Q3 Servicetools Maximale Sicherheit mit Q3

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1 Q3 Servicetools Maximale Sicherheit mit Q3 Q3 Servicetools enthält verschiedene Funktionen zur Datensicherheit und zur Datenpflege: Datensicherung (Backup) auf einen Q3 Server Abschluss rückgängig machen Wechsel von Käfer- auf KMU-Kontenrahmen MwSt-Kontrollcenter («Verprobung») Datenarchivierung Datenbankcenter Saldokontrolle und -korrektur (offene Debitoren/Kreditoren) Superuser immer aktiv Lohnjournal über alle Mitarbeitenden Nach IBAN-Kontonummern konvertieren Wenig oder nicht benötigte Eingabefelder inaktiv setzen (Club-Funktion)

2 Datenarchivierung Reorganisationscenter Datensicherung Saldokontrolle und (Backup) -korrektur (offene auf einen Debitoren/Kreditoren) Q3 Server Ihre Daten Lohnjournal sind wertvoll! über alle Q3 Mitarbeiter Servicetools gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Q3 Daten zusätzlich auf einem Server der Q3 Software AG zu sichern und bei Bedarf auch wieder zurück- Superuser immer aktiv zuspielen. Ihre Datensicherungen (Backup) sind ausschliesslich auf einen mit Ihrem Q3 Zugang Server sichtbar. Sie können die Ihre Sicherheit Daten sind nochmals wertvoll! erhöhen, Q3 Servicetools indem Sie gibt Ihre Ihnen Datensicherungen die Möglichkeit, Ihre mit Q3 einem Daten zusätzlich Passwort auf schützen. einem Server von Q3 Software AG zu sichern und bei Bedarf auch wieder zurückzuspielen. Ihre Datensicherungen sind ausschliesslich mit Ihrem Zugang sichtbar. Sie können die Sicherheit nochmals erhöhen, indem Sie Ihre Datensicherungen mit einem Passwort Die Backup-Funktion steht ausschliesslich bis Ende Kalenderjahr in der von Ihnen erworbenen Programmversion zur Verfügung (bei Programmversion 2016 also bis ). schützen. Als Club-Mitglied Die Backup-Funktion haben Sie steht durchgehend ausschliesslich Zugriff bis Ende auf Kalenderjahr diese Funktion. der von Ihnen erworbenen Programmversion zur Verfügung (bei Programmversion 2015 also bis Erhöhen ). auch Sie Als die Club- Datensicherheit Mitglied haben und Sie schützen durchgehend Sie Ihre Zugriff Daten auf optimal diese Funktion. vor Verlust! Buchhaltungsabschluss rückgängig machen Erhöhen auch Sie die Datensicherheit und schützen Sie Ihre Daten optimal vor Verlust! Kennen Sie das: Abschluss gemacht, und dann stellt sich heraus, dass etwas vergessen ging? Q3 Servicetools hilft Ihnen aus der Patsche! Sie können mit «Funktion+Abschluss rückgängig machen» den Abschluss vollständig rückgängig machen. Ab Q3 Buchhaltung advanced und bei Q3 Business bleiben dabei alle Buchungen erhalten, die Sie bereits im neuen Geschäftsjahr getätigt haben. Wechsel Käfer- zu KMU-Kontenrahmen Der KMU-Kontenrahmen wird immer mehr zum Standard in der Schweiz. Ein manueller Wechsel ist sehr aufwändig. Q3 Servicetools unterstützt Sie beim Wechsel. Sie können eine KMU-Kontenrahmenvorlage wählen, und diese mit für Sie wichtigen Konten ergänzen. Aktiv-, Passiv- und Liegenschaftskonto können Sie ab Ihrem bestehenden Käfer-Kontenrahmen übernehmen, wenn die Kontonummer unverändert bleibt. Jedem neuen KMU-Konto Ihres zukünftigen Kontenrahmens können Sie ein Käfer-Konto aus Ihrem bestehenden Kontenrahmen zuordnen.

3 Kontenrahmen in den zukünftigen KMU-Kontenrahmen übernehmen Jedem KMU-Konto können Sie ein Käfer-Konto aus Ihrem bestehenden Kontenrahmen zuordnen Ist der Ist neue der neue KMU-Kontenrahmen fertiggestellt, können Sie Sie das das Programm Programm beauftragen, den Wechsel beauftragen, vorzunehmen. den Wechsel Dabei vorzunehmen. prüft das Dabei Programm prüft das Programm die Daten die integrität, Datenintegrität, so dass Bilanz und Erfolgsrechnung so dass Bilanz und auch Erfolgsrechnung in Zukunft garantiert auch in Zukunft stimmen. garantiert stimmen. Alle hinterlegten Konten werden automatisch angepasst MwSt-Kontrollcenter («Verprobung») Das MwSt-Kontrollcenter gibt umfassend darüber Auskunft, welche Steuerschlüssel im Das MwSt-Kontrollcenter gibt umfassend darüber Auskunft, welche Steuerschlüssel in Zusammenhang mit welchen Konten in einer wählbaren Periode verwendet wurden. Die Zusammenhang mit welchen Konten in einer wählbaren Periode verwendet wurden. Die Funktion wird wird in der in der Praxis Praxis auch oft auch "MwSt-Verprobung" oft «MwSt-Verprobung» genannt. genannt. Ab Version 2015 werden auch fehlende Steuerschlüssel aufgezeigt! In Version 2016 werden auch fehlende Steuerschlüssel aufgezeigt! Mühelos finden Sie dank dem Kontrollcenter falsch verbuchte Steuerschlüssel. Die Funktion hilft Ihnen, Fehler bei der MwSt-Abrechnung zu vermeiden! Ist die Kontrolle fehlerfrei, so können Sie eine Verprobungsliste ausdrucken und diese zusammen mit der MwSt-Abrechnung ablegen. Dank dem MwSt-Kontrollcenter sind Sie auch bestens gerüstet für eine allfällige MwSt- Kontrolle durch die Steuerbehörde. Datenarchivierung Die Datenarchivierung kommt für Dateien zum Einsatz, die grosse Datenmengen aufnehmen, und/oder bei denen ältere Datensätze nicht mehr oder nur noch sporadisch abgerufen werden. Beispiele für sinnvolle Anwendungen der Archivierung: Inaktive Kunden- oder Lieferantenadressen Artikel, die nicht mehr erhältlich sind (können so auch nicht mehr fälschlicherweise an gewählt werden) Dokumente (Rechnungen, Lieferscheine usw.), die erledigt und älteren Datums sind Mitarbeitende, die ausgetreten sind Über «Bearbeiten+Info» kann in jedem Fenster individuell festgelegt werden, ob archivierte Datensätze mit angezeigt werden sollen oder nicht. Die Datenarchivierung kann zu markant besseren Zugriffszeiten führen und verbessert zudem die Übersichtlichkeit Ihrer Daten!

4 Datenbankcenter Das Datenbankcenter zeigt ausführliche Informationen zu allen Datenbanken und ermöglicht das erleichterte Reorganisieren mehrerer Datenbanken gleichzeitig. Besonders bei grossen Datenmengen kann das periodische Reorganisieren der Datenbanken die Zugriffszeiten auf die Daten verbessern. Saldokontrolle und -korrektur (offene Debitoren / Kreditoren) Um Fehlbuchungen im Debitor- oder Kreditor-Modul zu finden, kann neu unter «Auswertungen+Saldoliste offene Debitoren» (resp. «Saldoliste offene Kreditoren») die Funktion «Saldokontrolle» gewählt werden. und -korrektur (offene Debitoren / Kreditoren) Die Funktion zeigt alle Unstimmigkeiten an und bietet auch die Möglichkeit zur automatischen Korrektur. Um Fehlbuchungen im Debitor- oder Kreditor-Modul zu finden, kann neu unter «Auswertungen+Saldoliste offene Debitoren» (resp. «Saldoliste offene Kreditoren») die Funktion «Saldo-Kontrolle» gewählt werden. Die Bitte Funktion beachten zeigt Sie alle dazu Unstimmigkeiten den Hilfeeintrag an und «Saldokontrolle». bietet auch die Möglichkeit zur automatischen Korrektur. Bitte beachten Sie dazu den Hilfeeintrag «Saldo-Kontrolle». Lohnjournal über alle Mitarbeitenden Das gesamte Lohnjournal kann «Lohnjournal alle Mitarbeitenden» abgerufen und auch bearbeitet werden.

5 Club- Funktion Nach IBAN-Kontonummern konvertieren Im Cockpit der Q3 Servicetools (Taste Alt+F12 oder Zahnrad-Symbol in der Symbol-Leiste) können Sie in der Spalte rechts eine Funktion anwählen zur automatisierten Konvertierung von bestehenden Post- und Bankkontonummern ins IBAN-Format. Dabei werden alle Konten im Kreditoren-Adressstamm (Zahlstellen unter Eigenschaften), alle offenen Rechnungen und auch alle Konten in der Konfiguration (eigene Zahlstellen) berücksichtigt. Bitte beachten Sie, dass evtl. nicht alle Bankkontonummern konvertiert werden können, insbesondere dann, wenn es sich um Konten im Ausland handelt, oder wenn Sonderzeichen in der Kontonummer vorkommen. Wenig oder nicht benötigte Eingabefelder inaktiv setzen Wählen Sie Datei+Vorgaben in einem Fenster mit Liste (Adressen, Buchungen, Rechnungen usw.), so können Sie Felder bestimmen (Button Inaktive Felder), die für die Eingabe nicht freigegeben werden.

6 Im Hauptfenster sind die so definierten Felder (Beispiel: Rechnungsnummer, Datum, Ihre Referenz) beim Neuerfassen oder Ändern für die Eingabe gesperrt: So können Sie den Eingabeablauf optimieren, weil nie oder selten benutzte Felder nicht mit Tab übersprungen werden müssen. Im Hauptfenster können Sie bei Bedarf mit «alle Felder» (Button in der Mitte des Fensters) solche inaktive Felder temporär wieder aktivieren. Weitere Funktionen der Q3 Servicetools Lohnjournal über alle Mitarbeitenden bearbeiten Superuser permanent aktivieren Adressen in Ort-/Plz-Datei einbringen Importieren von Arbeitsdaten (Club-Funktion) Journale bereinigen Preise in CHF standard advanced profi Für Einzelprogramm Für Q3 Small Business Für Q3 Business Sicherheit Aktualisieren Bereinigen Kontrolle Unterstützung 2015/2016 Q3 Software AG Alle Angaben ohne Gewähr Q3 Software AG, Zytgloggelaube 2, 3011 Bern, Q3 Infoline