bearbeiten» Dokumente samt Anlagen werden inhaltlich erfasst und stehen den Anwendern über die -Suchmechanismen zur Verfügung» Gleichzeitige Recherche in aktiven und archivierten Inhalten» Recherche, Bearbeitung und Neuanlage von Dokumenten im Archiv für Anwender direkt aus der IBM Lotus Notes -Oberfläche» Über den Workspace können Dokumente zusammen mit Informationen aus Notes-fremden Quellen (z. B. Dokumente aus SAP-Systemen) bequem in Kunden- und Vorgangsakten verwaltet werden» Such-PlugIn und Toolbar ab IBM Lotus Notes Seite 5

6

7 Mobilität mit» Der Offline-Store gestattet jedem Anwender archivierte s zyklisch und nach bestimmten Kriterien mit dem EASY ENTERPRISE-Server lokal zu synchronisieren» Direkter Zugriff auf archivierte Dokumente auch mittels IBM Lotus inotes im Full-, Lite- und Ultralite-Modus (z. B. Apple iphone) Seite 7

8

9 Archivierung» Revisionssichere Ablage im Archivsystem» Auslagerung auf kostengünstigere Speichermedien» Archivierung unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben» Die Archivierung kann wahlweise regelbasiert durch den Server und/oder manuell erfolgen» Optionale Konvertierung in Langezeitformate möglich Seite 9

10 Komprimierung» Platzsparende Komprimierung im Archiv-BackEnd» Dokumente samt Anlagen werden komprimiert abgelegt» Zusätzlich sorgt der Single Instance -Mode für weitere Platzersparnis Seite 10

11 Referenzierung» Der Zugriff erfolgt über eine Byte-große Referenz auf dem IBM Lotus Domino -Server» Gewährleistet höchstmögliche Transparenz für die Anwender» Automatisches oder manuelles Wiederherstellen des gesamten Dokuments möglich» Reduziert BackUp- und Restore-Zeiten Seite 11

12 Individuelle Lösung» Das enthaltene Software Development Kit (SDK) sorgt für noch mehr Freiheiten bei der Integration von Archivierungsfunktionalitäten in projektspezifischen Applikationen» Anforderungen, die über den umfangreichen Standard von EASY NOTES hinausgehen, können mit Hilfe des dokumentierten SDK realisiert werden» Objektorientierte IBM LotusScript Bibliothek» Benutzung von Standard Notes Objekten für Daten (z.b. NotesStream, NotesDateTime, etc.)» Integration in bestehende eigene oder Applikationen von Drittanbietern Seite 12

13

14 Persönliche Mail-DB Archiv_09 Archiv_08 Archiv_07 Suche in der persönlichen Maildatenbank Authentifizierung über das Notes-Adressbuch (names.nsf) Seite 14

15 Persönliche Mail-DB Archiv_09 Archiv_08 Andere Mail-DB Archiv_07 Suche in anderen Maildatenbanken Zugriffsrechte via Mail-Einstellungen (Zugriff & Delegierung)/ACL Authentifizierung über Benutzername und Besitzer der Mail-DB Seite 15

16 Archiv_09 Archiv_08 Domino Verzeichnis Archiv_07 Suche über einen NON-Lotus Notes Client Zugriffsrechte via Domino Verzeichnis/EASY ENTERPRISE.x Domino Delegate Login über den Lotus Notes-Benutzernamen Mindestens ein gültiger Benutzername des angemeldeten Benutzers muss im ENTERPRISE.x Dokument (notes.acl) vorhanden sein Seite 16

17 Referenzierung Komprimierung Archivierung Zugriff Seite 17

18 Komponenten BENUTZER OBERFLÄCHE Mail Workspace PlugIn BUSINESS LOGIK UND KONFIGURATION Domino Gateway VERARBEITUNG Business Gateway MultiRenderer Seite 18

19 Gateways LOTUS DOMINO SERVER Domino Gateway als JAVA Server Addin RMI JAVA APPLIKATIONS SERVER Business Gateway ECM SERVER JAVA EASY ENTERPRISE Seite 19

20 FEATURES» Archivierung Ihrer Applikationen» Berücksichtigt Notes-Sicherheitsmodel» 90% Reduzierung der Datenbankgröße» Unterstützt lokale Archive (Replikation)» Vollständig transparente Integration» Audit Trail/Zugriffsprotokollierung» Bietet die technische Grundlage für Compliance Standards» Einfache Integrationsmöglichkeiten (SDK & API)» Keine Client-Installation notwendig BENEFITS» Archiviert unternehmenskritischen Daten und Applikationen (neben )» Alle Informationen bleiben geschützt (gemäß dem Notes-Sicherheitsmodel)» Schnellere Antwortzeiten» Gewährleistet Benutzer-Mobilität» Kein Einfluss auf die gewohnte Arbeitsweise der Benutzer» Sehr einfache Integration in weitere Applikationen» Einfache serverbasierte Administration Seite 20

21 Seite 21 Christof Wegener

22 VIELEN DANK Applikations- und Mailarchivierung für IBM Lotus Notes & Domino

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