GfG Kommunikationskonzept Stand:

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1 GfG Kommunikationskonzept Stand:

2 Inhalte des Kommunikationskonzeptes Ziele / Strategie GfG Organisation / Organigramm der Wählergemeinschaft GfG Aufgabenbeschreibung der Funktionen & Gremien Allgemeine Spielregeln der Zusammenarbeit Sitzungen: Einladung, Agenda, Protokoll inkl. Fristen Kommunikation: -Verteiler, Ablage etc. Leitsätze / Kultur 2

3 Ziele / Strategie Wählergemeinschaft GfG Aktive Mitgestaltung der wirtschaftlichen, politischen und strukturpolitischen Entwicklung im Bereich der Gemeinde Gelting. Gestaltung unseres Lebensmittelpunktes hier in der Gemeinde Gelting. Ständiger Dialog und offener Austausch mit allen Bürgerinnen und Bürgern der Gemeinde Gelting. Wir stehen für eine bürgernahe soziale Politik, mit realisierbaren Forderungen und Transparenz in unserem Handeln. Weiterentwicklung der Infrastruktur der Gemeinde Gelting sowie der kreativen Gestaltung des Gemeindelebens. Mit viel Motivation und jeder Menge Ideen wird GfG zur Mitgestaltung der Kommunalpolitik in Gelting beitragen. 3

4 Organigramm Aufbau Wählergemeinschaft GfG * Schriftführer 4

5 Aufgabenbeschreibung Funktionen & Ausschüsse Wählergemeinschaft GfG Funktion: Vorstand Funktion: Ausschuss 1 bis 4 Hauptaufgaben: Hauptaufgaben: Geschäftsführung im eigentlichen Sinne Er egt die Zie e, Strategie u d Gru dsätze der Wäh ergemei schaft i Abstimmu g mit de Mitg ieder fest Beratung und Beschließung über Vorlagen und Empfehlungen aus den Ausschüssen Genehmigung der Finanzplanung Er trifft Entscheidungen/ Beschlüsse mit einfacher Mehrheit Erstellung von Entscheidungsvorlagen zur Diskussion & Abstimmung mit den Mitgliedern Der Vorsitzende des Vorstandes lädt zur jeweiligen Sitzung ein, legt die Tagesordnungspunkte fest und leitet die Sitzung Organisation & Durchführung von Mitgliederversammlungen Für jeden Ausschuss gibt es einen Vorsitzenden und einen Schriftführer Erstellung von Entscheidungsvorlagen und Empfehlungen zur Vorlage für den Vorstand bzw. der Mitglieder Der/die Vorsitzende lädt fristgerecht zu einer Sitzung ein, legt Tagesordnungspunkte fest und leitet die Ausschusssitzungen Der Schriftführer des jeweiligen Ausschusses erstellt die Protokolle bei den Ausschusssitzungen und sorgt für deren Verteilung an die Ausschussmitglieder und den Vorstand 5

6 Aufgabenbeschreibung Funktionen & Ausschüsse Wählergemeinschaft GfG Funktion: Kassenwart Funktion: Schriftführer Verwaltung der Kasse inkl. ordnungsgemäße Buchführung Erstellung von Rechnungsabschlüssen Erledigung steuerlicher Angelegenheiten, Erstellung von Spendenquittungen Durchführung einer Finanzplanung Es gibt benannte Schriftführer jeweils für den Vorstand sowie die Ausschüsse 1 bis 4 Der Schriftführer des jeweiligen Ausschusses erstellt die Sizungsprotokolle und sorgt für deren Verteilung an die Ausschussmitglieder und den Vorstand Der Schriftführer des Vorstandes verantwortet Mitgliederübersicht & Organigramm Der Schriftführer des jeweiligen Ausschusses verantwortet den -Verteiler, welcher die Ausschussmitglieder sowie den Vorstand enthält Funktion: Presse- & Öffentlichkeitsarbeit Hauptaufgaben: Hauptaufgaben: Hauptaufgaben: Umgang mit den Medien Aufbau eines Presseverteilers Kontakte zu Journalisten aufbauen und pflegen Konzeption & Durchführung von Kampagnen & Marketingaktionen Erstellen von diversen Texten (Presse, Website, Anzeigen etc.) Bildmaterial beschaffen und auswählen inkl. Rechteklärungen (Lizenzen, Nutzungsrechten) Durchführen von Presseveranstaltungen Auswertung von Medieninhalten Pflege & Aktualisierung der Website-Inhalte 6

7 Spielregeln Sitzungen (Einladung, Agenda, Protokoll) Sitzungstermine Sitzungstermine legen wir rechtzeitig fest und halten sie pünktlich ein. Sollte ein Mitglied an einer Sitzung nicht teilnehmen ist das Sitzungsteam auch ohne den Abwesenden beschlussfähig (Anwesende sind entscheidungsfähig; Vertreter sind nicht zulässig). Sollte mehr als die Hälfte der Teilnehmer fehlen, wird die Sitzung abgesagt. Für jede Sitzung wird eine Agenda (Tagesordnungspunkte) erstellt, ist einen Moderator sowie ein Verantwortlicher für das Protokoll festzulegen. Die Einladung inkl. Agenda ist mind. 10 Tage im Voraus an alle Sitzungsmitglieder zu verteilen. Das Protokoll sollte zumindest innerhalb von 14 Tagen an alle Teilnehmer verteilt werden. Bei Einwendungen zum Protokoll werden diese innerhalb von 7 Tagen an den Ersteller gemeldet. Es sind die entsprechend standardisierten Vorlagen (künftig siehe Intranetablage) zu verwenden. 7

8 2017/2018 Oktober November Dezember Januar Februar März Vorstandssitzung Spielregeln Sitzungen (Turnus) Finanz- und Wirtschaftsausschuss Sport- und Sozialausschuss Touristik- und Veranstaltungsausschus Infastrukturausschuss Mitgliederversammlung

9 Spielregeln Kommunikation ( -Verteiler, Ablage ) Kommunikationsform Wir setzen primär als Kommunikationsform ein. Hierfür werden verschiedene -Verteiler genutzt: GfG-Vorstand Finanz- und Wirtschaftsausschuss Touristik- und Veranstaltungsausschuss Infastrukturausschuss Sport- und Sozialausschuss GfG-Mitglieder ALL Soweit es möglich ist, werden Ergebnisse via entsprechend oben stehender Systematik bedarfsgerecht verteilt. Der -Verteiler sollte in den Dokumenten (z.b. Sitzungsprotokoll) festgehalten bzw. hinterlegt werden. Beispiel: Sitzungsprotkoll Ausschuss 1-4 Zu verwendender -Verteiler: Ausschuss 1-4; GfGVorstand Dokumentenablage erfolgt im GfG-Intranet auf unserer Website 9

10 Spielregeln Leitsätze / Kultur Wir versuchen, die gemeinsam definierten Ziele als Team zu erreichen. Unser Team hält sich an die vorgegebene Struktur und die dargelegten Kommunikationsrichtlinien. Im Team wird offen kommuniziert. Sensible Informationen müssen als solche definiert werden; nur vom Team freigegebene Informationen werden nach außen getragen. Wir sind transparent in unserem Handeln und stets offen für sachliche und konstruktive Hinweise. 10

11 Vielen Dank Der GfG-Vorstand