Dokumentation zum Inco- FORM

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1 Inco-FORM XML Formulare im WEB-Browser bearbeiten Dokumentation zum Inco- FORM Hinweise zur Installation und zum Einsatz der Anwendung Incontrol Datentechnik GmbH Bochumer Str. 92 D Dorsten Tel.: / 3495 Fax: / E- Mail: Post@IncoDat.de Inco- FORM Stand: 11/04 Dokument : Inco_FORM_Beschr.doc

2 1.0 Einführung Auch im Zeitalter des Internet helfen Formulare, Geschäftsprozesse zu strukturieren und Verwaltungsvorgänge zu vereinfachen. Formulare bringen Inhalte in eine übersichtliche Ordnung, koordinieren Verwaltungsprozesse und rationalisieren Regel- und Massenfälle. Wie die vertrauten Papierformulare sind auch ihre elektronischen Varianten ein wichtiges Kommunikationsmittel in der heutigen Wirtschaft. Wie gut die Formulare funktionieren, hängt aber heute nicht mehr nur von einer arbeitsgerechten und nutzerfreundlichen Gestaltung ab. Die größten Herausforderungen liegen in der intelligenten und sicheren Einbindung in komplexe elektronische Geschäftsprozesse. 2.0 Der Inco- FORM Neben verschiedenen Produkten für das papierlose Büro bietet die Fa. INCONTROL Datentechnik GmbH den Inco- FORM an. Dieses Produkt ermöglicht Ihnen Formulare (z.b. Auftragsformulare, Bestellisten,...) im Internet-Explorer zu laden, sie dort auszufüllen und zu XML-Dokumenten weiterverarbeiten. Nachdem Sie alle Formulardaten eingegeben haben und die Ausgabe-Schaltfläche drücken wird eine neue xml-datei erzeugt. Darin befindet sich die ursprüngliche Formularstruktur und die Daten, die Sie in die Formularmaske eingegeben haben. Speicherung der Datei erfolgt lokal auf Ihrem Rechner. Das neue Dokument könne Sie z.b. per weiter leiten. Das ursprüngliche Formular bleibt unverändert erhalten und dient als Vorlage für weitere Datenerfassung. Für die Bearbeitung eines XML-Formulars ist kein Internet-Zugang erforderlich. So kann ein Außendienstmitarbeiter XML-Formulare im Büro online auf seinen Notebook kopieren um diese später beim Kunden ausfüllen. 2.1 Voraussetzungen für den Einsatz des Inco-FORM Der Inco-FORM wurde für den WEB-Browser Microsoft Internet Explorer entwickelt. Ein Internetzugang ist für die Bearbeitung der Formulare jedoch nicht erforderlich. Um mit dem Inco-Form ein XML-Formular zu bearbeiten, muss dieses zuerst von uns für Sie registriert werden. Das kann per erfolgen. Sie können uns mit der Erstellung eines Formulares nach Ihren Bedürfnissen beauftragen oder Sie schicken uns ein von Ihnen bevorzugtes Formular zu. Wir registrieren dieses und leiten es umgehend an Sie zurück. Testformulare finden Sie nach der Installation im Ordner Favoriten/XML Formulare im Internet Explorer Inco- MAP - 2 -

3 2.2 Installation des Inco-FORM Die Installation wird mit dem Start der Anwendung "Inco_FORM_Setup.exe " ausgeführt. Nach der Installation befinden sich für die Anwendung "Inco-FORM.exe" jeweils ein Link auf der Desktopoberfläche und ein weiterer im Menü Start/Programme/IncoDat/Inco-FORM. Während der Installation werden Sie aufgefordert Ihre Registrierungsdaten einzugeben. Sollten Sie noch keinen Registrierschlüssel haben, können Sie ihn mit Hilfe der angegebenen - Adresse und einer formlosen Bestellung unter Angabe Ihres Benutzer- bzw. Firmennamens käuflich erwerben. Es gibt jedoch die Möglichkeit die Vollversion dieser Anwendung ohne Funktionelle Einschränkungen für den Zeitraum von 30 Tagen zu testen. Hierzu liefern wir eine Textdatei mit dem Namen "Inco- FORM-Demo.txt" mit aus, die im Installationsverzeichnis der Admin-Anwendung abgelegt wird. Hierin finden Sie den Registriernamen und die dazugehörige Seriennummer für die Demoversion. Bei der Eingabe des Registriernamens ist auf Groß- und Kleinschreibung zu achten. Der dazugehörige Registrierschlüssel ist in dem zweiten Feld einzugeben. Mit diesen Angaben ist die Anwendung für den Testbetrieb über den Zeitraum 30 Tagen freigeschaltet. Inco- MAP - 3 -

4 2.3 Arbeiten mit Inco-FORM Nach der Installation des Inco-FORM finden Sie in der Menüleiste des Internet-Explorers eine neue Schaltfläche und in der Favoritenliste sind zwei neue Ordner dazugekommen. Zum einen ist das der Ordner XML-Formulare in dem sich die zu bearbeitenden Formulare befinden und der Ordner XML bearbeitete Formulare in dem die neuen XML-Dateien abgelegt werden. Formular laden Sie wollen ein Formular Ausfüllen und die Eingaben aus den Formularfeldern sichern. Dazu suchen Sie im Internet Explorer die Favoritenleiste auf. Dort finden Sie in dem Ordner XML-Formulare alle für Sie registrierten Formulare. Wählen Sie das gewünschte aus. Im Hauptfenster des Internet Explorers wird die Eingabemaske des ausgewählten Formulars angezeigt. Formular ausfüllen Um Formularfelder zu füllen klicken Sie das gewünschte Feld mit der linken Maustaste an und geben die Daten ein. Formular speichern Nachdem das Formular mit Daten befüllt ist, speichern Sie es ab, indem Sie die Schaltfläche Inco-XML-Forms betätigen. Danach wird eine neue XML-Datei erzeugt und in dem Ordner XML-bearbeitete Formulare abgelegt. Diese Datei beinhaltet die soeben eingegebenen Formulardaten in XML Format. Inco- MAP - 4 -

5 2.4 Deinstallation des Inco-FORM Sollte der Inco-MAP aus irgendwelchen Gründen deinstalliert werden, kann man das mit der Systemanwendung 'Systemsteuerung/Software' durchführen. Die Deinstallation entspricht der normalen Software-Deinstallation auf dem jeweiligen Betriebssystem und wird nachfolgend für das Betriebssystem Windows XP dargestellt. Ausgewählt wird die Anwendung 'Software' im Pfad Arbeitsplatz/Systemsteuerung. Es erscheint das nachfolgende Formular. Wählen Sie die Anwendung aus und klicken nun auf 'Entfernen'. Die darauf erscheinende Frage beantworten Sie mit 'Ja'. Das Inco-FORM-Service-Paket wird jetzt von Ihrem Rechner entfernt. Inco- MAP - 5 -