Straffere Abläufe durch elektronische Signatur

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Juliane Amsel
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1 Anwenderbericht der Ostfriesischen Landschaftlichen Brandkasse Dezember 2005 Straffere Abläufe durch elektronische Signatur Unterschriften-Tabletts vermeiden Medienbruch im Dokumentenmanagement Aktenberge sind für die Ostfriesische Landschaftliche Brandkasse, Aurich, kein Thema mehr, seit sie 1995 mit der Digitalisierung ihrer Dokumente begann. Nun hat sie als weiteren logischen Schritt zum papierlosen Büro auch die elektronische Signatur eingeführt. Kleine elektronische Schreibtabletts erfassen die Unterschriften, welche fälschungssicher in die PDF-Dateien des elektronischen Antragswesens eingefügt werden. Das verhindert Medienbrüche und führt zu strafferen Arbeitsabläufen. Redaktionskontakt: signotec GmbH Sabine Granz Kaiserswerther Str Ratingen Tel: Fax: sabine.granz@signotec.de Dank einer Tarifierungssoftware bearbeiten die Mitarbeiter der Brandkasse alle Versicherungssabschlüsse elektronisch. Nur ihre Unterschrift setzten die Kunden immer noch auf Papierformulare. Diese wurden bisher in einem Ordner hinterlegt und zwei Mal jährlich zur Archivierung an die Zentrale geschickt. Doch diese Akten verlieren zukünftig an Bedeutung. Denn heute verwendet der Außendienst elektronische Schreibunterlagen, die sowohl an den Notebooks als auch an den Desktop-PCs in den Geschäftsstellen installiert sind. Kunden unterschreiben auf dem Unterschriften-Tablett genau so wie sie es auf Papier gewohnt sind. Gleichzeitig erscheint damit ihre Unterschrift auch auf dem Computerbildschirm des Vertreters. Anschließend wird das signierte Antragsformular online weiterverarbeitet. Auf diese Weise entsteht von Beginn an ein medienbruchfreier Ablauf, der Bearbeitungsdauer und kosten sowohl bei Antragsaufnahme als auch bei der Schadenregulierung bzw. dem Versicherungsalltag maßgeblich senkt. Für die Umsetzung der elektronischen Unterschrift nutzt die Brandkasse die e-sign-lösung der signotec GmbH, bestehend aus einem Unterschriften-Tablett (Pen-Pad) und entsprechender

Nun hat sie als weiteren logischen Schritt zum papierlosen Büro auch die elektronische Signatur eingeführt.

2 Software, welche als Plug-In im Internet-Explorer installiert wurde. Sie erfüllt alle Anforderungen optimal. Die elektronische Signatur ist vielleicht bei manchen Kunden immer noch ein sensibles Thema - noch nicht jeder möchte auf diese Weise unterschreiben. Deshalb arbeiten wir sowohl mit der elektronischen Unterschrift als auch mit der Unterschrift auf Papier und signotec bietet uns im Gegensatz zu anderen Anbietern die Möglichkeit, beide Arbeitsabläufe (mit und ohne Unterschrift) in nur einer Programmversion abzubilden, erklärt Rainer Stein, Abteilungsdirektor für EDV, Betriebsorganisation und Dienste bei der Brandkasse. Zugleich ist es von Vorteil, dass die Software online-fähig ist. Alle Lösungen, die ich den Mitarbeitern im Innen- und Außendienst zur Verfügung stelle, sind web-basiert. Das heißt, dass Programme nicht erst aufwendig aufgespielt werden müssen, sondern alles über das Intranet läuft, sagt Stein. Für die Integration der Unterschriften-Tabletts reicht ein einfaches Plug-In für den Browser, in dem die Tarifierungssoftware der Brandkasse auf Basis von PDF-Dokumenten läuft. Viele Produkte setzen das Acrobat-Vollprodukt voraus oder stellen nicht die Druckfunktionalität im Plug-In zur Verfügung, meint Hinrich-Kurt Wickenkamp, Weser-Ems IT-Consulting, Leasing und Handels- Agentur. Er integrierte im Rahmen der Überarbeitung der elektronischen Produkte/Tarife die digitale Signatur. Die Installation ist einfach, und die signotec Hard- und Software kann schnell in die bereits vorhandenen Systeme der Versicherung integriert werden, erklärt der Experte. Ebenso problemlos ist die Handhabung des Programms. Der neue Arbeitsablauf elektronische Unterschrift erforderte bei den Außendienstmitarbeitern kaum Schulungsbedarf. Während einer Versicherungsprodukt-/Tarifschulung wurden einfach die entsprechenden Hinweise gegeben, lobt Stein. Auch Kunden reagierten positiv - direkt nach der Einführung erhielt die Brandkasse bereits die ersten elektronisch unterschriebenen Anträge. Hinter der anwenderfreundlichen Lösung steckt jedoch eine raffinierte Software, die jeden Fälschungsversuch an der Signaturdatei entlarvt: Sie sorgt dafür, dass neben dem Schriftbild zusätzlich die individuelle

Deshalb arbeiten wir sowohl mit der elektronischen Unterschrift als auch mit der Unterschrift auf Papier und signotec bietet uns im Gegensatz zu anderen Anbietern die Möglichkeit, beide

3 Schreibcharakteristik in das Dokument eingebunden wird, zum Beispiel Schreibgeschwindigkeit, Anzahl der Absatzpunkte und Schriftweite. Dadurch enthält die elektronische Signatur sogar mehr Informationen, als eine konventionelle Unterschrift auf Papier oder gar nur ein gescanntes Dokument. Durch eine anschließende Verschlüsselung dieser Biometriedaten wird eine nachträgliche Manipulation des Dokuments zuverlässig erkannt. Mit unserer Software entsprechen wir in vollem Umfang den EU-Richtlinien; die elektronische Unterschrift ist rechtsgültig, erklärt Arne Brandes, Geschäftsführer von signotec. Fälschungssicher, kostengünstig und anwenderfreundlich: Eine Lösung, die überzeugt. Im nächsten Schritt will die Brandkasse die elektronische Unterschrift auch bei Schadenanzeigen einführen. e-sign - kurz gefasst: - Anwenderfreundliche und schnell zu installierende Lösung bestehend aus Software und Pen-Pad für die elektronische Signatur - Webbasiert - Fälschungssicher und rechtsgültig schon ab dem Point of Sale - Erlaubt komplette Digitalisierung und Straffung von Abläufen, die eine Unterschrift erfordern - Verhindert Medienbruch - Kostengünstige Komplett-Lösung

Durch eine anschließende Verschlüsselung dieser Biometriedaten wird eine nachträgliche Manipulation des Dokuments zuverlässig erkannt.

4 Backgrounder Die signotec GmbH Die signotec GmbH entwickelt Lösungen rund um die Unterschrift. Dazu gehören Anwendungen für die handgeschriebene elektronische Signatur über ein Pen-Pad oder Tablet-PC, der Biometrik sowie der Unterschriftenprüfung. Seit der Gründung im Jahr 2000 entwickelte sich signotec zum Marktführer mit dem breitesten Produktspektrum an Hard- und Softwarelösungen, um eine durchgängig elektronische Bearbeitung von Geschäftsprozessen zu ermöglichen. Die systemintegrativen Lösungen rationalisieren durch den medienbruchfreien Workflow das Dokumenten-Management; biometrische Verfahren sichern die Geschäftsprozesse ab. Die IT-Spezialisten zeichnen sie sich durch ihr spezifisches Know-how im Bereich der biometrischen Unterschriftenvergleiche und elektronischen Signatur aus. Sie erarbeiten anwenderfreundliche, ablauforientierte Lösungen - auch vor Ort - und passen diese den kundenspezifischen Gegebenheiten optimal und kostengünstig an. signotec garantiert Qualität und Zuverlässigkeit auf höchstem Niveau. Die Ostfriesische Landschaftliche Brandkasse Seit über 250 Jahren ist die öffentlich-rechtliche Versicherung Ostfriesische Landschaftliche Brandkasse mit Sitz in Aurich die traditionelle Versicherung der Ostfriesen. Im Jahr 1754 wurde sie durch Friedrich den Großen gegründet und besaß in Ostfriesland bis 1994 das Monopol für die Gebäudefeuer-Versicherung. Heute ist die Ostfriesische Brandkasse äußerst gesund, eigenständig und modern. Das Unternehmen, benannt nach seinem Träger "Ostfriesische Landschaft", garantiert regional ausgerichteten Versicherungsschutz, kulturelle Förderungen und als ein bedeutendes ostfriesisches Wirtschaftsunternehmen sichere Arbeitsplätze. Neben der engen Zusammenarbeit mit unter anderem den ostfriesischen Feuerwehren, den Verkehrswachten und der Polizei in Bezug auf unterschiedlichste Vorsorge-Aktivitäten (Brandverhütung, Verkehrs- und Brandschutzerziehung von Schulklassen, Rauchmelder-Aufklärung,

Seit der Gründung im Jahr 2000 entwickelte sich signotec zum Marktführer mit dem breitesten Produktspektrum an Hard- und Softwarelösungen, um eine durchgängig elektronische Bearbeitung von

5 etc.) zeichnet sich die Ostfriesische Landschaftliche Brandkasse durch ihr dichtes Netz von Geschäftsstellen vor Ort und ihre Dienstleistungen im Rahmen der Schadenregulierung aus. Die Weser-Ems IT-Consulting Das Unternehmen aus dem niedersächsischen Blomberg bietet ein umfangreiches Leistungsspektrum in den Bereichen IT-, Netzwerk, Sicherheits- und Kommunikations-Technologien. Die Bandbreite reicht von IT-Komplettlösungen über VoIP-Telefonsysteme bis hin zu Systemdokumentationen. Dazu kommen Serviceleistungen wie Inhouse-Schulungen und Vor-Ort-Notdienste. Kunden des 1994 gegründeten Unternehmens profitieren außerdem von Partnerschaften mit führenden Herstellern von Hard- und Software. Jeder dieser Partner bildet einen wichtigen Baustein im Leistungsangebot. So kann die Weser-Ems IT-Consulting umfassende Leistungen und Speziallösungen bereitstellen, die ihren Kunden die optimale Nutzung von Informations-Technologien für interne und externe Geschäftsprozesse ermöglichen. Kontakt signotec GmbH Arne Brandes Kaiserswerther Straße Ratingen Telefon: Telefax: arne.brandes@signotec.de Ostfriesische Landschaftliche Brandkasse Rainer Stein Osterstraße Aurich Telefon: Telefax: rainer.stein@brandkasse-aurich.de Weser-Ems It-Consulting Leasing und Handels-Agentur GbR Hinrich-Kurt Wickenkamp Amselweg Blomberg Telefon: Telefax: h.wickenkamp@weser-ems-it.de

Die Bandbreite reicht von IT-Komplettlösungen über VoIP-Telefonsysteme bis hin zu Systemdokumentationen. Dazu kommen Serviceleistungen wie Inhouse-Schulungen und Vor-Ort-Notdienste.

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